業務の自動化とは？ 3つのメリットと実現しやすい業務や進め方を解説

業務の自動化とは、作業をツールに任せて業務効率の向上を図ること

業務の自動化とは、これまで人の手で行っていた作業をITツールに任せ、業務の効率化や生産性の向上を図ることです。例えば、データを入力したり図表・グラフを作成したりする作業は、ITツールを使って自動化することができます。昨今は多くの組織で人手不足が深刻化していることや、働き手の負担を軽減するために働き方改革を進める動きが活発になっていることから、DX（デジタルトランスフォーメーション）の一環としてITツールを使った業務改善が推進されています。

業務の自動化は、「どうやって人手不足に対応するか」「どうやって業務効率を向上させるか」といった課題を解決する手法として、大きく注目されているのです。

業務を自動化する3つのメリット

業務を自動化すると、どのような効果が得られるのでしょうか。ここでは、主なメリットを3つご紹介します。

業務を効率化できる

業務の自動化によるメリットの一つが、業務の効率化です。これまで手作業で行っていたデータ入力や表の作成といった単純作業を自動化すれば、空いた時間を別の業務に充てることができます。例えば「営業戦略をじっくり考える」「顧客との商談やコミュニケーションの時間を増やす」といったことが実現できるかもしれません。人にしかできない業務に注力できれば、業務の効率化とともに質のアップにもつながります。

人為的ミスを防止できる

業務の自動化には、人為的なミスを防止できるというメリットがあります。人間が長時間にわたり作業を続けると、いくら注意を払っていてもミスをしてしまう可能性があります。ミスが発生すると、修正する労力がかかるとともに、品質の低下につながってしまうかもしれません。業務を自動化することで、人が行う業務量を減らすことができ、人為的なミスが発生する可能性を減らす効果が得られます。

コスト削減につながる

業務の自動化には、コスト削減につながるというメリットも挙げられます。人の手で作業すると、その分、人件費がかかってしまいます。人が作業していた業務を自動化することで、人件費が削減できるとともに、手作業よりも短時間で業務を処理できるため、生産コストも削減できるのです。ITツールを導入する場合には、初期費用が発生してしまいますが、長期的には自動化した方がコスト削減につながる可能性が高くなります。

自動化しやすい主な業務

自動化しやすい業務としては、「PC上で行う業務」「反復的で単純な作業」「データ化できる業務」などが挙げられます。具体的な例を、企業の部門ごとにピックアップしてみましょう。

＜自動化しやすい業務の例＞
＜営業＞受注管理、見積書の作成、販売状況のまとめ、名刺管理、メール送信
＜経理＞帳簿の入力、入金・支払い業務、仕訳業務、経費データ入力および照合、資産管理
＜人事＞人事考課表の集計作業、労働時間の管理、採用管理システムの入力、給与明細の作成
＜総務＞定期的な報告書の作成、取引先の業務内容確認
＜購買・倉庫＞発注管理、在庫管理

業務の自動化のために活用されるツールや技術

業務の自動化を支援するITツールや技術にはさまざまなものがあります。ここでは4つをピックアップし、特徴やメリット・デメリットについて解説します。

RPA

RPAとは、Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略で、ソフトウェア型のロボットによって業務を自動化するツールです。RPAを使えば、定型的なメールの送信やデータの入力・転記作業など、これまで人が行ってきた単純作業を自動化できます。あらかじめ設定したルールどおりに作業を進めることができるため、人為的なミスの削減や生産性の向上も期待できます。ただしRPAには、人の感覚的な判断を伴う業務や、イレギュラーな対応が必要となる業務を任せることはできません。

マクロ

マクロとは、あらかじめ操作手順を設定しておくことで複数の操作をまとめて自動化することができる機能で、主にOffice製品に搭載されています。例えばExcelの場合、「マクロの記録」機能やプログラミング言語を使ってマクロを作成することができます。マクロを使うことで、これまで手作業で行っていたデータの入力や集計作業を自動化することができます。しかし、Office製品以外のツールと連携させることはできず、チーム内でファイルを共有する場合は似たようなマクロが増えて混乱につながる可能性があるというデメリットもあります。

AI

AI（人工知能）は、画像認識や音声認識、データ分析などで活用されています。RPAがロボットによる業務の自動化であるのに対し、AIはRPAを含む自動化ツールの情報処理能力を向上させるために活用されています。業務の自動化のためには、情報を処理しやすく整えてから自動化ツールに組み込む必要がありますが、AIを利用することで、情報を整える段階から自動化することも可能になります。ただし、AIを有効活用するためには、専門的な技術を持った人材が必要になります。

OCR

OCRとは、Optical Character Recognition（オプティカル・キャラクター・レコグニションもしくはReader / リーダー）の略で、日本語では「光学的文字認識」と呼ばれています。印刷された文字や手書きの文字を自動的に読み取り、データ化することができる技術です。手書きで作成された書類のデータ化やアンケート結果の読み取りなどに利用できるほか、名刺情報をデータ化する名刺管理ツールにも活用されています。ただし、OCRによる文字認識には限界があり、すべてのものを100％正確にデータ化できるとは限りません。

業務を自動化する手順

業務を自動化する場合、どのような手順で進めていけばいいのでしょうか。具体的な導入の流れを4つのステップに分けてご紹介します。

1. 業務を洗い出し、自動化する業務をリストアップする

業務を自動化するためには、業務を洗い出し、自動化するのに適した業務をリストアップすることから始めます。たとえ便利なツールを利用したとしても、データ化されていない業務やルールが定まっていない複雑な業務を自動化するのは困難です。自社の業務を洗い出し、その中から自動化させる業務内容を明確にします。

2. ツールを選択する

業務の自動化を実現するためのツール・技術には、前述のRPAやマクロ、AI、OCRなど、さまざまな種類があります。業務を自動化する目的や、ツールの導入・管理のしやすさなどを考慮してツールを選ぶことが大切です。また、必ずしも高価で高性能なツールが良いというわけではありません。社内の環境や自動化したい業務内容と照らし合わせて、自社に合ったツールを選択する必要があります。

3. 小さい範囲でテストしてみる

自動化のためのツールを導入する際は、まず小さい範囲でテストしてみることが大切です。なぜなら、すべての業務を一気に自動化してしまうと、かえって手間や時間がかかったり、期待する効果が得られなかったりする可能性があるからです。また、自動化に失敗したとしても、小さい範囲であれば修正がしやすくなります。業務を細かく分類し、「経費精算だけ」「報告書の作成だけ」「データ集計だけ」「問い合わせ対応だけ」といった小規模な自動化から始めることが大切です。

4. 効果を確認し、改善を行う

自動化を導入した後は効果を確認し、継続的な改善を行います。効果は定量面、定性面で測定することが重要です。定量的な効果は業務時間やコストの削減、定性的な効果は精神的な負担の軽減度合いなどが挙げられます。データを分析したり社員へヒアリングしたりしながら、小さい範囲で改善し続けることを意識すると、大きな規模での業務自動化へ進むことができます。

業務の自動化を成功させるポイント

ITツールを導入したとしても、必ず自動化が成功するとは限りません。続いては、業務の自動化を成功させるためのポイントを3つご紹介します。

目的や達成したい目標を明確にする

業務自動化を成功させるポイントの一つは、手作業で行っている業務や改善したい業務の棚卸をしっかり行った上で、目的や達成目標を明確にすることです。例えば、「Aの作業にかかる時間を◯◯分短縮する」「コストを◯◯円削減する」など、具体的な数値を定めると、目標に対してどれくらい効果が出たのかが明確になります。

効果検証を必ず行う

業務の自動化を試したら、効果検証を行うことが自動化を成功させるためのポイントとなります。場合によっては、「導入する前より手間がかかってしまった」「費用をかけた割にはそれほど効果が出なかった」という結果になるかもしれません。ITツールを導入しただけで満足せず、効果検証と改善を繰り返すことが大切です。

自動化する範囲を徐々に拡大する

小さい範囲からスタートして効果検証を繰り返しながら、自動化する範囲を徐々に広げていくことが、業務自動化を成功させるポイントです。「生産性が向上した」「コストが削減できた」「社員の満足度が高い」といった効果が確認できたら、自動化する業務の範囲を徐々に広げていきます。範囲を広げる際は、環境の整備や社員に対する説明をきちんと行うことが大切です。

名刺管理からさまざまな業務の自動化を実現！ 営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE」

業務の自動化には、業務の効率化や人為的ミスの防止、人件費などのコスト削減といったメリットがあります。しかし、業務を自動化するITツールにはさまざまなものがあるため、目的に合ったツールを選ぶことが大切です。

営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」は、スマートフォンで撮影した名刺をデータベース化できる機能や、名刺をスキャナーや複合機でまとめて登録できる機能を搭載。名刺情報のデータ化から顧客管理まで、さまざまな業務の自動化を実現することができます。

なお、名刺のスキャンにはOCRによる文字認識機能を利用していますが、「SKYPCE」ではオペレーターによるチェック・修正も行っており、OCRの弱点を補った高精度のデータ化が可能です。名刺データの正確な情報に基づいて、組織図の自動生成や顧客への営業メール送信などにも活用できます。業務の自動化を考えている方は、ぜひ名刺管理サービス「SKYPCE」の導入をご検討ください。