オンライン名刺とは？ メリットデメリットやツールを選ぶポイントをご紹介！

オンライン名刺とは？

オンライン名刺とは、従来の紙の名刺と異なり、電子化された名刺データのことを指します。オンライン名刺には、QRコードやURLなどを用いて名刺情報を交換するサービスも含まれ、コロナ禍においてリモートワークや非対面で交換できることから注目が高まりました。オンラインでの商談・打ち合わせだけでなく、対面の場合でも非接触が望ましいシーンで活用されています。また、データ化することで名刺管理の効率化が図れることや、社内での共有・活用が容易になることも、オンライン名刺の大きな特長です。

オンライン名刺の交換方法

オンラインでの商談や会議でオンライン名刺を交換する方法としては、名刺管理ツールを利用する方法や、QRコードの生成機能を活用する方法などがあります。それぞれの交換方法の特徴は、次のとおりです。

名刺管理ツールを活用した交換方法

名刺管理ツールに搭載されているオンライン名刺交換機能を使い、URLやQRコードを相手に送信して、名刺情報を交換することができます。利用するツールによっても異なりますが、送られてきたURLやQRコードを通じて名刺画像やvCard形式のファイルをダウンロードするのが一般的です。また、複数の交換方法に対応している名刺管理ツールであれば、名刺データの保存形式なども選べるため、互換性を気にすることなく交換できます。

QRコードを利用した名刺交換

QRコードの生成機能を利用した名刺交換も、ビジネスでよく利用されているオンライン名刺の交換方法の一つです。QRコードを使った名刺交換には、メールやWeb会議ツール、チャットツールなどで送るだけでなく、Web会議のバーチャル背景にQRコードを埋め込んだり、画面共有機能で表示させるなど、さまざまな方法があります。

オンライン名刺交換のメリット

対面での名刺交換に比べて、オンライン名刺の交換にはどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、オンライン名刺交換の5つのメリットをご紹介します。

オンラインでの会議や商談時に名刺交換ができる

オンライン名刺交換のメリットは、前述のとおり、オンライン上での会議や商談時に名刺交換ができることです。対面時と同じように、名刺交換をアイスブレークのきっかけにして、会議や商談をなごやかに始めることができます。また、事前にオンラインで名刺交換しておくことで、相手についての情報をしっかり把握した上で会議や商談に臨めるというメリットもあります。

オンラインでの名刺交換は、名刺交換機能を搭載した専用の名刺管理ツールを利用する方法や、ビデオ会議システムと組み合わせて名刺情報を交換する方法などがあります。

Ｓｋｙ株式会社が提供する営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」では、専用の「オンライン名刺交換」機能を搭載しており、自分のスマートフォンなどで名刺を撮影してデータ登録することで、オンライン会議の参加者と名刺交換を行うことが可能です。

交換した名刺をデータ化する必要がない

オンライン名刺交換では、URLやQRコードを送り合い、お互いが画像やvCard形式のファイルとしてダウンロードすることで名刺交換が完了します。紙の名刺のように後からスキャンしてデータ化する手間がなく、オンラインで交換した名刺の情報をそのままデータベースに保存することが可能です。そのため、名刺のデータ化や登録のための作業を削減することができます。

登録した名刺データは名刺管理ツールなどで管理できる

オンライン名刺交換で登録した名刺データは、シームレスに名刺管理ツールなどに登録され、一元管理することができます。名刺データベースとして社内でも容易に共有でき、スムーズに営業活動につなげることが可能です。また、SFA（営業支援システム）などほかのツールと連動させることで、さらに営業活動に活用できます。

作成や修正のコストを軽減できる

オンライン名刺は、名刺情報の作成や修正が非常に簡単に行えます。情報を入力すれば名刺情報を作成でき、必要に応じていつでも更新することができます。紙の名刺のように、情報が古くなってしまった場合にあらためて印刷し直す必要がないため、手間やコストを軽減でき、情報のアップデートが素早く行える点が大きなメリットです。

自社サイトへ誘導ができる

オンライン名刺には、名刺交換をした相手を自社のWebサイトへスムーズに誘導できるメリットがあります。オンライン名刺にURLを掲載しておくことで、受け取った相手は名刺からWebサイトへ直接アクセスできます。自社のWebサイト上で製品やサービスに関する最新情報などを顧客や取引先に見てもらうことで、ビジネスの拡大と関係強化につながります。

オンライン名刺交換のデメリット

オンライン名刺交換は、対面での名刺交換にはないメリットも多いですが、少なからずデメリットも存在します。ここでは、オンライン名刺交換の3つのデメリットについてご紹介します。

システムによって仕様が異なる

オンライン名刺を交換する際、使用するツールによってはデータの保管がうまくできないことがあります。例えば、名刺交換するお互いが別々のツールを利用している場合には、スムーズにデータを共有できないケースも。原因は、システムごとに対応するデータ形式や仕様が異なることによるもので、いわゆる「互換性がない」データでは、適切に情報を読み込めません。これが、オンライン名刺交換のデメリットの一つといえます。

既存の顧客管理データベースとの重複

オンライン名刺のデメリットとして、「既存データベースとの重複」があります。すでに社内の顧客管理データベースに同じ人の名刺データが存在する場合には、データが重複して保存されてしまう可能性があります。それにより、ダイレクトメールを二重に送信してしまったり、情報が更新されても片方だけにしか反映されないといった事態が生じかねません。名刺管理ツールを導入する際は、このような重複が起こらない仕組みが搭載されたものを選ぶことをお勧めします。

サービス導入にはコストがかかる

オンライン名刺の交換を行うためには、事前に名刺管理サービスなどの導入が必要です。導入を進める際は、専用のアプリケーションやプラットフォームを選定したり、社内の従業員や関係者に対してサービスの利用方法を指導する必要があります。サービスを安全に利用するためにセキュリティ対策を施したり、専門知識を必要とするケースもあります。また、利用するサービスによっては月額や年間でのランニングコストが発生する場合もあるため、オンライン名刺交換のサービス導入時には、事前に総合的な費用がどの程度になるのかを検討しておくことが重要です。

オンライン名刺交換のマナーや注意点

紙の名刺交換と同様、オンライン名刺交換も作法のポイントを押さえることで、その後の商談や会議をスムーズに進めることが可能です。ここでは、オンライン名刺交換のマナーや注意点についてご紹介します。実際に相手と対面して紙の名刺を交換する場合とは、異なるポイントが複数あるので注意が必要です。

商談や会議の前に交換しておく

オンライン会議システムなどのバーチャル背景や画面共有機能でQRコードを表示し、実際の会議中に相手にスマートフォンなどで読み取ってもらうことで、オンライン名刺交換を行うこともできます。しかし、商談や会議の最中にスマートフォンをPC画面に向けてQRコードを読み取るのは難しいケースも多いでしょう。そのため、QRコードやURLを使ったオンライン名刺交換を行う場合は、可能な限り商談や会議の前に交換しておくことが大切です。また、事前にオンライン名刺の交換を済ませておくことで、相手の情報を頭に入れた状態で落ち着いて商談や会議に臨めるという利点もあります。

名刺交換用URLの有効期限を伝えておく

オンライン名刺には個人情報が含まれるため、名刺交換用のURLはセキュリティの観点から公開期限が設定されている（設定できる）ケースも少なくありません。万が一、これら公開期限が切れてしまっている場合には、相手が名刺情報を取得するためにURLにアクセスしようとしてもうまく行かず、迷惑をかけてしまうだけでなく、ビジネス自体に影響を与えてしまう可能性もあります。自分の名刺交換用URLに公開期限を設定している場合は、相手にしっかりと伝えておくことが大事です。

電話やメールで別途フォローする

オンラインでの名刺交換は便利ですが、対面での名刺交換に比べてコミュニケーション不足になってしまうことは否めません。そのため、オンラインだけではなく電話やメールで別途フォローすることも大切です。また、対面で会う機会にあらためて紙での名刺交換も行うことで、コミュニケーションをさらに深めることができます。

さらに、オンライン名刺交換ができるツールによっては、交換して登録した名刺情報のメールアドレスを基に、手間なくメールを送信できる機能を搭載したものもあります。これらを活用することで、商談や会議後にお礼を素早く相手に伝え、良い印象を持ってもらえるように働きかけることが可能です。

オンライン名刺交換ができるツールを選ぶポイント

オンライン名刺交換ができるツールは、名刺管理に関する機能が充実しているだけでなく、営業活動に役立つ機能も併せて搭載しているものを選ぶことをお勧めします。登録された名刺情報を起点に、営業活動の状況を記録したり、営業メールが送信できるツールを活用することで、組織の営業活動を効率化できます。 また、CRM（顧客関係管理）ツールなどと連携して利用できるかどうかも大きなポイントです。CRMは、顧客情報や商談の履歴などを組織として効率的に管理できる仕組みで、ビジネスの成長や顧客との関係構築に役立ちます。CRMに名刺情報を統合して管理することで、システムへの名刺登録が効率化され、より営業活動に注力できます。

オンライン名刺交換なら「SKYPCE」がお勧め

Ｓｋｙ株式会社が提供している営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」は、オンライン上で名刺を交換できる「オンライン名刺交換」機能を搭載しています。「SKYPCE」ユーザーである主催者がWeb会議の予定をメールで案内し、参加者はメールのURLから会議予定ページにアクセス。スマートフォンなどで撮影した名刺画像を会議予定ページにアップロードすることで、オンライン上での名刺交換が行えます。

また、「SKYPCE」に登録されている自分の名刺情報をURLで相手に伝え、アクセスしてもらうことで、情報を閲覧してもらったり、名刺画像やvCard形式のデータをダウンロードしてもらったりすることもできます。

「SKYPCE」では、紙の名刺と同様に、オンライン名刺交換で得た名刺情報も顧客データベースに登録・共有し、効率的な営業活動やマーケティング活動に活用できます。登録した名刺情報を活用した一斉メール配信機能や、営業活動の状況を記録できる機能、他社のSFA / CRMツールと連携できる機能なども搭載しています。ぜひサービスの導入をご検討ください。

まとめ

今回は、オンライン名刺の交換方法やマナー・注意点、メリットやデメリットなどについてご紹介しました。オンラインでの会議や商談が新しいビジネススタイルとして一般的になった今、これまでビジネスマナーの一つとして行われてきた名刺交換も、状況に応じて新たな形式に対応していく必要があります。今後、皆さまがオンライン名刺の活用を検討される際に、今回ご紹介した内容が一助となれば幸いです。