名刺の捨て方がトラブルのもとになる？正しい処分方法や管理方法を解説

名刺の正しい捨て方

名刺には、企業名や名前、電話番号やメールアドレスなどの個人情報が掲載されているため、適切に処分することが重要です。不要になった名刺をそのままゴミ箱に捨てるといった処分方法では、その名刺を第三者に拾われたり窃取されたりして、個人情報の漏洩が発生する恐れもあります。顧客の個人情報が漏洩した場合、自社の信用低下にもつながるため、不要な名刺は適切な方法で処分するようご注意ください。

名刺を捨てるタイミング

名刺は1年に1度整理し、不要なものを捨てるというのが一般的な目安とされていますが、ご自分の名刺交換の頻度に合わせて、あらかじめ処分するタイミングを決めておくと、名刺をため込み過ぎずに管理できます。通常業務が忙しく、名刺を整理する時間を確保するのが難しい場合は、年末の大掃除のときに行うのもお勧めです。

名刺を捨てる基準を決めておく

名刺を整理するとき、不要な名刺を捨てる基準を決めておくと整理しやすくなります。ここでは名刺を捨てるかどうかの判断基準の例をご紹介します。

頻繁に連絡を取る相手か

日頃から頻繁に連絡を取る相手や、直近で訪問予定がある人の名刺は捨てずに取っておきます。まれに、商談や打ち合わせのなかで名刺に関する話題が出ることもあるため、すぐに内容を確認できるよう手元に置いておくのがお勧めです。なお、名刺を整理する目安である1年を通して、ご縁のなかった人や連絡を取っていなかった人の名刺で、今後も連絡を取る予定がない場合、いつまでも持ち続けずに捨てるのが無難です。

名刺に記載されている情報が最新か

名刺を整理するときは、所属部署の異動や連絡先の変更などがないかを確認し、内容が更新された新しい名刺を受け取っている場合は古い名刺を捨てます。また、退職などで担当者が変更になった場合も、後任者の名刺を受け取っていれば、前任者の名刺は捨てても問題ありません。古い情報の名刺を手元に残しておくと、相手の役職や部署、連絡先を間違ってしまう恐れがあるので注意が必要です。

名刺管理ツールに登録済みか

名刺管理ツールに名刺情報を登録している場合、紙の名刺を手元に残す必要がなくなるので捨てても問題ありません。大量の名刺を管理する場合、紙の名刺をそのままファイリングするとかさばってしまうだけではなく、必要な名刺を探すときにも時間がかかります。名刺を受け取ったら名刺管理ツールに登録し、一部の重要な名刺のみ紙の状態で手元に残すといった管理方法もお勧めです。

また、名刺を整理する際は、名刺交換日も重要な判断基準となります。名刺交換した当日にアプリやツールへ登録しておけば、名刺交換日を名刺に記載する必要がなくなるため、記入漏れなどの人為的なミスを防げます。

営業支援 名刺管理サービスの「SKYPCE（スカイピース）」は、登録している名刺と同一人物の名刺が新たに登録され、所属部署や役職などに更新があると通知が届きます。部署異動や昇進を見逃すことなく名刺が管理できるので、名刺管理ツールの利用もぜひご検討ください。

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名刺を捨てるときのポイント

名刺を捨てる際は、処分の方法に気をつける必要があります。処分方法が適切でなかった場合、情報漏洩などのトラブルに発展する恐れもあります。名刺を捨てるときに注意しておきたいポイントは、次のとおりです。

個人の判断で捨てない

個人的に不要だと判断した名刺が、ほかの担当者にとっては必要である場合も考えられます。業務で扱う名刺は、個人の判断だけで捨ててしまわずに上司や社内で確認を取ってから処分することが大切です。また、会社によって名刺は退職時に勤務先に返却するといったルールが設けられているため、あらかじめルールを確かめておくよう注意が必要です。

シュレッダーや機密書類用の回収ボックスを利用する

名刺を捨てる際は、名刺に記載された内容が認識できなくなるようにシュレッダーにかけるかハサミで細かく切り刻んで処分します。企業によっては、オフィス内に機密書類用の回収ボックスを設置している場合もありますので、このようなボックスに捨てることもお勧めです。

外部に依頼するときは「廃棄証明書」をもらう

名刺の廃棄処分を外部の業者に依頼した場合は、機密情報が確実に処分されたことを確かめるために「廃棄証明書」をもらうことも重要です。廃棄証明書を受け取っておくことで、業者からの情報漏洩などが防げます。

名刺を捨てる前にコピーがないかを確認する

名刺を管理する際に、別紙にコピーを取って保管している場合もあります。不要になった名刺を捨てる際は、原本以外にコピーが保管されていないかも確認し、コピーも含めてすべて処分することが大切です。名刺管理ツールなどを利用して名刺をデータ管理している場合も、コピーしたデータが自分のPCやスマートフォンなどに保存されたままになっていないかを十分にご確認ください。

名刺供養でのお焚き上げも

日本三大ゑびす神社の一つである京都ゑびす神社では、毎年9月の第4日曜日に「名刺感謝祭」を実施します。名刺感謝祭では、役目を終えた名刺を庭火で焚き上げます。1年間の出会いに感謝し、新たなご縁がいただけることを願うために、名刺を供養するという選択肢もあります。

名刺をデータ化して管理する

近年では、紙の名刺をシステム上に取り込み、データ化して保管する企業も増えています。名刺をデータで管理するメリットといえば、PCやスマートフォン上で簡単に名刺の検索や閲覧が行えることです。また、社内で一つの名刺管理ツールを利用することで、個人で管理していた紙の名刺を社内で一元管理できるため、情報共有もスムーズに行えます。

SKYPCEでは、個々の名刺情報にタグづけでき、タグを基にした名刺の検索や絞り込みが簡単に行えます。データを削除する際も、タグを活用することで削除し損ねるといったミスも防げます。

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名刺をデータ管理するメリット

名刺管理ツールを使って名刺をデータとして保存し、企業で一元管理することで得られる主なメリットは次のとおりです。

名刺の個人管理で生じるリスクを減らす

従業員が個人個人で名刺を管理している場合、誤って名刺を捨ててしまうことや、紛失、盗難といったセキュリティリスクがあります。また、名刺の枚数が多くなるにつれて、名刺が必要なときにすぐ取り出しづらくなる不便さも伴います。従業員が持つ名刺をデータ化し、企業で一元管理することで、個人管理で生じるセキュリティリスクを減らすだけでなく「名刺は企業の資産である」という意識を浸透させることにもつながります。

社内でスムーズに情報共有できる

紙で名刺を個人管理している場合、名刺に記載されている情報は持ち主のみが把握している状況になりやすいです。名刺をデータ化して企業で一元管理することで、情報が共有しやすくなり人脈の見える化が進むほか、従業員の退職による情報損失を防いだり、スムーズな引き継ぎが行えたりするといったメリットがあります。

名刺情報が常に更新される

名刺をデータ化して一元管理すると、自分が登録した名刺の情報が古くなった場合も、ほかの従業員が新しくいただいた名刺を登録することで、自動的に名刺情報がアップデートされます。紙の名刺を個人管理していると、名刺の所持数によっては名刺情報を常に最新の状態に保つことが難しい場合もありますが、データ管理して共有することで、手間をかけずに名刺情報を常に最新に維持できます。

場所を問わず名刺の閲覧や登録ができる

名刺をデータ化することで、PCやスマートフォンから名刺を閲覧できるようになり、テレワーク中や外出先などでも必要な名刺情報を素早く取り出せます。また、名刺管理ツールの中にはスマートフォンで名刺を撮影し、データ化した名刺情報をクラウド上に集約できるサービスもあり、名刺の登録作業の効率化にもつながります。

まとめ

この記事では名刺の捨て方について、捨てる際の判断基準や気をつけるべきポイントなどをご紹介しました。名刺は企業が所有する資産であり、個人情報そのものです。処分する際は情報漏洩などのトラブルにつながらないよう、この記事でご紹介した内容を参考に、適切に処分いただければと思います。