名刺管理アプリでつながりたくない！ 対処法やアプリの選び方を解説

名刺管理アプリとは

名刺管理アプリは、紙の名刺を取り込みPCやスマートフォンで扱える電子データとして管理できるツールです。従来の名刺管理は、一般的に名刺ファイルにファイリングすることが多く、データとして管理する場合もMicrosoft Excelなどを使い手作業で入力するというものが大半でした。これらの方法は、名刺ファイルがかさばってしまい持ち歩きに向かない、入力に時間と労力がかかってしまう、といったことが課題でした。

名刺管理アプリでは、受け取った名刺をスマートフォンやタブレット端末のカメラで撮影したり、スキャナーでスキャンしたりして画像として取り込み、OCR（光学的文字認識）などの技術によって記載されている内容をテキストデータ化し、名刺情報を保存します。

また、データとして管理をするため、紙の名刺を紛失してしまうといった物理的な個人情報漏洩のリスクも軽減できます。

名刺管理アプリは勝手につながる？

ただし、個人的用途の名刺管理アプリの中には、SNSアカウントと連携するものがあります。連携機能が有効になっていると、取り込んだ名刺情報を手掛かりに自動的にSNS上で相手とつながります。こうした機能はアプリの設定を変更すれば解除できますが、すべての機能を理解しないまま名刺管理アプリを使っているうちに、意図せずSNS上で他者とつながってしまうため、注意が必要です。

名刺管理アプリでつながることにメリットはある？

SNSアカウントとの連携機能が提供されているということは、それらの機能に利便性を感じている人がいるということです。では、名刺管理アプリ上で他者とつながるメリットとしては、どんなことが考えられるでしょうか。例を挙げてみたいと思います。

なお、ここで挙げる2つの例は、SNS連携機能を持つ個人的用途の名刺管理アプリだけではなく、ビジネス用途で組織として名刺を一元管理するための名刺管理サービスでも得られるメリットです。

オンライン上で名刺交換できる

名刺管理アプリには、URLや2次元バーコードなどを共有することで、オンライン上での名刺交換ができるものがあります。オンライン上で名刺交換を行うことで、遠方の相手とも名刺交換がしやすくなるほか、名刺交換を行う際に名刺を切らしてしまっているといったリスクも軽減できます。

オンライン上での名刺交換機能は比較的新しいサービスで、まだ利用者は多くはありませんが、オンライン会議の増加やペーパーレス化が進んでいることから、今後も一定の需要が見込まれています。

なお、営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE」では、自分の名刺情報を閲覧・ダウンロードできるWebページを生成し、URLを共有することで名刺情報を伝える方法があります。また、オンライン会議を設定する際に、双方の参加者があらかじめ名刺情報を登録することで、事前に名刺交換を済ませた状態で会議を始められる機能もあります。

名刺情報を自動で更新してくれる

名刺管理アプリの中には、人事異動などで名刺の記載情報が変わった場合に、過去にオンライン名刺交換をした相手が名刺管理アプリ内で管理している情報も、自動的に更新する機能を持つものがあります。

自分で名刺情報を更新する必要がなくなるほか、相手の所属や連絡先情報を常に最新状態に保てます。長期間連絡を取っていなかった相手にアプローチするときに、名刺情報が古くて連絡先がわからないといった状況が防げます。

なお、営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE」では、自分が登録したものと同一人物の名刺が、後日別の担当者によって登録された場合、名刺に記載されている情報の差分を確認し、新しい名刺に基づいて情報を更新します。

名刺管理アプリでつながるデメリット・リスク

SNS連携機能を持つ、個人的用途の名刺管理アプリでつながることには先述のようなメリットがある一方で、デメリットやリスクもあります。

例えば、SNSアカウントの連携でつながったことにより、登録情報、投稿内容から個人情報や企業の機密情報の漏洩が発生するリスクが考えられます。どうしてもSNSアカウントを連携する必要がある場合はあらためて業務用のアカウントを作り、プライベート用などのアカウントを誤って紐づけてしまわないよう細心の注意を払うことが大切です。

自社の従業員が、個人的用途の名刺管理アプリでSNSアカウントを連携して他者とつながった場合は、退職時にも注意が必要です。退職した際に紙の名刺を返却した場合も、名刺のデータやSNSアカウントは名刺管理アプリに登録されたままです。同じ名刺管理アプリを転職先の企業で利用し続けた場合、名刺情報やSNSアカウントに紐づいた情報をすべて閲覧できてしまいます。

名刺管理アプリを業務で利用する際は、個人的用途のアプリで従業員個人が名刺を管理するのではなく、企業で一元管理することでこれらの情報漏洩リスクを抑えることができます。

名刺管理アプリでつながりたくない場合の対処法

名刺管理アプリで他者とつながりたくない場合には、どのように対処すればいいのか、いくつかの方法をご紹介します。

非公開にする

個人的用途の名刺管理アプリには、自分の名刺データを公開する機能が搭載されているものもあります。この設定を「公開」にしていると、意図せずオンライン名刺交換が行われる可能性があります。自分の名刺データについては「非公開」に設定することで他者からは閲覧できなくなり、自動的につながってしまうリスクを軽減できます。

名刺管理アプリを使っていて「自分の名刺データは非公開だと思っていたのに、実は公開されていた」という場合、意図せず他者とつながってしまうことによる個人情報の漏洩が発生するケースもあります。名刺を公開したくないという場合は、名刺管理アプリ導入時に自分の名刺データの公開設定の有無を確認し、非公開設定に変更してください。

オフラインで利用する

名刺管理アプリを通じて他者とつながりたくないという場合は、オフラインでも利用できる名刺管理アプリを選ぶという選択肢もあります。オフライン利用であれば、オンライン上に自分の名刺が公開されたり、自動的に名刺交換が行われたりすることがないため、名刺の登録と管理だけに特化して利用できます。

ただしこの方法では、一人ひとりが所有する名刺を、個人的にデジタル管理する以上の効果は期待できなくなります。組織内で名刺情報を共有したりSFA、CRM、BIツールなどと連携させたりしながら、営業力の強化に活用するという使い方ができない点にはご注意ください。

また、オフラインではクラウドなどにバックアップを取れないので、名刺管理アプリを使用している端末本体にのみ名刺情報が保存されることになり、端末の紛失や盗難によって重要な名刺情報を失うリスクがあることも考慮しておく必要があります。

SNS連携機能のない名刺管理アプリを使う

名刺管理アプリにSNSアカウントを登録していると、名刺管理アプリ上でつながっている相手と、SNS上でもつながってしまう可能性があります。名刺管理アプリによってはSNS連携機能を無効にすることもできますが、SNS連携が不要なのであれば、初めからSNS連携機能を搭載していないものを選ぶ方が無難です。

なお、組織内で名刺を一元管理して共有することが目的の場合、「個人情報データベース等」として扱われ、個人情報保護法が適用されるため、SNS連携機能など外部との情報連携を行う機能が搭載されているアプリの使用は避けなければなりません。

メモアプリで名刺管理する

メモアプリの中にも、名刺管理アプリと同様に画像からテキストデータ化できるOCR機能を搭載しているものがあり、個人的な用途であればメモアプリを名刺管理アプリの代替として活用することも可能です。

メモアプリは無料で利用できるものも多くコストは抑えられますが、機能面や管理のしやすさは専用の名刺管理アプリに見劣りすることが多いです。メモアプリで名刺管理をする際は、所有名刺の枚数や名刺交換の頻度などを考慮し、メモアプリだけで管理し続けられるかをよく検討しておくことをお勧めします。

名刺管理アプリの選び方

ここからは、ビジネス用途（法人向け）での名刺管理アプリや名刺管理サービスを選ぶ際のポイントを解説します。どのような名刺管理アプリを導入するべきか迷っているときに参考にしてください。

必要な機能は備わっているか

自社の課題と照らし合わせたときに、必要な機能がそろっているかを確認するとともに、不要な機能が多くないかをご確認ください。名刺管理アプリの導入検討時には、無料トライアルを実施しているサービス事業者も多いです。トライアルする際は、必要な機能が備わっているかを確認することと併せて、実際に利用する従業員が直感的に扱えるかどうか操作性についても確かめておくことが大切です。

また先述のとおり、名刺情報をデータベース化して組織で一元管理する場合、個人情報保護法の適用対象となるため、情報セキュリティ対策が厳重に取られているかもご確認ください。例えば、サービス事業者が情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）の国際規格「ISO/IEC 27001」や、クラウドサービスに関する情報セキュリティ管理策のガイドライン規格「ISO/IEC 27017」を取得しているかどうかを確認することも有効です。

SKYPCEは、クラウド上のデータをすべて暗号化し、テキスト化が完了した名刺データはクラウド上に残らない仕様となっています。また、オペレーターによるチェック作業でも、厳しい入室制限を設けた専用室で、画像を分割した状態でデータチェックを行うなど、万全のセキュリティ対策を施しています。

また「SKYSEA Client View」と連携をすることで、次のような機能を実現しており、より安全に名刺管理を行うためのセキュリティ対策を強化できます。

• 名刺管理画面のアクセス履歴やダウンロード後のデータの取り扱い履歴を操作ログとして記録
• 名刺管理画面の表示中は画面キャプチャーを禁止、クリップボードへのコピーや印刷も制限可能
• 設定回数を超える名刺情報のダウンロードが行われると、アラートとして検知し、管理者に通知
• 名刺管理画面を表示中に、PCの操作が一定時間ない場合は画面をロックし、第三者の利用を防止
• 個人用途の無料名刺アプリ・名刺管理サービスの利用やインストールを検知、利用を禁止

▼SKYPCEのセキュリティ対策については、こちらをご覧ください
SKYPCE商品サイト：特長ページ

名刺をデータ化する精度が高いか

名刺管理アプリの強みはスキャン機能によって名刺に記載された情報を読み取り、テキストデータとして残せる点です。しかし、メールアドレスや電話番号などは1字違うだけで顧客リストとしては活用できません。また、イベントのご案内などを送付したとき、大切な取引先担当者のお名前が間違っていると大きな問題になりかねません。しかし、名前には旧字体の漢字が含まれることも少なくないため、十分な確認が必要です。こうした点を考慮すると、いかに正確に名刺を読み取れるかが、名刺管理アプリを選ぶ際に特に重視したいポイントの一つとなります。

もし、名刺を取り込んだ際に正確に読み取れなかった箇所は、手作業で修正する必要があります。画像から文字情報を読み取るOCR（光学的文字認識）の技術はAI等を活用することで精度が向上しているものの、あらゆる名刺に対して100％の精度を実現することはできません。読み取り間違いが多いと結局は手入力する箇所が増え、登録に時間がかかってしまいます。読み取り精度は必ず導入前にお確かめください。

SKYPCEは、スマートフォンで名刺を撮影する際に傾いてしまっても自動補正し、陰影も補正します。外出先や急いでいるときに取り込んだ場合でも、きれいな名刺画像が登録できます。その画像を用いてOCRなどの技術を活用し、テキストデータ化します。さらに、オペレーターがすべての名刺を目視で確認し、間違いがあれば訂正。さらにダブルチェックを行った上でデータベースに反映します。

ここまで手をかけて名刺情報の精度を担保するのは、名刺情報はメールマガジンやDMの送付、各種営業支援ツールとの連携など、さまざまな場面で活用いただくための基盤となる情報だと考えているからです。

ほかのツールと連携できるか

名刺管理アプリを導入する際には、ほかのツールと連携できるかも確認しておくことをお勧めします。SFAやCRMなどの営業支援ツールなどと連携できる名刺管理アプリを使うことで、営業やマーケティングの生産性向上が期待できます。

現状は連携するツールがないという場合でも、将来的にほかのツールとの連携が広がるケースも考えられます。長期的に使い続けるためにも、さまざまな種類のツールと連携できる名刺管理アプリを選んでおくことがポイントです。

SKYPCEは、SFA 、 CRMに関する機能が豊富な「Salesforce」と連携が可能で、SKYPCEで登録した名刺データをSalesforceに反映します。Salesforceに対して手作業で顧客情報を入力する必要がなくなり、SKYPCEでデータ化された正確な情報が自動登録できます。

▼SFAについて詳しくは、こちらの記事をご覧ください
SFA（営業支援システム）とは？ 機能やCRM・MAとの違いを解説

▼CRMについて詳しくは、こちらの記事をご覧ください
CRM（顧客関係管理）とは？ 導入メリットや選び方、注意点を解説

マルチデバイスに対応しているか

名刺管理アプリをマルチデバイスで利用できるか確認しておくことも大切です。PCやスマートフォン、タブレット端末などのさまざまなデバイスで名刺管理アプリが利用できることによって、名刺情報の登録、閲覧、管理、活用といったそれぞれのアクションをより効率的に行えます。

例えば、名刺の登録や閲覧はスマートフォンやタブレット端末で行い、PCでは登録された名刺データをCSV形式のファイルでダウンロードし、Microsoft Excelで営業リストやDM配布リストを作成するといった活用方法もあります。名刺管理アプリを導入する際は、マルチデバイス対応かどうかも重要なチェックポイントです。

SKYPCEはPCだけでなく、スマートフォンでも使用できます。外出先やテレワーク中でも名刺情報を素早く確認でき、名刺の持ち運びによる紛失リスクも抑えられます。SKYPCEでは、名刺情報の住所から直接地図アプリを呼び出して表示できます。同様に電話番号をタップするだけで電話がかけられるなど、外出先でも使いやすいので営業活動のさまざまな場面で役立ちます。

名刺管理アプリを選ぶ際に押さえておきたいポイント、名刺管理アプリのメリットや機能は、下記の記事で詳しくご紹介していますので、ぜひご覧ください。

▼名刺管理アプリの選び方について詳しくは、こちらの記事をご覧ください
名刺管理ツールとは？ 機能や導入メリット、選び方をわかりやすく解説

まとめ

この記事では、名刺管理アプリで他者とつながりたくない方向けに、対処法や名刺管理アプリを選ぶ際のポイントをご紹介しました。

オンライン名刺交換やSNS連携機能など豊富な機能を持つ名刺管理アプリは多くありますが、利用目的が個人的用途なのか、ビジネス用途なのかを踏まえて、自社が抱える課題や導入目的に合ったものを選ぶことが大切です。

営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」は、シンプルな画面構成と操作性でスムーズな名刺登録、名刺管理を実現します。また、情報セキュリティ対策も充実しており安心して活用いただけるサービスです。

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