名刺整理におすすめの方法は？ アナログ・デジタル別に徹底解説

ビジネスにおける適切な名刺整理の必要性

名刺整理の目的は、名刺交換で得た顧客情報を営業活動に役立てることです。名刺整理がうまくできていないと、せっかくの情報を顧客へのアプローチや提案につなげることができず、ビジネスチャンスを逃してしまうことにもなりかねません。そのため、適切な名刺整理をすることは、営業活動において極めて重要です。なお、名刺の整理方法には、一般的にアナログ式とデジタル式の2種類があります。

アナログ式の名刺整理方法

紙の名刺のまま管理するアナログ式の名刺整理は、最も簡単な方法といえます。アナログ式の名刺整理で重要なのは、無駄な手間が発生しないように検索性を高めることです。代表的なアナログ式の名刺整理方法には、下記のようなものがあります。

名刺ホルダーを使用する

アナログ式の名刺整理方法として、市販の名刺ホルダーを使用するやり方があります。名刺ホルダーには「回転式」「ファイル式」「バインダー式」などの種類があります。名刺を整理する作業自体は簡単ですが、五十音順などで並べる場合は頻繁に名刺を入れ替える必要があるのが欠点です。

名刺整理用のボックスを使用する

市販の名刺専用ボックスを用いて保管するのも、アナログ式の名刺整理方法の一つです。インデックスを使い、五十音順に並べたり業種ごとのカテゴリに分けたりして名刺を保管できます。また、インデックスごとのボリュームを増やしたり、順番を入れ替えたりすることも容易です。しかし、形状や大きさの問題で持ち運びには向いておらず、デスクの引き出しなどに入れて保管するのが一般的です。

ノートに名刺を貼りつける

名刺をノートに貼りつけて保管する方法もあります。カテゴリごとの分類が自由で、名刺交換時の記録など、関連情報をノートの余白に記入することもできますが、一方で名刺の差し替えが難しいという欠点もあります。また、名刺を探しやすくするためにインデックスをつけるなどの工夫が必要です。

封筒に名刺を分けて整理する

アナログ式の名刺整理方法には、封筒で名刺を保管するやり方もあります。五十音や業種ごとに分けて複数の封筒を用意し、それぞれに名刺を保管します。名刺の枚数が増えても、封筒を増やしたり、業種などのカテゴリを入れ替えたりすれば良いため、整理自体は難しくありません。しかし、名刺を探す際には、封筒から名刺の束を出して1枚ずつ探すという、極めてアナログ的な作業が必要になります。

アナログ式で名刺整理するメリット

アナログ式の名刺整理にはどのようなメリットがあるのでしょうか。主なメリットについてご紹介します。

低コストでできる

アナログ式で名刺を整理することのメリットは、低コストでできることです。整理に必要な名刺ホルダーや名刺ボックス、ノート、封筒などを購入するだけで実践できるので、なるべくコストをかけずに名刺整理したい方に適した方法です。

枚数が少ない場合は整理が簡単

名刺の枚数が少なければ、1つの名刺ホルダーや名刺ボックスに収納できるため、整理が簡単です。アナログ式の名刺整理方法は、所有している名刺の枚数が少ない方にお勧めです。

アナログ式で名刺整理するデメリット

アナログ式の名刺整理にはデメリットもあります。具体的にご紹介します。

紛失などによる情報漏洩リスクがある

アナログ式で名刺を整理するデメリットは、紛失などによる情報漏洩リスクがあることです。アナログ式の場合、外出時や同僚に名刺情報を伝える際など、情報が必要になるたびにホルダーやケースから名刺を取り出す必要があるため、紛失するリスクが高まります。

社内での共有が難しい

社内での名刺情報の共有が難しいことも、アナログ式で名刺を整理するデメリットです。従業員が名刺ホルダーや名刺ボックスを使って個別に整理していると、顧客情報を社内全体で共有したり、企業の営業活動に活用したりすることが困難になります。

デジタル式の名刺整理方法

デジタル式の名刺整理とは、名刺をデータ化してデジタルデータとして整理する方法を指します。ここでは、デジタル式の名刺整理方法についてご紹介します。

名刺スキャナーを使用する

デジタル式の名刺整理には、名刺スキャナーを使用する方法があります。名刺スキャナーを使えば、一度に大量の名刺をスキャンし、素早くデータ化することができます。データ化した名刺情報は、社内サーバーで保管したり、名刺管理ツールを利用したりすることで、簡単に整理することが可能です。

▼名刺スキャンについて詳しくは、こちらの記事をご覧ください
名刺をスキャンする方法とは？ データ化のメリットや注意点を解説

名刺管理アプリを使用する

名刺管理用のスマートフォンアプリを使用して名刺を撮影し、データ化することができます。名刺管理アプリでは、撮影した画像をOCR（光学的文字認識）で読み取ってデジタル化し、名刺データをクラウドサーバーで保管・管理できるのが一般的です。そのため、外出先でも名刺情報を確認したり、登録したりすることができます。

▼名刺管理アプリについて詳しくは、こちらの記事をご覧ください
名刺管理アプリとは？ 無料・有料版の違いや選び方などを解説

外注先に依頼する

名刺のデータ化を外注するのも、デジタル式の名刺整理方法です。名刺のスキャンやアップロードから、データの保管まで、すべて外注先が行うため、手間をかけずに名刺を整理することが可能です。しかし、手間が少なくなる分、ほかの整理方法と比べてややコストはかかる傾向があります。また、個人情報を取り扱うため、外注先のセキュリティ対策のレベルも事前に確認しておくことが必要です。

エクセルに入力する

名刺情報の整理には、エクセル（Microsoft Excel）に入力して管理する方法もあります。エクセルを日常的に業務で使用している組織であれば、従業員が新たに操作を覚える必要がなく、名刺管理ツールを導入するコストもかからないといったメリットがあります。しかし、入力そのものは手作業で行わなければならないため手間がかかり、入力ミスをしてしまう可能性もあります。

デジタル式で名刺整理するメリット

デジタル式の名刺整理には、どのようなメリットがあるのでしょうか。具体的にご紹介します。

名刺情報を社内で共有できる

デジタル式のメリットは、個々の従業員が所有する名刺情報を集約し、社内で共有できることです。社内の誰もが閲覧できる名刺のデータベースを構築して共有することで、情報を生かした効率的な営業活動やマーケティング活動を行うことが可能になります。

名刺情報をいつでもどこでも閲覧できる

名刺情報をいつでもどこでも閲覧できるのも、デジタル式の整理によるメリットです。社内はもちろん、外出先やテレワーク環境でも最新の名刺情報を閲覧することができるため、迅速な顧客対応が可能になります。

名刺データを一元管理できる

社内の名刺データを一元管理できるというメリットもあります。データを一元管理することで、会社が取引する企業の名前や担当者の名前、所属部署、役職などで名刺情報を検索できるようになります。また、アプローチの状況など営業活動の記録も併せて管理すれば、業務効率の向上も期待できます。

さまざまな情報漏洩対策が行える

デジタル式の整理方法は、アナログ式に比べて、さまざまな情報漏洩対策がしやすいというメリットがあります。

例えば、ほとんどの名刺管理ツールには、名刺データの暗号化やアクセス権限の設定など、情報漏洩を防ぐためのさまざまなセキュリティ対策機能が搭載されています。また、エクセルにも、ファイルにパスワードをかけたり、操作のログを記録したりする機能があり、情報漏洩対策を行うことが可能です。

デジタル式で名刺整理するデメリット

デジタル式の名刺整理にもデメリットはあります。具体的にご紹介します。

アナログ式よりコストがかかる可能性がある

デジタル式の名刺整理をして営業活動に最大限活用するためには、操作性や機能性、セキュリティなどの観点から、名刺管理ツールの導入がお勧めです。

一般的に、法人向けの名刺管理ツールは有料のものが多く、名刺ホルダーや名刺ボックスを購入するだけのアナログ式よりもコストがかかりやすいです。名刺管理ツールの料金プランは各社さまざまで、固定月額制のものもあれば、アカウント数やデータ化した枚数に応じて基本料に加算される従量課金制のものもあります。

名刺をデータ化する作業が必要

名刺をデータ化する作業が必要になるのも、デジタル式のデメリットです。データ化する際には、名刺をスマートフォンのカメラで撮影するか、スキャナーで取り込み、OCR（光学的文字認識）で文字を読み取ります。ただし、読み取り精度は100％ではないため、目視でチェックする必要があります。そのため、データ化作業には、ある程度の時間がかかるのが一般的です。

情報漏洩時には大量のデータが流出する恐れがある

デジタル式の名刺整理には、情報漏洩により顧客の個人データが流出してしまう恐れがあります。名刺管理ツールにはさまざまな情報漏洩対策が施されていますが、万が一、使い方を誤って個人情報を流出させてしまった場合、会社も大きな被害を受ける危険性があります。

そのような事態を避けるためにも、厳重なセキュリティ体制が整った運営会社のツールを選び、適切に情報を管理することが重要です。

ビジネスチャンスの拡大には、名刺管理サービスがおすすめ

社内に眠る大量の名刺を企業の資産に変えるためには、名刺情報の迅速な検索やスムーズな共有、営業活動への活用が重要なポイントとなります。ビジネスチャンスを拡大するという観点で名刺整理の方法を選ぶのであれば、デジタル式がお勧めです。

名刺のデータ化から管理・活用までをスムーズに実現できる「名刺管理サービス」なら、情報漏洩を防ぐセキュリティ対策で高い安全性を確保しつつ、名刺データを一元管理・共有して、組織の営業活動を効率化することが可能です。

▼名刺管理ツールについて詳しくは、こちらの記事をご覧ください
名刺管理ツールとは？ 機能や導入メリット、選び方をわかりやすく解説

名刺管理サービスの具体的な活用メリット

名刺管理サービスを活用すれば、名刺情報を入力する手間を軽減できるだけでなく、社内の人脈を可視化して、効率的な営業活動や顧客ごとの最適なアプローチが可能になります。ここでは、名刺管理サービスを活用する具体的なメリットについてご紹介します。

顧客情報を一元管理して営業活動に生かせる

名刺管理サービスのメリットは、名刺情報を一元管理することで、検索と組織内での共有を可能にし、営業活動のあらゆるプロセスで活用できることです。また、SFA（営業支援システム）などのツールと連携することで、より迅速でスムーズな顧客管理や商談管理が可能になります。

顧客リストを作成してメール配信や発送作業に活用できる

名刺管理サービスの「顧客管理機能」を活用すれば、顧客の人事異動情報を基に名刺データを自動で更新し、顧客の組織ツリーを作成することができます。顧客情報を常に最新の状態で管理できるため、顧客リストをメール配信や発送作業などに生かすことができます。

顧客との接触情報を記録・共有し、営業活動を効率化できる

顧客との接触情報などを記録・共有することで営業活動を効率化できるのも、名刺管理サービスを使うメリットです。データを基に、担当者や決裁者などの顧客情報が記載された「ハウスリスト」を作成し、顧客ごとに最適なアプローチや提案を行うことで、受注確度を高めることができます。

「SKYPCE」で適切に名刺を整理して営業活動を強化

Ｓｋｙ株式会社が提供する「SKYPCE（スカイピース）」は、会社の重要な資産である名刺をデータ化して適切に整理・管理し、効率的な営業活動に活用できる名刺管理サービスです。

「SKYPCE」は、案件化する前の営業活動を記録できる機能や、名刺交換した相手の組織図をツリー形式で表示する機能、顧客にメールを一斉送信できる機能など、会社の効率的な営業活動をサポートするさまざまな機能を備えています。

また、データのやりとりはすべて暗号化されるほか、組織内のPCを一括管理する「SKYSEA Client View」と連携することで、名刺管理画面へのアクセスを操作ログで記録可能になるなど、セキュリティ対策も充実しています。

貴社の大切な名刺情報をデータとして適切に管理し、営業活動の強化をサポートできる「SKYPCE」の導入を、ぜひご検討ください。