紙の名刺って必要？“Afterコロナ”時代の名刺の役割

名刺ノウハウ

著者：Ｓｋｙ株式会社

日本では必ずといっていいほど、仕事で初めて会った人と名刺交換をします。なぜなら名刺はビジネスシーンには必須のアイテムであり、それだけ名刺情報には価値があると考えられているからです。

しかし、コロナ禍となってから急速に普及したテレワークにより、対面でやりとりをする機会は一気に激減。それに伴い、「わざわざ紙の名刺を使わなくてもいいのではないか……？」と疑問が生じた方もいるかもしれません。

実際にデジタル名刺などを提供するサービスも登場しており、名刺がなくても取引や商談を完了させている場合もあるようです。しかし、ビジネスにおいて本当に名刺は不要なのでしょうか？

すでにコロナ禍以前のように対面の商談が行われていると思いますが、2023年5月8日（月）から、新型コロナウイルス感染症の感染症法上の位置づけが5類に移行します。これに伴い、オンラインの打ち合わせも残しつつ、大事な商談では対面というハイブリッドな営業活動が増えてくることも予想されます。そこで今回は、「紙の名刺」にフォーカス。“Afterコロナ”における名刺の役割について、あらためて考えてみたいと思います。

紙の名刺はなぜ必要？そのメリットとは

紙の名刺を「不要だ」とする意見には、主に以下のような理由が挙げられています。

役職などの変更により作り直す必要があるため、コストがかかる
SNSツールを紹介すれば代用できる
個人情報を含むため管理に手間がかかる
対面でのやりとりが減ったため交換の機会が少ない

確かに“Withコロナ”といわれたここ数年は、働き方が以前と大きく変わった上に、テクノロジーの進化によりWeb会議システムを利用した非対面式の商談も増え、名刺の出番が減少した業種も多いのかもしれません。しかし、名刺交換が長らくビジネスマナーとして根づいているのは、相応のメリットがあるからです。紙の名刺が持つメリットにはどんなものがあるか、見ていきましょう。

１．所属や身分を証明する役割を果たす

名刺には自身の会社名や部署などその時点で最も正確な所属情報が記載されているため、身分証明として相手に安心感を与えることができます。フリーランスであっても、名前や連絡先などを相手の手元に残るかたちで伝えておけば、信頼関係を築く一助となるはずです。

２．顔と名前を覚えてもらいやすい

対面で名刺交換をした場合、簡単なあいさつとともに名刺を渡すことになります。従って、メールなどで名前を見ただけよりも印象に残りやすく、その後のやりとりがスムーズになる効果も。

３．会社同士のつながりができる

名刺交換をすれば相手の手元に自分の情報が残るため、もしその場では取引が始まらなくても、状況が変わってから声が掛かる可能性があります。特に、簡単な事業内容やアピールポイントが名刺に記載されていれば、名刺を交換してから時間がたっていても思い出してもらいやすい効果も。

個人情報である名刺を管理・活用していくために

先述のように、紙の名刺には、テクノロジーではカバーしきれない大きなメリットがあります。ただし、個人情報が記載されている以上、管理には気をつけなければなりません。そこでお勧めなのが、名刺管理ツールを活用すること。

なかでも弊社が提供している営業支援名刺管理サービス「SKYPCE」は、単なる名刺管理機能を超えて営業活動をサポートします。例えば、メモ機能で商談の進捗をお客様情報と紐づけて管理したり、メール配信機能を使って効率的にイベント案内を送付することも可能です。

名刺管理のためのツールと聞くと「紙のままファイリングするだけでいいのでは？」「Excelで管理すればいいのでは？」と感じる方もいるかもしれません。しかし、せっかく手に入れたお客様の情報を、紙のまま眠らせているのはもったいないですよね。そこで、名刺情報をデータ化して組織で一括管理をすれば、紙の名刺が持つメリットはそのままに活用の幅を広げていくことができます。

“Afterコロナ”の時代の営業活動では、ここ数年で急速に浸透したテレワークやWeb会議と、以前のような出社や対面を前提とした打ち合わせの“いいとこ取り”をして、TPOに応じて最適な手段を使い分けることが一般的になると考えられます。このようなデジタルとアナログを組み合わせた営業活動には、お客様の情報が正確であること、さらに営業活動の進捗をリンクさせた管理体制がますます重要になってくるはずです。

営業支援名刺管理サービス「SKYPCE」は、直感的に操作できるわかりやすい画面にこだわって開発。常に最新の営業活動の状況を社内で共有していただくために、誰にでも使いやすい操作感を意識しました。

お客様の情報を一括管理して営業活動の土台に

名刺交換はビジネスマナーであるだけでなく、業務や取引をスムーズに進めるためのメリットにもなります。ただし、名刺には個人情報が含まれているため管理には細心の注意を払う必要があり、全社員にその意識を持ってもらうのは簡単なことはありません。

そんなときはぜひ、名刺情報をデータ化して組織で管理するツールの導入をご検討ください。営業支援名刺管理サービス「SKYPCE」は、大切なお客様の名刺情報を組織で管理し、営業活動のサポートとしてご活用いただけます。