「SKYPCE」社内活用事例①
利益につなげる活用を支える仕組みづくり

Ｓｋｙ株式会社では自社商品「SKYPCE」を社内で活用し、そのなかで挙がった社員からの感想や要望を基に機能の拡張や改善を繰り返しています。しかし、当初想定していた運用を軌道に乗せるまでには、さまざまな課題がありました……。

ということで今回は、「SKYPCE」社内活用事例として「商品リリース前の社内活用の様子」をご紹介します。

名刺情報を有効活用するためにはルールの遵守が不可欠

以前、弊社では他社の名刺管理ツールを導入していました。その当時は運用に関してのルールを設けていなかったため、単純に名刺に書かれた情報をデジタル化していたにすぎません。そこで「SKYPCE」を社内で活用するにあたり、名刺情報を全社で共有し有効活用すれば、営業力の向上と売り上げアップにつながると考え、運用ルールを設定。
特に重視したのが、「名刺は交換した日に必ず登録する」こと。その理由は、情報の正確性を保持するためにとても重要なポイントだからです。

あなどれない「名刺交換日」情報

名刺交換日は、案件の状況を把握するときにも役立ちます。営業社員が名刺を交換した日は、言い換えれば対面による実質的な商談が始まった日です。
交換日からしばらくたっているにもかかわらず案件の進展がないなら、その取引先のほかの人物に対してアクションを起こしてみるなど、新たな動きを始めるきっかけにつなげることができます。そのため、正確な名刺交換日が登録されていることがとても大事です。

正確な名刺交換日が登録されていないと……

例えば、同じ人物と複数の社員が名刺交換している場合、「SKYPCE」にはその人物の名刺が複数登録されます。このとき、最新の情報を判断する基準は登録日です。
ところが、当初は出張や外出先からの直帰により名刺を交換した日に登録できず、そのまま日数が経過してしまうことがたびたびありました。こんな状況では登録時に名刺交換日を覚えている社員はほとんどいません。
その結果、何が起こったかというと、古い名刺が新しい名刺として登録されてしまう、事実とは異なる事態に……。

ルールの浸透に重要な「使いやすさ」

そこで、交換した名刺はその日のうちに必ず登録することをルール化。当日社内に戻れない社員からの要望を受け、スマートフォンからの取り込みも可能にしました。
しかし、いくらルールを周知しても、開発当初の「SKYPCE」の登録手順は少々面倒だったため、ルールは知っていても守れない社員が続出します……。この状況を解消するために取り組んだのが登録手順の簡略化です。登録が面倒でなくなった今ではルールが守られ、ほぼ正しい名刺交換日が登録されています。
ひと言で「簡略化」といっても、実際には試行錯誤を繰り返しました。どのような工程を経て今の使いやすさにたどり着いたのかは、あらためてご紹介します。

今後も「SKYPCEメールマガジン」では、不定期連載として「SKYPCE」社内活用事例をお伝えしていきますので、ご期待ください。