営業管理とは？ 管理すべき6つの項目や管理手法、役立つツールをご紹介

営業管理とは、目標達成に向けて営業活動の進捗を管理すること

営業管理とは、営業活動に関するデータを収集したり分析したりしながら営業プロセスを構築し、目標達成に向けてマネジメントすることです。営業管理では、営業担当者だけでなく営業部門全体を組織的に管理します。

営業管理の主な目的は、営業プロセスごとに分析し、課題を見つけながら改善していくことです。その際に重要となるのが、データの取捨選択です。営業活動におけるデータにはさまざまなものがあるため、すべてのデータを分析するのは難しいでしょう。営業管理を実行する前に、達成すべき目標と分析するデータを十分に検討しておく必要があります。

営業管理が必要となった背景

営業管理が必要となった背景には、主に2つの側面があります。一つは、営業活動の「属人化」です。従来の営業活動は、担当者個人の営業力に頼る部分が大きく、属人化しがちでした。担当者の営業力だけに頼っていると、本人の異動や退職によりノウハウや情報が失われてしまい、企業に蓄積されません。しかし、営業管理により案件ごとの営業ノウハウや情報を組織的に管理しておけば、担当者が退職しても企業の資産として残すことができます。

もう一つの理由は、顧客が自らインターネットなどで情報を入手し、比較・検討するなど、昔と比べて購買行動が変化したことです。そのため、自社から顧客にアプローチするときには、すでに十分に検討がされていて、顧客からの要求が厳しいことも想定されます。顧客のニーズや課題を正確に把握し、個人ではなくチームで営業活動を行うためには、効率的な管理が欠かせません。

営業管理の具体的な管理項目は？

営業管理のために管理すべき項目は、主に下記の6つが挙げられます。これらの項目や内容を意識して営業管理を行うことで、営業活動のパフォーマンスをより高めることができます。

目標管理

目標管理とは、「現状」と「あらかじめ設定した目標」とのギャップを明確にし、その差を埋めるために取り組むことです。目標には、売上金額、受注数、アポイント獲得数といった項目が挙げられます。担当者ごとの目標の進捗や達成度合いをしっかりと管理することで、営業メンバーのモチベーション向上や全体目標の達成につながります。

案件管理

案件管理とは、目標達成に向けて商談や案件の進捗状況を把握することです。案件管理には、案件を担当者に割り振ることや受注の確度、顧客へのアフターフォローなども含みます。ただし、案件の数は非常に多くなるため、管理する際はMicrosoft Excelや営業管理ツールを使って表にするなど、進捗状況をわかりやすくする工夫が必要です。

行動管理

行動管理とは、営業担当者の行動をリアルタイムで管理することです。行動を管理することで、日々の営業活動を社内で共有することができます。行動管理で確認する項目としては、新規アポイント獲得数、売上に結びついた案件数、成約率、成約時の平均単価などが挙げられます。

モチベーション管理

モチベーション管理とは、各営業担当者のモチベーションを把握し、改善に向けて施策を講じることです。モチベーションが下がると、顧客に対して営業としてふさわしくない対応をしてしまう可能性があります。その結果、売上につながらないだけでなく、自社に対する企業イメージが低下してしまうかもしれません。もし、営業担当者のモチベーションが下がっているようなら「業務の負担を軽減する」「配置転換をする」といった対策も必要です。

人材育成管理

人材育成管理とは、営業担当者の経験やスキルを把握し、成長を促すようなサポートをすることです。具体的には「営業担当者のステップアップのため、実力より少し難しい案件を任せる」「優秀な営業担当者のノウハウを、若手や新人に伝えていく」「営業スキルごとに分けて研修を実施する」といった施策が挙げられます。

営業チーム管理

営業チーム管理とは、営業部門の中でチーム全体の案件管理をすることです。一口に営業部門といっても、近年ではチームが細分化される傾向があります。例えば、メールや電話を使ってオフィスの中で営業活動をするインサイドセールス部門と、対面形式で商談やフォローを行うフィールドセールス部門に分けている企業も多いのではないでしょうか。営業チーム管理では、インサイドセールスのチームからフィールドセールスのチームへ、案件を効率的に引き継ぐことが求められます。

営業管理のメリット

営業管理を行うことで得られるメリットには、どのようなものがあるのでしょうか。3つの具体的なメリットをご紹介します。

進捗情報の見える化

営業管理には、営業活動の進捗情報を見える化できるというメリットがあります。いつ、誰が、どのような案件を、どう進めたのか、それらの情報をチーム内で共有することで、良い改善策やアイデアが生まれるかもしれません。営業管理によって進捗情報を可視化できれば、チーム内で営業活動の振り返りや次のアクションについての建設的な議論につなげることができます。

業務の効率化

営業管理を実施することで、業務の効率化につながる点もメリットです。近年では営業管理に特化したITツールがたくさんあります。クラウド型の営業管理ツールを使えば、外出時や移動中でも営業日報の作成が可能です。また、紙による管理からITツールによる管理に移行すれば、紙ベースの煩雑な事務作業を効率化できる可能性もあります。さらにデータで営業管理することで、組織内での情報共有が活発になり、顧客からの問い合わせに対してスムーズに回答できるなど、さまざまな面で業務の効率化を図れます。

営業ナレッジの蓄積と共有

ITツールを使って営業管理を行えば、営業ナレッジを蓄積・共有できるというメリットが得られます。例えば、案件の詳細や顧客の情報、営業活動の内容がデータ化され、営業ナレッジをデータベースとして蓄積することが可能です。蓄積されたナレッジは企業にとって大きな資産となり、活用することで人材育成や教育コストの削減にもつながります。また、優秀な営業担当者が持つ独自のノウハウや知識を社内で共有すれば、組織全体として営業スキルを向上させることにもつながります。

営業管理を効率化するポイント

目標達成に向けて有効な営業管理ですが、その管理に手間や時間をかけていては本末転倒です。ここでは、営業管理を効率的に行うためのポイントを3つご紹介します。

営業プロセスを可視化する

効率的な営業管理を行うためには、営業プロセスを可視化することが重要です。タスクや進捗状況が的確に把握できれば、より正確な判断が素早くできるようになります。よくあるのが、営業プロセスが属人化され、社内で共有されていないケースです。一口に営業プロセスといっても実際には多岐にわたるため、案件ごとの進捗状況を把握するにはそのプロセスの可視化が必要となります。担当者に管理を一任するのではなく、営業部門全体で状況が把握できるような環境をつくることが理想です。

営業情報をチーム内で共有する

営業情報をチーム内で共有することも、営業管理のポイントの一つです。営業情報が共有できていないと、「案件をうまく引き継ぎできない」「コミュニケーションが少ないため、営業活動に対するモチベーションを維持しづらい」といった事態になる可能性も。ツールによって情報共有できる仕組みを構築したり、定期的に面談を実施してコミュニケーションを図りながら、チーム内で営業情報を共有しやすい環境を整備する必要があります。

営業支援システムを導入する

営業管理を効率的に行うには、営業支援システムの導入が有効です。システムを使えば、営業管理にかかる手間や工数を削減できるため、メンバーやマネージャーの負担軽減にもつながります。また、顧客に関する情報や進捗状況も把握しやすくなり、効率的な営業活動につなげられます。自社の業務に合うシステムを導入すれば、営業プロセスの過程で発生した問題点や課題を発見しやすくなるというメリットも生まれます。

営業管理に役立つツールと活用法

営業管理に活用できる各種ツールを導入するのも、効率的な管理を行う上でお勧めです。ここでは、営業管理に役立つ主なツールと、それぞれの活用方法について解説します。

Microsoft Excel、Google スプレッドシート

営業管理への活用が最も簡単なツールといえるのが、Microsoft ExcelやGoogle スプレッドシートです。これらは普段から使い慣れているツールのため、営業管理にもスムーズに導入できるでしょう。また、「別途、新たにシステムを導入する費用がかからない」「無料で公開されているテンプレートが使える」といったメリットもあります。一方で、「複雑な情報は管理できない」「複数人では利用しづらい」「ほかのツールやシステムと連携できない」などのデメリットもあるため注意が必要です。

SFA

SFAとはSales Force Automationの略で、日本語では「営業支援システム」を指します。SFAを使えば、案件管理や顧客管理、取引先へのアプローチ状況の可視化など、営業活動におけるさまざまな情報を一元的に管理・共有できます。また、日報や週報といった活動報告書の作成をサポートする「レポーティング機能」なども活用でき、営業管理を効率化させることが可能です。

CRM

CRMとはCustomer Relationship Managementの略で、日本語で「顧客関係管理」を意味します。CRMを使えば、顧客の社名や担当者名、部署名、役職といった基本的な情報はもちろん、顧客との商談の履歴や寄せられた要望、クレーム、問い合わせ履歴などのデータを一元的に管理できます。ほかにも「部署間でリアルタイムに顧客情報を共有できる」「顧客対応の漏れやミスを回避しやすい」「顧客の行動履歴を分析して提案に生かせる」など、顧客状況を社内で共有することで効果的に営業活動を行うことが可能です。

名刺管理ツール

名刺管理ツールとは、紙の名刺をデータ化し、一元管理しながら社内で共有できるシステムです。紙の名刺は管理が属人化しやすく、社内で共有しにくいという欠点がありました。多くの名刺管理ツールでは、紙の名刺をスキャンすることで名刺情報の登録が行える仕組みが採用されており、Microsoft Excelなどのように手入力で登録する手間を削減できます。また、「必要な顧客情報を素早く検索できる」「社内の人脈を可視化し、顧客情報を共有できる」「顧客別に効果的なアプローチができる」といったメリットも得られ、効率的な営業管理のサポートに役立ちます。

「SKYPCE」を活用して営業管理を強化

営業プロセスを可視化し、目標達成に向けて効率的な営業活動を行うためには、適切な営業管理が欠かせません。そのためのツールとしてお勧めなのが、営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」です。

「SKYPCE」は、名刺交換した顧客の名刺をデータ化し、その顧客情報に紐づけるかたちで、案件化する前から日々の営業活動の状況を記録・共有したり、登録した正確な名刺情報をSFAやCRMなどの他ツールに自動転送して活用できる機能など、営業管理に役立つ機能が豊富にそろっています。

営業管理を効果的にサポートし営業活動の強化につなげることができる、営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE」の導入を、ぜひご検討ください。