法改正で対応必須に！
ペーパーレス化、まずはここから

著者：Ｓｋｙ株式会社

皆さんの企業では、ペーパーレス化への対応は進んでいますか？DXの推進やSDGsへの対応といったさまざまな観点から、ペーパーレスに取り組む企業が増えてきました。

そこで今回は、ペーパーレスのメリットやお勧めの方法についてご紹介します。

「知らなかった」じゃ済まされない、ペーパーレス化への対応

「ペーパーレス」とは、紙媒体で管理・保存してきた書類や資料を電子化し、業務の効率化を図ることです。従来、請求書や領収書などのやりとりは紙面にて行われるのが一般的でしたが、近年では電子印鑑などの普及もあり、データのみで完結させるケースも増えています。

そんななか2022年に改正された「電子帳簿保存法」では、電子取引でやりとりした書類はデータのまま保存することが義務づけられました。経過措置として2023年12月末までは紙での保存も認められていますが、あくまで猶予期間という位置づけです。

2023年10月から開始されるインボイス制度でも、「電子帳簿保存法」に従い、紙で受け取ったインボイス（適格請求書）をデータとして保存できるようになります。

こうした法改正の後押しもあり、ペーパーレス化への対応は今後ますます重要になってくるといえるでしょう。

現在、多くの企業で書類や資料の電子化が進められていますが、忘れがちなのが名刺の電子化です。営業支援名刺管理サービス「SKYPCE」なら、名刺をスキャンするだけで手軽に、そして正確に電子化できます。

「SKYPCE」を使った名刺の電子化で、以下のようなメリットが得られると考えられます。

①業務効率化

名刺を紙のまま、しかも個人で管理している場合、せっかく築いた「自社の人脈」をフル活用できていないかもしれません。名刺情報をデータ化し、検索できるようにしておけば、自社と顧客とのつながりをすぐに確認できます。

また、「SKYPCE」上でメールアドレスをクリックすればメール作成画面を開くことができるので、社内の担当者に連絡先を問い合わせたり、いちいちコピペや手入力をしたり、といった手間も削減可能です。

②セキュリティ強化

名刺に限らず、データを管理する上で絶対に気をつけたいのが情報漏洩のリスク。

「SKYPCE」では、ワンタイムパスワードによる2要素認証でセキュリティを強化できるだけでなく、特定の名刺はプロジェクトメンバーにのみ閲覧やダウンロードを許可するなど、組織の運用に合わせた柔軟な対応が可能です。

③顧客情報が集まる、持ち歩ける

名刺登録した相手の企業に関する最新ニュースが表示される連携機能は、担当企業に関する日々の情報収集や訪問時の話題づくりに役立てられます。

スマートフォンアプリで手軽に名刺登録・閲覧ができるため、外出先で簡単に顧客情報を確認できます。また、スマートフォンの電話帳に登録していない番号から着信があった際に、「SKYPCE」上の情報が表示されて「誰からの連絡か」がすぐにわかる機能も。

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今回は、ペーパーレス化の第一歩として効果的な「名刺の電子化」についてご紹介しました。大切なのは、「電子化すること」自体ではなく、「電子化した情報をどう使うか」という視点。自社の売り上げや業務効率アップに向けて、適切な手法やサービスを選ぶことが重要です。

自社が積み上げてきた人脈をフル活用するためにも、名刺管理サービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。