名刺の活用方法とは？ 社内にたまった名刺でビジネスチャンス拡大！

社内にたまった名刺の活用方法

一般的に、名刺には名前や会社名、部署、肩書、電話番号やメールアドレスなどの情報が記載されています。これらの情報は営業活動に生かすことができるため、名刺はビジネスチャンスを広げるための重要なツールといえます。

しかし、せっかく交換した名刺も、ただファイリングして保管しているだけでは有効活用できません。せっかく名刺情報が役立つときが来ても、名刺の存在を忘れているかもしれませんし、どこにしまったか忘れてしまい、探しても見つからないという可能性があるからです。また、名刺を交換した従業員が有益でないと判断した名刺情報でも、ほかのメンバーや他部署にとっては有益である場合があります。

そのため、名刺を有効活用するためには、欲しいときにすぐ情報を探し出せるようデータ化して一元管理し、組織内で情報共有しやすくしておくことが大切です。名刺のデータベースを作るのはExcelなどでも可能ですが、より便利なのは、名刺管理ツールの活用です。名刺管理ツールなら、1枚ずつ名刺を見ながら情報を手入力する必要がなく、また、ほかのツールとの連携も可能になります。

名刺管理ツールの活用方法

名刺管理ツールとは、名刺情報を登録して管理・共有するためのツールです。名刺をスキャンしたり、スマートフォンで撮影したりするだけで自動的に文字を認識し、名前や会社名、肩書など、各項目に分けて登録してくれるのが特徴です。名刺管理ツールを活用することで、名刺情報を一元管理でき、ビジネスに生かしやすくなります。ここでは、名刺管理ツールの活用方法について詳しくご紹介します。

顧客リストを作成して営業活動に生かす

名刺管理ツールを活用して顧客リストを作成することで、もれなく営業活動ができるようになります。例えば、名刺管理ツールを使わず、交換した名刺を社員や部署単位で保管しているとします。その場合、マーケティング部が持っている名刺情報が営業部には伝わらず、営業担当者がアプローチする顧客リストからは漏れてしまう可能性があります。

マーケティング部や営業部、そのほかの部署が所持している名刺を名刺管理ツールで一元管理することで、社内にあるすべての名刺情報を営業活動に生かすことができ、ビジネスチャンスの拡大につながります。

マーケティング戦略の立案に役立てる

名刺管理ツールは、マーケティング戦略に活用することができます。名刺交換した相手の中には、まだ営業をかける対象ではなくても、マーケティングの対象として接点を持っておきたいという人もいるはずです。名刺管理ツールを活用して潜在的な顧客のリストを作っておき、このリストを基に顧客のニーズを分析することとで、効果的なマーケティング戦略の立案が可能になります。

社内の人脈を可視化する

名刺管理ツールは、社内の誰が、いつ、誰と接触したのかといった情報を管理できるため、社内の人脈を可視化することができます。例えば、アプローチしたい顧客がいる場合、過去に接点があった社員がわかれば、その社員から取り次いでもらい、話をスムーズに進めることができます。また、以前は懇意だったけれども、今は連絡が途絶えてしまっている「冬眠人脈」と呼ばれる人脈の掘り起こしにも役立ちます。

人事異動による機会損失を防ぐ

名刺管理ツールの活用は、人事異動による機会損失を防ぐことにもつながります。名刺交換をして作った顧客とのつながりが、担当者の異動や退職によって途絶えてしまうということは少なくありません。原因の一つとして、名刺情報を担当者が個人で管理していたため、異動や退職後に顧客の連絡先がわからなくなってしまうことが挙げられます。名刺管理ツールを活用し、名刺情報を組織内で共有できていれば、個人の異動や退職で名刺情報がわからなくなってしまうことがないので、引き継ぎの失敗を防げます。

CRM・SFA・MAなどの顧客管理ツールと連携させる

名刺情報は、営業やマーケティングなど、ビジネスのさまざまな場面で役立つデータです。名刺管理ツールの中には、営業やマーケティングで利用するCRMやSFA、MAといった顧客管理ツールと連携可能なものがあります。それぞれの専門ツールを組み合わせて運用することにより、ビジネスをより円滑に進めることができます。

名刺管理ツールの活用事例

名刺管理ツールの機能を使いこなすと、どのような活用が可能になるのでしょうか。ここでは、営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」の機能を基に、活用事例をご紹介します。

オンライン名刺交換機能の活用

オンライン名刺交換機能は、会議の予定を「SKYPCE」に登録して、事前に参加者の名刺情報を集約することで、対面しなくてもオンライン上で名刺交換ができる機能です。

例えば、A社の会議主催者が「SKYPCE」上でオンライン会議の予定を登録し、その旨を参加予定者に一括でメール連絡します。会議予定には、Web会議システムのURLや会議資料、会議の趣旨説明などが記載でき、さらに主催者の名刺情報も提示できます。

会議参加者は、このメールから会議予約ページにアクセスすることで、会議の詳細や資料、そしてほかの参加者の名刺情報も閲覧できます。このとき、主催者とまだ名刺交換していない場合は、必要に応じて自分の名刺画像をアップロードすれば、参加者と名刺データを共有できます。

ニュース連携機能の活用

ニュース連携機能とは、名刺登録された顧客に関する最新ニュースが表示される機能です。営業先を訪問する際は、顧客との話題づくりのためにも事前の情報収集が欠かせません。しかし、忙しい営業担当者にとって、毎回顧客に関する情報を集めるのは大変です。

「SKYPCE」のニュース連携機能を活用することで、営業担当者は顧客に関する最新の情報を素早くチェックでき、訪問時のアイスブレークや提案に役立てることができます。

イベントメール配信機能の活用

イベントメール配信機能とは、イベントや新商品のPRメールを、顧客ごとに最適化して一斉配信できる機能です。 展示会やオンラインセミナーなどで獲得した名刺は、今後のビジネスチャンスにつながる大切な情報です。これらの見込み顧客に後追いメールを送信することは重要なマーケティング活動ですが、マーケティングメールを1通ずつ作成するのは手間がかかります。

そこで活用したいのが、「SKYPCE」のイベントメール配信機能です。まず、配信担当者がメールのテンプレートを準備し、文面を作成します。そして、「SKYPCE」から名刺情報のタグで配信先を抽出し、配信リストを作成します。次に、作成したメールの内容を営業担当者がチェックし、一言あいさつなど、顧客ごとの個別のメッセージを文面に盛り込みます。最後に、配信担当者が一斉配信を行い、後追いメールの配信が完了します。

イベントメール配信機能を活用することで、顧客ごとにメールを一から作成する手間を省きつつ、個別のメッセージを盛り込むことで、顧客一人ひとりに合わせたマーケティングが可能になります。

名刺情報を最大限に活用できる、営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE」

名刺情報は、ビジネスを加速させる上で重要なデータです。しかし、担当者が紙のまま管理しているだけでは、そのポテンシャルを生かすことはできません。名刺情報を最大限に活用するためには、名刺管理ツールの導入が重要です。

営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE」は、直感的な操作性で使いやすく、メールの一斉配信機能や営業活動の記録機能、顧客企業に関するニュースを表示する機能など、営業活動に役立つ機能が豊富に搭載されています。CRMやSFA、MAとの連携も可能です。

名刺の活用をビジネスにつなげたいと考えている方は、ぜひ営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE」の導入をご検討ください。