案件管理とは？必要性やメリット、管理に便利なツールを解説

案件管理とは、顧客情報や営業の進捗を記録し、管理すること

案件管理とは、ビジネスにおける取引先の情報や営業活動の進捗、案件の受注確度などを記録して可視化し、管理することです。受注が決まるまでのプロセスを詳細に記録し、そのデータを基に行動計画を立てるほか、受注実績や受注見込みなどを正確に管理することで、営業の予実管理の精度を高めることもできます。

また、過去の案件で得られた商談実績や受注プロセスを整理して検証し、進行中のほかの案件や今後の指針に生かすことで営業活動を効率化し、売上の向上に役立てることができます。

案件管理の必要性

案件管理が必要とされる背景には、主に4つの理由が挙げられます。

受注確度を高めるため

営業担当者が商談のプロセスで得られるさまざまな情報には、取引先のニーズや取引先が置かれている状況、抱えている課題などが含まれます。これらの情報を営業担当者だけで処理しようとすると、負担が大きくなるだけでなく、組織的な対応ができません。案件管理を行い、チーム内で情報を共有することで、リーダーが的確な指示を出すことなどが可能になり、受注確度をより高めることができます。

営業活動の属人化を防ぐため

各案件を営業担当者個人に任せきりにしてしまうと、担当者が異動や退職をした際に、案件の引き継ぎに漏れが生じてしまう恐れがあります。また、チームの営業実績が個人の意欲やスキルに依存してしまったり、営業担当者が不在の時に受けた問い合わせに迅速な対応ができなかったりする可能性もあります。チーム全体で案件管理をすることで、営業活動の属人化を防ぐことができます。

業務を効率化するため

業務の効率化も、案件管理が必要な理由として挙げられます。案件の情報やプロセスを正しく記録し、そのデータを分析することで、営業フローの改善や提案内容の変更など次の案件に役立てることが可能です。また、営業活動の問題点を把握し、業務の改善に生かすことで、業務を効率化することができます。

案件情報の共有により部門間の連携を強化するため

社内の異なる部署間の連携を強化するためにも、案件管理が必要です。メールや電話など非対面で営業活動を行うインサイドセールスの部署と、訪問営業を担当する部署との間で案件情報が共有されていないと、顧客に同じ話を繰り返したり、ニーズに合わないサービスを紹介したりするなど、ミスが発生しやすくなります。見込み顧客に対して適切な営業活動を展開するためには、案件管理による部門間での情報共有が大切です。

案件管理を行うメリット

では、案件管理行うことによってどのようなメリットを得られるのか、具体的にご紹介します。

案件状況を可視化できる

案件管理を行うことで、「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「なぜ」「どのように」といった、営業案件の細かい進捗状況を可視化することができます。案件の状況を可視化することで、特定の営業担当者への業務の偏りや、必要なフォローが一目でわかり、営業活動を円滑に進めやすくなります。

すべての情報を紐づけられる

ニーズや課題、これまでの営業アプローチ方法など、過去から現在までの顧客に関するあらゆる情報をひもづけて管理できるのもメリットです。これにより、顧客の状況に合わせた的確な提案が可能になり、受注確度を高めることにつながります。

営業活動の分析が客観的に行える

案件ごとに受注の要因や失注の原因などを客観的に分析できるのも、案件管理のメリットです。これらの分析を行うことにより、長期的な視点で営業フローを変更したり、提案内容を改善したりすることができます。また、それらのノウハウは、新規案件への参考情報や新人への教育資料にも活用できるため、副次的にコスト削減などの効果を得ることにもつながります。

案件の進捗管理の属人化を防ぎ、チームで顧客対応ができる

案件管理によって、案件の属人化を防ぐことができる点もメリットといえます。チームで各案件の進捗状況を共有することで、営業担当者以外が案件について何も知らないといった案件の属人化を防ぐことが可能です。チーム全体で顧客へ適切に対応することにより、顧客満足度や売上の向上が期待できます。

案件管理に役立つツール

案件管理を行うには、どのようなツールを活用すれば良いのでしょうか。一般的な業務で使用する機会が多いMicrosoft ExcelやGoogle スプレッドシートのほか、タスク管理ツールやSFAといったITツールなど、案件管理に活用できるツールをご紹介します。

Microsoft Excel

Microsoft Excelは、ビジネスシーンで広く使われているスタンダードなソフトウェアであり、すでに業務で利用しているという場合は案件管理のために追加の導入コストが必要ないというメリットがあります。また、多くの方が使用したことのある身近なツールのため、特別なレクチャーなどを行わなくても活用できるほか、フォーマットを自由に編集できる自由度の高さなども特徴です。しかし、自由度が高い反面、フォーマットの作成や修正に手間がかかるほか、ファイルを複数人で同時に編集できないというデメリットもあります。

Google スプレッドシート

Google スプレッドシートは、Google アカウントを取得すれば無料で利用でき、フォーマットなども自由に編集できます。また、ファイルの同時編集が可能で、更新がリアルタイムに反映されるため、部署間での共有も可能です。しかし、Microsoft Excelと同様にフォーマット作成に手間がかかるほか、企業が導入するためにはセキュリティ面での障壁があります。また、有料プランへ移行せざるを得なくなった場合のコストの増加に注意が必要です。

タスク管理ツール

タスク管理ツールとは、各担当者が行うべきタスクを一覧にして可視化するなど、タスクの管理に特化したツールのことです。ガントチャートなど、タスクの進捗を管理するための機能があらかじめ実装されています。ただし、あくまでタスクを管理するためのツールなので、案件管理に使用するには、入力ルールの作成や変更が必要です。

SFA

SFA（営業支援システム）は営業活動を支援するためのITツールです。主な機能として、「顧客管理機能」「案件管理機能」「行動管理機能」「営業活動分析機能」の4つがあります。案件管理機能では、案件ごとに進捗や商談結果、営業担当者の行動などを可視化し、共有することが可能です。案件単位で進捗を管理することができるため、効率的かつ精度の高い営業活動を行うことができます。

CRM

CRM（顧客関係管理）は、顧客との関係構築のために活用されるツールを指します。SFAは、主に商談から契約までの情報を管理するのに対し、CRMは契約成立後の情報を管理します。CRMでは、顧客との電話やメールでのやりとり、顧客の行動履歴などを記録・共有して顧客情報を一元管理することで、次の提案などに生かすことができます。

SFAなどによる案件管理を名刺管理サービスで効果的にサポート

案件管理に適したツールであるSFAやCRMは、名刺管理サービスで効果的にサポートすることが可能です。ここでは、名刺管理サービスとはどのようなサービスなのか、どのようにSFAやCRMによる案件管理をサポートできるのかをご紹介します。

名刺管理サービスの概要

名刺管理サービスは、取引先や営業先で交換した顧客の名刺をデジタル化し、会社全体で管理・共有することを主な目的としたツールです。名刺情報をデータベース化し、顧客や見込み顧客の情報、個々の営業担当者が持つ人脈を可視化することで、受注確度の高いアプローチにつなげるなど、効率的な営業活動を支援することができます。

案件管理に必要な顧客情報を名刺管理サービスからSFA / CRMに反映

名刺管理サービスは、名刺をテキストデータ化できるので、案件管理に必要な顧客情報の入力の手間を削減できるだけでなく、データベースとして情報を一元管理し、社内で共有することができます。また、名刺交換した時点から顧客へのアプローチの情報を共有するなど、案件化する前からの営業活動を管理できる点も特徴といえます。そのように蓄積した顧客情報は、SFAやCRMと連携して自動的に反映されるため、獲得した名刺情報をスムーズに案件管理へとつなげることができ、営業活動を効率的にサポートすることが可能です。

名刺管理サービス導入時の確認ポイント

名刺管理サービスを導入する際には、どのようなポイントを確認しておけば良いでしょうか。案件管理に役立てるためのポイントをご紹介します。

案件管理に必要な情報が入力できるか

名刺を交換した際の会話から得られた顧客が抱えている課題やニーズなど、案件に関するさまざまな情報は、営業活動の精度をより高いレベルに引き上げることができます。そのため、名刺情報にひもづく関連情報として、案件管理に役立つ情報が入力・管理できるかどうかが、名刺管理サービスを選択する上で重要なポイントです。

営業支援機能が充実しているか

名刺管理サービスは顧客情報の管理が主な機能になりますが、顧客情報を営業活動に生かせなければ、導入のメリットが薄れてしまいます。顧客にひもづけて日々の営業活動を記録できる機能や、一括でメールを配信できる機能など、営業活動を支援する機能が充実しているかどうかをチェックすることが大切です。

各種ツールとの連携ができるか

名刺管理サービスを選択する際、すでにSFAやCRMを導入しているなら、機能の充実度はもちろん、既存のシステムと連携できるかどうかが重要なポイントとなります。具体的にどの程度まで連携できるのか、事前に確認することが大切です。

「SKYPCE」で案件管理の準備をスムーズに

営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」は、案件になる前の顧客情報や営業活動を管理できることに加え、案件化した際にはSalesforceへ自動反映できる機能を備えています。そのため、SFAやCRMとも連携して、案件化前から案件化後、さらに受注後まで一気通貫で案件管理をすることが可能です。

最新バージョンでは、顧客との話題づくりを支援するニュース連携機能や、顧客に一括でメールやメルマガなどを送信できる一斉メール配信機能、交換した名刺情報を基に取引先の組織図ツリーを自動生成する機能なども新たに搭載しています。

より活用しやすいサービスへと進化を続ける営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE」の導入を、ぜひご検討ください。