株式会社KDDIテクノロジー様導入事例

名刺情報のデータ化と共有が秘書業務の効率化に

面会の事前準備や挨拶状の発送を名刺データの活用でスムーズに

KDDIグループで培った高い技術力と豊富なノウハウをベースに、先端テクノロジーの活用をワンストップで提供し、新しい価値を創造し続けている株式会社KDDIテクノロジー。モバイルアプリケーション開発、XRやスマートドローンのシステム開発に加えて、近年ではAIソリューション開発にも注力しています。

業種: システムインテグレーター

Webサイト: https://kddi-tech.com/

所在地: 東京都江東区

ライセンス: スタートパック

導入経緯スマートフォンからの撮影で名刺を登録できる手軽さが決め手に

当社では従来、名刺管理についてのルールを設けておらず、社長である私が交換した名刺の管理は秘書に任せていました。名刺を秘書に直接渡して表計算ツールに入力してもらっていましたが、テレワークの導入により手渡しができなくなり、撮影した名刺の写真を秘書に送信するという手間が増えることに。そこで、テレワーク環境でも効率的に名刺を管理するため、名刺管理サービスの導入を決定しました。

「SKYPCE」を活用すれば、名刺をスマートフォンから撮影するだけで正確にデータ化されるため、名刺管理を効率化できます。さらに、この機会に組織的な名刺管理を試みようと考え、まずは部長職以上の経営層に「SKYPCE」のアカウントを付与して運用を始めました。

導入効果01 セキュリティ基準を満たすツールで安全かつ正確に名刺を管理

KDDIグループでは、利用するソフトウェアやサービスのセキュリティを重視しており、グループ内で定められた基準を満たすもの以外は導入することができません。導入を検討する際は事前に申請し、グループのセキュリティチェックを受ける必要があります。もちろん名刺管理サービスも例外ではなく、「SKYPCE」を導入できたのはグループ内の基準をクリアしていたからです。

ただし、従業員が私物PCで個人向けの名刺管理サービスを利用した場合、退職後の情報持ち出しなどのリスクが生じてしまいます。当初、「SKYPCE」の導入は経営層を中心にスモールスタートさせましたが、名刺交換の機会がある従業員にはアカウントを追加で付与するなど、社内での利用を拡大させていく予定です。

「SKYPCE」は、スマートフォンでも名刺を登録できるなど使い方が簡単で、社内で活用を促進していく上でハードルが低いというメリットもあります。もらった名刺を手元にため込むことなく、すぐに取り込む習慣がついたことで、名刺交換をした正確な日付なども管理できるようになりました。

導入効果02 名刺情報の検索＆メモの確認でアポイントの事前準備を効率化

普段、さまざまな方とお会いしていますが、お相手によっては一度ご挨拶をしてから次に直接顔を合わせるまで、期間が空くケースも少なくありません。そこで、「どんな用件でお会いしたか」「どこで名刺交換をしたか」といった情報を「SKYPCE」のメモに入力しておき、久しぶりにお会いする際は事前に調べるようにしています。

また、初対面の方とのアポイント前にも「SKYPCE」でお名前を検索。自身が初対面であってもほかの従業員が名刺交換を済ませている場合があるため、自社とのつながりを確認しておけば、よりスムーズにやりとりを始めることができます。

さらに、挨拶状などの封書を発送する際にも「SKYPCE」を活用しています。例えば、住所やお名前など必要な項目をエクスポートし、秘書に送付リストの作成を依頼。名刺に記載された正確な情報が登録されているので入力ミスの心配がなく、こうした発送業務にも安心して活用できます。

展望「一斉メール配信」機能を活用し
あらゆる業務の効率化へ

現在は「SKYPCE」を主に名刺情報の管理やメモの登録に使用していますが、今後は広報業務での活用も検討中です。例えば当社では、プレスリリースを公開するタイミングで、社外の関係者に告知のメールを送っています。しかし、当社は部署ごとに事業内容が異なっているため、プレスリリースの告知内容や宛先はその都度、部署によって変更しなければなりません。

「SKYPCE」を活用し、名刺情報にそれぞれ「部署Aの関係者」「部署Bの関係者」等のタグを付与しておけば、各部署の送付先をグループ化して管理していくことができます。加えて、メール内容のテンプレート登録もできるので、あらゆる業務のさらなる効率化につなげられると考えています。