営業業務を改善したい！ 基本的な考え方と効率化の方法を解説

営業の業務改善とは？

営業の業務改善とは、営業活動における業務のプロセスや方法を見直して最適化することにより、営業活動の効率化を図ることを指します。

営業の業務というと、外回りで顧客を訪問して商談することを想像する人が多いかもしれません。しかし、営業活動はそれだけにとどまりません。新規顧客の開拓や既存顧客への提案だけでなく、見積書や請求書、発注書などの書類作成、さらには契約後の納品やアフターフォローなども営業の重要な業務といえます。

一方で、営業する際の情報収集や書類の作成といった業務は、営業活動に必要ではあるものの直接的には利益を生みません。そこで重要になるのが、営業の業務改善です。情報収集や書類の作成にかける時間を短縮するなど、営業業務を改善することで、顧客との商談など直接、利益や売上につながる営業活動に多くのリソースを割けるようになります。

営業の業務改善によるメリット

営業の業務改善を行うことで、どのようなメリットが生まれるのでしょうか。ここでは3つのメリットについて解説します。

効率化することで売上アップにつながる

営業業務の改善により、営業活動の効率化を図ることで、売上アップにつなげられる可能性があります。

例えば、営業を行う顧客リストを作成する場合を考えてみましょう。まずは、さまざまな場で交換した名刺を集め、顧客となり得る相手の情報をエクセルに入力してリスト化していきます。この作業は営業先を選定するための重要な業務ですが、欲しいのはあくまでも、商談などの営業活動に活用できる「見込み顧客のリスト」です。

もし、リスト化する作業にかける時間を大幅に短縮できれば、その分、実際の商談に使える時間が増え、売上につながる機会を増やすことができます。このように、業務を改善し効率化することで、売上アップにつなげられる可能性があるのです。

営業担当者のスキルアップにつながる

営業の業務改善を行うには、まず現状の営業活動がどのように行われているのか把握する必要があります。そのためには、営業担当者がそれぞれに持っているスキルやノウハウを可視化することが大切です。これにより、特に優れたスキルを営業担当者同士で共有することが可能になります。

営業活動には決まったやり方が存在せず、営業担当者個人のスキルに依存することの多い領域なので、同じ会社やチームであってもスキルが属人化しやすい傾向があります。営業の業務改善の一環として、スキルやノウハウを可視化することで、そうした属人化を防ぎ、チーム全体のスキルアップにつなげることが可能です。

営業担当者のモチベーションアップにつながる

前述したように、営業の業務改善を行うことで売上の向上や営業担当者のスキルアップが期待できます。こうしたポジティブな成果が出ることで、営業担当者のモチベーションアップにもつなげられます。

営業の業務改善における課題

営業の業務改善がうまくいかない場合、何らかの要因が壁になっている可能性があります。ここでは、営業の業務改善を阻む課題について解説します。

業務が属人化している

前段でも述べたように、営業は業務が属人化しやすい職種です。それは、営業における交渉術などのスキルだけでなく、担当者が持っている情報においても同じことがいえます。

例えば、長く取引のある顧客に対して1人の営業担当者が継続的に担当していると、その業務の進め方が担当者しかわからない状態になってしまうことも少なくありません。そのような状態では当然、業務が可視化されていないわけですから、業務の改善も難しいといえます。

業務外の時間が多い

営業の業務改善において、業務外の時間が多いことも課題の一つです。営業では顧客を訪問することも多く、その場合に移動時間や待機時間が発生することもあります。こうした時間を有効に活用できないと、無駄な時間を過ごすことになり生産性が低下し、営業の業務改善にかける余力が不足してしまいます。

ノンコア業務が多い

商談など直接売上につながる業務をコア業務といい、見積書や請求書、提案書の作成といった事務作業をノンコア業務といいます。このようなノンコア業務が多いと営業の業務改善はうまくいきません。ノンコア業務を扱う専門部署を持つ企業もありますが、多くの企業では営業担当者が行っているのが現状です。

ノンコア業務に時間を取られてしまうと、コア業務にかける時間が少なくなり、業務改善にかけられるリソースも不足してしまうのです。

営業の業務改善に向けた基本的な考え方

いざ営業の業務改善に取り組もうとしても、しっかりとした方針がなければ失敗に終わってしまう可能性が高まります。ここでは、前段で挙げた課題を解消し、営業の業務改善を行うためには、どのような考え方で臨むべきなのかについて解説します。

成約までの工程や工数を整理し削減する

営業の業務改善に向けてまず考えるべきは、コア業務・ノンコア業務を問わず、工程や工数を削減できないか検討することです。業務の工数を削減することでリソースに余裕が生まれ、そのリソースを別の重要な業務に割り当てられるからです。

もちろん、工程や工数を削減することで業務が雑になってしまっては本末転倒です。業務のクオリティは落とさず、できれば向上させることを意識しながら、工程や工数を削減できないかを考えます。

案件を取捨選択する

営業の業務改善では、案件を取捨選択することが大切です。顧客リストを作成し、片端から営業をかけるのは非効率です。顧客リストの中には成約確度の高い顧客もいれば、低い顧客もいます。営業の業務改善をして、売上増につなげるのであれば、なるべく確度の高い案件を優先することが重要です。より確度が高い顧客を見定めて営業活動の効率化を図ることをお勧めします。

待機・移動時間を削減する

営業の業務改善において、顧客を訪問するときに発生する待機・移動時間をなるべく削減することも重要です。訪問先をリストアップし、効率良く回れるルートを考えておくことで効率化が図れます。また、オンライン商談などを活用して、待機・移動時間をつくらないことも有効です。

もちろん、直接訪問するからこそのメリットもあるため、オフライン・オンラインを使い分けることが大切です。直接訪問することで生じる待機時間や移動時間を利用して、顧客に関する情報収集をするなど、時間を有効活用するのもお勧めです。

属人化しないよう業務を標準化する

営業の業務改善において属人化を防ぐには、業務内容を洗い出し、マニュアル化することが必要です。マニュアル化しておけば、仮に担当者が交代した場合も業務がスムーズに引き継げるので、業務効率や顧客対応の品質を落とす心配がありません。

適切な顧客管理を行う

適切な顧客管理を行って営業担当者間で情報共有をすることでも、属人化を防ぐことができます。自社にはどのような顧客がいて、どのように対応しているのか、情報共有しておくことが大切です。適切な顧客管理を行い、これまでの営業履歴や現状の取引などを可視化しチーム全体で共有することで、営業の業務改善だけでなく、一人では気づけなかった見込み顧客へのアプローチを、ほかの担当者が行うといった新たな営業機会の創出にもつなげられるでしょう。

営業の業務改善方法

営業の業務改善に向けた基本的な考え方を基に、具体的に業務改善を行うための方法について解説します。ここでは、3つの方法について解説します。

営業支援ツールの活用

営業の業務改善方法の一つとして、営業支援ツールの活用が挙げられます。営業活動における工程や工数を削減することは、容易ではありません。そこで導入したいのが、SFAやMA、CRMツール、名刺管理ツールといったツールの活用です。

• SFA
  SFAは営業支援システムのことで、営業活動や商談の進捗などを管理し、組織で共有することが可能になります。

• MA
  MAはマーケティング・オートメーションのことで、リード（見込み顧客）の管理や育成など商談に至るまでのマーケティング活動を効率化します。

• CRM
  CRMは顧客関係管理のことで、顧客情報や顧客との関係性などを管理することが可能です。

• 名刺管理ツール
  名刺管理ツールは、名刺交換で入手した名刺情報を管理するためのツールです。名刺は名前や会社名だけでなく、部署、役職、連絡先などが網羅された重要な情報源であり、適切に管理することで営業活動を大きく効率化できます。

業務の一部にオンラインを導入

営業の業務を改善するのに有効な手段となるのが、オンラインの活用です。例えば、オンライン営業やオンライン会議、クラウドツールの導入など、営業活動の一部をオンライン化することで効率化が図れます。オンライン営業なら待機・移動時間を削減したり、出張しなくても遠く離れた場所の顧客にも商談を行ったりできるため、より効率的な営業活動が可能になります。

また、名刺管理ツールの「オンライン名刺交換」機能を活用するのも有効です。オンライン名刺交換機能は、オンライン会議でも名刺交換ができ、交換した名刺はそのまま名刺管理ツールに登録される仕組みです。オンライン会議中に参加者の名刺情報を確認できるだけでなく、その後の営業活動の活性化にも役立ちます。

業務を分配しアシスト体制を構築

営業の業務改善の方法として、営業業務を分配しアシスト体制を構築することも有効です。

営業担当者は、できれば商談など売上につながるコア業務に集中したいものです。そのためには、事務作業などのノンコア業務に対応する営業事務などのスタッフを配置し、アシストする体制を構築すべきです。こうした体制をつくることで、営業担当者のリソースを適切に使えるようになり、営業業務の改善につながります。

営業の業務改善に役立つ営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE」

営業の業務改善は、それまでの営業活動を可視化して見直し、営業の効率化を図ることです。営業の業務を改善することで、売上増や担当者のスキルアップ、モチベーションの向上といったさまざまなメリットが生まれます。

そこで、ノンコア業務を効率化や適切な顧客管理など、営業の業務改善に向けて役立つのが、営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」です。「SKYPCE」は使いやすい管理画面で名刺情報に基づく顧客情報を一元管理し、スムーズに共有できます。

外出先でもスマートフォンで名刺を登録できるほか、登録されている企業の最新ニュースを収集し確認することができるため、待機・移動時間を無駄なく使えます。このほか、オンライン会議で名刺交換できる機能や、名刺情報の取り扱いを操作ログで把握したり、名刺管理画面のキャプチャーを禁止したりできるなど、高いセキュリティも備えています。

また、各営業担当者の活動状況を記録・共有できたり、顧客企業の関連ニュースを手軽にチェックできたりする機能を搭載。ほかにも、顧客の組織図ツリーの自動生成や、顧客管理システム「Salesforce」への名刺情報の反映など、多彩な機能で営業活動をサポートし、お客様の営業力強化とビジネスの成長に貢献します。