進捗管理とは？プロジェクト管理のメリットや役立つツールを紹介

進捗管理とは、当初の計画と実際の作業状況にズレがないか把握すること

進捗管理とは、プロジェクトや業務をスケジュール通りに進めるため、当初の計画と実際の作業状況にズレが生じていないか把握することです。もしズレが生じていた場合には、どこに問題があるのかを確認し、対処することも求められます。進捗管理が適切にできなければ、スケジュールの遅れや作業漏れなどが発生し、想定外のコストがかかってしまうかもしれません。

進捗管理が必要な理由

では、なぜ進捗管理が必要なのでしょうか。その具体的な理由についてご紹介します。

業務の抜け漏れを防ぐため

進捗管理を適切に行うことで、業務の抜け漏れを防ぐことができます。複数の業務を同時に行う場合、優先順位を決めて業務を進めるのが一般的です。しかし、進捗管理が不十分だと、業務の優先順位を間違えてしまい、素早く対応すべき業務やその期限などを把握できず、作業の抜け漏れが発生する可能性があります。特にテレワークでは、プロジェクトに関わる各メンバーの作業状況が把握しづらいため、業務の抜け漏れに気がつかず、顧客とのトラブルにつながる恐れがあります。

納期の遅延を防ぐため

納期の遅延を防ぐためにも、進捗管理が必要です。進捗管理を怠ると、各メンバーの作業状況を把握できません。作業が遅れているメンバーがいても気づくことができず、納期の遅延につながる恐れがあります。納期が遅れると、取引先からの信頼を失うことになりかねないため、プロジェクトの進行には適切な進捗管理が大切です。

プロジェクトの全体像を把握するため

プロジェクトは、最初に計画したスケジュールどおりに進むとは限りません。途中で何らかのトラブルやアクシデントが発生する可能性もあります。もし各メンバーの作業状況を把握できていなければ、万が一問題が発生してもすぐに察知することが難しくなります。時間がたてばたつほど問題は深刻化しやすく、柔軟な対応をしづらくなるため、適切な進捗管理を行い、常にプロジェクトの全体像を把握することが大切です。

進捗管理の具体的なメリット

進捗管理を適切に行うことは、営業活動にも役立ちます。ここでは、進捗管理が営業活動にもたらすメリットを具体的にご紹介します。

生産性の向上

適切な進捗管理がもたらすメリットの一つは、生産性の向上です。進捗管理によってプロジェクトリーダーがチームの業務状況を把握することで、適切なメンバーの配置や業務量、体制の見直しなどが行えます。プロジェクト全体の工程や担当者が明確になり、目標達成に向けてチーム全体の意欲やパフォーマンスが上がることで、結果として生産性の向上や売上アップにつながる可能性が高まります。

適切なスケジュール管理

適切な進捗管理を行うことで、プロジェクトの途中でトラブルが生じた場合でもスケジュールの管理がしやすくなります。トラブルの原因や、プロジェクトメンバーがそれぞれに抱えている業務の進捗状況に合わせて、作業の優先順位を入れ替えたり、担当者の配置を換えたりする対策が可能になるためです。柔軟な対応でスケジュールを調整できれば、納期を守ることにつながります。

問題点の早期発見・対処

問題を早期に発見して、すぐに対処できるという点も、進捗管理がもたらすメリットです。プロジェクトに関わるメンバーのうち、1人の作業が遅れただけでも、プロジェクト全体の遅延につながる可能性があります。事前の計画と作業の進捗状況を比較することでトラブルを早期に発見できれば、すぐに適切な対処ができ、プロジェクトに与える影響を少なくすることができます。

進捗管理を適切に行うためのポイント

進捗管理を適切に行うためには、何が必要なのでしょうか。ここでは適切な進捗管理のためのポイントについてご紹介します。

責任者を明確にする

進捗管理を行うときは、最初にプロジェクトや業務全体の責任者を明確にしておくことがポイントです。責任者が明確になっていないと進捗管理そのものがおろそかになり、トラブルが発生しても報告が遅れたり、納期がズレたりするなど、プロジェクトの進行に影響が出る恐れがあります。また、責任者を選ぶ際は、ほかのプロジェクトメンバーから信頼を得ているかどうか、過去に実績があるかどうか、といった点を考慮することが大切です。

タスクを細分化する

進捗管理を行う際は、プロジェクトのタスクを細分化しておくこともポイントになります。タスクを実際に発生する作業内容にまで細かく分けて明確にすることで、全体のタスク量とそれにかかる工数を把握することができ、プロジェクト全体の工数管理やタスクの優先順位を決めやすくなります。

定期的な進捗報告を行う

定期的にプロジェクトメンバーを集め、進捗報告を行うことも重要です。特に多くのメンバーが参加するプロジェクトの場合、日々状況が変化するため、ズレが生じないよう細かく認識をすり合わせておく必要があります。また、進捗報告の場では、一目で進捗状況がわかるような資料を用意することも、スムーズな進捗管理を行うポイントです。

コミュニケーションを取りやすい環境をつくる

進捗管理をスムーズに行うためには、チーム内でコミュニケーションを取りやすい環境をつくることも大切です。チーム内の雰囲気が悪かったり、責任者に相談しづらい雰囲気があったりすると、何か問題が発生しても報告や相談ができない環境になってしまいます。責任者とプロジェクトメンバーの関係性だけでなく、メンバー同士でも気軽に話せるような環境をつくることが大切です。

チャートや図表で進捗を可視化する

プロジェクトメンバーそれぞれが口頭での報告を基に判断したり、頭の中だけで考えたりしていると、チーム内の認識がずれ、混乱してしまう恐れがあります。チャートや図表を使って進捗状況を可視化すれば、情報の整理や共有が正確にできるため、認識のズレから生じるトラブルを回避しやすくなります。

心理的に安心できるチームをつくる

プロジェクトの進捗管理を適切に行うためには、心理的に安心できるチームをつくることも大切です。チーム内がミスや間違いを許さないような雰囲気だと、わからないことがあっても気軽に相談や質問ができず、業務が滞ってしまうかもしれません。誰かがミスをした場合は、それをとがめたり、叱ったりするのではなく、原因や改善策をフラットに話し合う場を設けることが重要です。

進捗管理のためのツールを活用する

進捗管理を効率的に行うためにITツールを活用するのもお勧めです。進捗管理を目的としたツールには、「情報共有や各種データの見える化」「進捗状況を把握しやすいチャート」など、さまざまな機能が搭載されています。ITツールを使えば、テレワークによりプロジェクトメンバーが別々の場所で作業をしていても、スムーズな進捗管理が可能です。

進捗管理に便利なツール

進捗管理をスムーズに行うためには、具体的にどのようなツールを使えばいいのでしょうか。代表的なツールを3つピックアップしてご紹介します。

Microsoft Excelを活用する

進捗管理を行うにあたり最も手軽なのが、Microsoft Excelの活用です。Microsoft Excelには無料で使えるテンプレートも多くあるため、コストをかけずに始められます。また、ガントチャートで横軸に時間、縦軸に作業内容を配置することで、進捗を見える化して管理することも可能です。ただ、Microsoft Excelはもともと進捗管理のためのツールではないため、複雑なプロジェクトの管理には向いていません。また、進捗管理用のフォーマットも自分で探して用意しなければならず、手間がかかってしまいます。

進捗管理ツールを活用する

近年では進捗管理に特化したITツールも増えてきました。専用のツールを活用すれば、各メンバーの進捗状況をリアルタイムで把握でき、情報共有がしやすくなります。また、クラウド上で使えるツールなら、外出先でもデータを確認したりアップロードしたりすることができるので便利です。ツールを導入する際は、「初心者でも簡単に操作できるか」「自社のIT環境に合うか」といった点をふまえ、慎重に検討することが大切です。

SFAを活用する

SFAを活用して進捗管理を行うという方法もあります。SFAとは「Sales Force Automation」の略で、「営業支援システム」とも呼ばれています。見込み顧客へのアプローチや、案件・商談の進捗管理だけでなく、営業報告書の作成やレポート出力といった機能を搭載しています。SFAを活用すれば、営業活動に関するさまざまな情報を見える化し、社内の複数の部門で共有することが可能になります。

名刺管理サービスとSFA

SFAが進捗管理に活用できることをご紹介しましたが、名刺管理サービスを連携させることで、さらに進捗管理を効率的に行うことができます。ここでは名刺管理サービスの概要と、SFAとの連携についてご紹介します。

名刺管理サービスとは

名刺管理サービスとは、スキャナーやスマートフォンなどで名刺の情報を取り込み、データ化した情報を組織全体で管理するシステムです。名刺情報を組織の情報資産として一元管理できるほか、営業活動やマーケティング活動を支援することができます。

名刺管理サービスとSFAの連携による進捗管理

名刺管理サービスとSFAが連携されていれば、SFAに顧客情報を入力する手間が省けるほか、案件化した際には、顧客情報と案件の進捗状況を簡単に紐づけて管理することが可能です。そのため、名刺交換から成約まで、営業活動の進捗管理をスムーズに行うことができます。

「SKYPCE」での進捗管理の実現方法

進捗管理は、営業活動を含むプロジェクトや業務をスムーズに進めるための重要な作業です。適切な進捗管理を行うためには、自社の営業活動の支援につながるツールを活用することがポイントになります。

営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」は、名刺のデータ化による顧客情報の管理・共有はもちろん、営業活動の進捗を案件化する前から管理することが可能です。さらに、Salesforceと連携することで、よりスムーズな進捗管理を支援します。

顧客情報の管理から営業案件の進捗管理にも役立つ、営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE」の導入をご検討ください。