「SKYPCE」社内活用事例②手軽に登録するための機能改善

著者：Ｓｋｙ株式会社

Ｓｋｙ株式会社では自社商品「SKYPCE」を社内で活用し、そこで挙がった社員からの感想や要望を基に機能の拡張や改善を繰り返しています。しかし、当初想定していた運用を軌道に乗せるまでには、さまざまな課題がありました。

ということで今回は、以前お届けした「SKYPCE」社内活用事例①に続いて、「より手軽に登録してもらうための機能改善」についてご紹介します。

「SKYPCE」社内活用事例①はこちらからご覧ください。

弊社では、「SKYPCE」を活用する上で「名刺は交換した日に必ず登録する」というルールを設けています。しかし、いくらルールを周知しても、実際の登録作業が面倒であれば社員に習慣づけるのは困難です。

そのため、登録作業をなるべく簡略化することにも、「SKYPCE」はこだわりました。その主な工夫が、下記の2つです。

社内で運用を開始した当初、社員から「名刺を取り込む際、登録者として自分の名前を選ぶ作業に時間がかかる」という声が寄せられました。タブレット端末の画面上で自分の名前を探すとき、人数が多い部署やチームに所属していると見つけるまでに時間を要してしまうのです。

検索機能は搭載されていますが、文字入力に採用したソフトウェアキーボードの操作に慣れていない社員も多く、入力に手間がかかってしまっていました。そこで、検索機能を改善することに。

タブレット端末上で入力する作業を最小限にするため、「名前用のひらがな」「アカウント用のアルファベット」「ID用の数字」を入力する、専用のキーボードを画面内に表示。1文字入力するたびに候補を自動で絞り込む仕様にしました。

すると、社員からも「初めてマニュアルを見ず業務システムの操作を完結できた」との声が上がるなど、感覚的な操作が可能になりました。

外出先での登録についても、運用開始当初から要望が上がりました。出張や営業先からの直帰で会社に戻れず、交換したその日に社内スキャナーから名刺を登録するのは難しい場合の対応です。

この問題については、スマートフォンを有効活用することで解決しました。弊社では全社員にスマートフォンを支給しています。そこで、スマートフォンで撮影した名刺画像が「SKYPCE」に取り込めるように機能を拡張。

※1「SKYPCE」アプリは、専用Webページ経由でダウンロードしていただけます

しかし、今度は「スマートフォンで撮影した名刺画像の画質が、スキャナーで取り込んだものよりかなり劣る」という改善要望が寄せられました。

「SKYPCE」には名刺の文字情報のみを一覧表示する「リスト表示」もありますが、名刺画像を表示する「カード表示」に設定して、会社ロゴなどを確認する社員が多かったのです。そうした社員の要望を受け、現在ではスマートフォンで撮影した名刺画像も以前よりきれいに取り込めるよう改善しました。

こうして機能や操作性の改善を重ね、商品としてリリースされるに至った「SKYPCE」。現在も弊社内で活用され、要望や意見の交換が盛んに行われています。

今後も「SKYPCEコラム」では、不定期連載として「SKYPCE」社内活用事例をお伝えしていきますので、ご期待ください。