「決まらない」「終わらない」会議、もうやめませんか？

著者：Ｓｋｙ株式会社

「打ち合わせ」「ミーティング」「キックオフ」「顔合わせ」……1日の予定がいわゆる「会議」で埋まってしまうこと、ありませんか？オンライン会議が広く普及し、そうした時間が増加しているという方も多いでしょう。

組織で仕事をする上で欠かせない業務ではあるものの、会議によっては無駄な時間が多いとの声も少なくありません。そこで今回は、有意義な会議にするために気をつけるべきポイントをご紹介します。

会議が“時間の無駄”になってしまう要因

働き方改革によって時間外労働の上限規制が設けられた今、多くの企業では生産性の向上が課題の一つとなっています。さまざまな業務があるなかでも、労働生産性を下げる“無駄”が多いと指摘されやすいのが会議の時間です。

そもそも、重要な意思決定や意見交換の場である会議に無駄な時間が生まれてしまう要因には何があるのでしょうか。

・目的が定まっていない

前提として、会議には「何かを決定する」「アイデアを募る」など何かしらの目的があるはずです。それが明確になっていないと「ただ集まって話すだけ」という状況に陥ってしまう危険性があります。

・メンバーの選定理由が不明瞭

議題に関係がないメンバーまで会議に参加している場合、その人が本来取り組むべき業務が進まなくなってしまいます。また、当事者以外が招集されることで議論が脱線してしまう可能性も。

・終了時刻が決まっていない

時間制限を設けず「結論が出るまで」「方向性が固まるまで」と議論を続けると、会議が長時間にわたってしまいがちです。参加者の集中力も切れてしまう上に、ほかの業務に取り組む時間も圧迫してしまうため、避けた方がいいでしょう。

会議の無駄を省いて有意義な時間にするためには、何を工夫すればいいのでしょうか？もし上記に当てはまる会議が行われているなら、次のポイントに気をつけてみてください。

①会議のゴールを設定し、周知する

その会議の議題を事前にまとめて、参加者に周知しておきましょう。何を決める会議なのかを明確にしておくと、議論が脱線しにくくなります。

②必要なメンバーのみを選定し、役割を定める

議題がまとまったら、当事者をリストアップします。ファシリテーターや発表者なども決めておけば、当日の進行がよりスムーズに。

③資料を事前に配付しておく

「資料に目を通す」だけの時間が生じると、会議が長引きやすくなってしまいます。必要な資料は関係者から事前に収集し、メンバーに展開しておくのがお勧めです。

④終了時刻を設定する

人の集中力が続くのは、長くて90分といわれています。もしそれ以上に会議が長引いている場合、最適な結論を遠ざけてしまっているかもしれません。会議時間は最長でも90分程度に設定し、それを超えないように進行することを心掛けましょう。

⑤議事録を作成＆展開する

会議の時間を有意義なものにするには、会議で決まったことや挙がった意見を参加者が正しく認識して行動に移すことが重要です。議事録を作成し参加者に展開すれば、「話し合っただけ」で終わらせず結果につなげやすくなります。

組織で仕事をするなら避けては通れない「会議」の時間。しかし、長時間の会議で本来の業務が圧迫されてしまうのは本末転倒です。一つひとつの会議を意義のある時間にするため、ぜひ事前事後の対応にも取り組んでみてください。

まずは会議の目的の設定、そして参加者の絞り込みを徹底してみるのがお勧めです。業務の生産性向上の第一歩として、普段の会議に取り入れてみてはいかがでしょうか。