その営業メール、法律違反になっていませんか？

お客様への情報提供やセミナーの集客などの場面で、メールを使用している企業は多いと思います。一般的には、イベント開催時などに入手した顧客のアドレスからメーリングリストを作成し、メールを配信しているのではないでしょうか。

しかし、こうしたメールを送付する際は法律で定められたルールを遵守する必要があります。そこで今回は、名刺管理の「SKYPCE」を活用した広告メール配信のポイントをお伝えしていきます。

「特定電子メール」に関する法律とは？

商品の広告や宣伝を目的としたメールは「特定電子メール」と呼ばれ、「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律」に定められたルールを守って送付しなければなりません。そこには、あらかじめ同意した人に対してのみ広告宣伝メールを送付することができる、というルールが明記されています。

この法律には、メール配信の許可を取らなければならないという「オプトイン規制」についての表記があります。ただし、例外として自分のメールアドレスが記載された「書面」を渡した場合、メールが送られてくる可能性について了解しているとみなされます。つまり、紙の名刺を交換した場合は特定電子メールを送信することが可能なのです。

このほか、メールの配信を任意で停止するための導線を設置することや、送信元の明記など、メールの内容にもルールが定められています。

出典：「特定電子メールの送信等に関するガイドライン」（消費者庁）より

メールの内容が「営業上のサービス・商品等に関する情報を広告又は宣伝しようとする物である」場合は、たとえ1通送付するだけでもこの法律の対象となります。違反で処罰を受けた例もあるため、送付前にきちんと確認しておくようにしましょう。

名刺管理だけじゃない！「SKYPCE」の活用法

名刺管理の「SKYPCE」では、名刺情報にタグづけをすることでメールの一斉配信ができます。例えばメルマガごとにタグを作成し、送付したい方の名刺に付与しておけば、差出人やメール本文、スケジュールなどを設定して一斉に配信することが可能です。

管理者が許可していないメールアドレスには送信しないよう設定すれば、セキュリティに配慮した運用も。

そのほか、「暑中見舞い」「年賀状」といったタグを作成して宛名リストとしても活用いただけます。役職変更などであらためて名刺交換した場合は「SKYPCE」上の情報が更新されるので、常に正確な情報を基にリストを作ることができて安心です。

名刺の活用でメールでの営業活動を安全に、効果的に

顧客に対して一斉にアプローチできるダイレクトメールやメルマガは手軽にできる営業活動として人気ですが、法律で定められたルールに沿って、送付先の管理や内容の確認は厳密に行わなければなりません。

そのうちメールの送付許可（オプトイン）については、紙の名刺を交換することでクリアできるルールもあります。組織に眠っている名刺情報を一括管理し、日々の業務に役立てませんか？