営業効率化の8つの方法とは？ 業務改善に役立つツールも紹介

営業の効率化とは、営業担当者の業務時間や労力を減らし売上を向上させること

営業の効率化とは、営業担当者の業務にかかる時間や労力を減らしながら、売上アップに向けた活動を増やしていくことを指します。営業担当者が本来の営業活動に注力できるよう、会社全体で仕組みを変えていくことが重要です。

例えば、契約書や見積書など営業活動に必要な書類を作成する場合、あらかじめフォーマットを用意しておけば手間を省けます。また最近では、顧客情報の管理や商談管理など、営業活動に役立つITツールを導入する企業が増えてきました。

営業の効率化が重要な理由

では、なぜ営業活動を効率化させることが企業にとって重要なのでしょうか。その理由を3つの視点で解説します。

売上を向上させるため

営業効率化が重要である理由の一つが、売上の向上です。一般的に売上は「客単価×顧客数」で計算されます。従って、売上を向上させるには「客単価をどうやって上げていくか」もしくは「どのように顧客数を増やしていくか」を考えなければなりません。

営業の効率化で無駄な時間を削減すれば、顧客にアプローチする回数を増やせます。新規顧客を獲得したり、既存顧客との関係性を深めたりするなどの活動を増やすことで、売上向上の可能性を高めることにつながります。

営業の質を向上させるため

営業の質を向上させるためにも、営業の効率化が重要です。例えば、属人化しやすい営業活動のスキルやノウハウ、過去の成功事例などをマニュアル化し、社内で共有・活用することで、顧客との商談をより確度の高いものにすることができます。それにより、結果として営業の質の向上につながります。

顧客満足度を向上させるため

顧客満足度の向上にも、営業効率化が重要です。見積書の作成など事務的な作業の時間を削減できれば、営業担当者はより多くの時間を顧客との商談やコミュニケーションに充てられます。顧客が抱えている課題や要望を丁寧に拾い上げることで、これまで以上にニーズに沿った提案やアプローチが可能となり、顧客満足度を向上させることができます。

営業の効率化を実践する流れ

営業の効率化を実践するためには、正しいステップを踏んで進めていくことが大切です。営業効率化の流れについて、5つのステップに分けてご紹介します。

1. 現状の業務内容を把握する

営業効率化の実践には、まず現状の業務内容を把握する必要があります。業務内容を知らなければ、今抱えている課題も正確に把握できず、何を効率化すべきかわかりません。「どのような業務があるのか」「どの業務に、どれくらいの手間や時間がかかっているのか」「ITツールで置き換えられる業務はないか」など、営業担当者から細かくヒアリングすることで、無駄な業務や労力を洗い出すことができます。

2. 業務の優先順位をつける

現状の業務内容を把握し、無駄な業務を洗い出したら、次に効率化すべき業務の優先順位をつけます。具体的には「今すぐ効率化すべき業務」「計画的に効率化すべき業務」「もし効率化が可能なら実行したほうがいい業務」「効率化しなくてもいい業務」の4段階に分類します。

優先順位の高い業務から順に改善することで、前述した売上向上や営業の質の向上など効果が出やすく、社内や現場の理解も得られて効率化をスムーズに進めることができるでしょう。

3. 業務を効率化する方法を検討する

次に、業務を効率化する方法を検討します。今すぐ効率化すべき業務から着手し、「誰が」「いつまでに」「どんな方法で」効率化を進めるかを決めます。その際、責任者を決めておき、定期的に効率化の進捗状況を確認することが重要です。また、社内だけでは対応できないケースもあるため、必要に応じてアウトソーシングを検討することもお勧めです。

4. 業務支援ツールを導入する

営業効率化の方法を考えたら、次に必要なのが業務支援ツールの導入です。業務支援ツールでできる業務効率化のイメージとしては「顧客情報の一元管理」「商談スケジュールの管理」「営業活動の記録や進捗状況の可視化」などが挙げられます。導入にあたって一定の費用や手間はかかりますが、さまざまな業務の効率化に役立てることが可能です。

5. 業務の効率化を実践し、効果を検証する

最後に、業務の効率化を実践し、その効果を検証します。営業活動の効率化を実践することで、売上や営業の質の向上など、当初想定したとおりの効果が出ているか、検証を行ったり、担当者へヒアリングしたりすることが重要です。効率化の実践も効果検証も継続的に行うことで、より精度の高い効率化を実現できます。

営業効率化を実現するための8つの方法

営業効率化を実現するためには、どのような方法があるのでしょうか。ここでは、その具体的な方法を8つご紹介します。

営業組織の意識を改革する

営業の効率化と聞くと「何か具体的な施策を実行しなければならない」と考えるかもしれません。しかし、本質的な意味で重要なのは、営業組織の意識を改革することです。なぜなら、現場の担当者が「営業活動を効率化して、売上を伸ばしたい」などと意識しなければ、効果が得られにくいからです。

なぜ効率化しなければならないのか、どうやって進めるのかを丁寧に説明し、営業組織に関わるすべての人の意識を改革することが、何よりも大切です。

営業に関するノウハウや人脈などの情報を共有する

営業に関するノウハウや人脈などの情報を共有することも、効率化の方法の一つです。一般的に、営業の業務は属人化しやすいといわれています。営業活動の成功事例や顧客情報などを一元的に管理して部署内で共有することで、営業担当者のスキルを平準化でき、営業効率化の実現につながります。

顧客リストを作成する

顧客リストの作成も、営業効率化の方法として挙げられます。顧客リストには、企業名や住所、電話番号、担当者の名前はもちろん、営業の進捗状況、顧客との商談履歴やコミュニケーションを取った際の内容などを記載します。これらの情報を部署内で共有することにより、営業活動の属人化を防ぐことができるほか、顧客に対して効果的なアップセルやクロスセルなどの提案もでき、効率的な営業活動を行うことが可能です。

資料作成や事務作業の時間を短縮する

資料作成や事務作業の時間を短縮すれば、営業を効率化できます。営業担当者によくある話として、見積書やプレゼンテーション資料の作成に時間を取られ、新規開拓や顧客とのコミュニケーションの時間が減ってしまうといったケースがあります。使用頻度が多い資料はテンプレート化するなど作業を効率化することで、営業が本来すべき業務に注力することができます。

WebサイトのFAQやダウンロード資料、営業資料を改善する

顧客に向けて公開している自社のWebサイトのFAQやダウンロード資料、営業資料を改善することも、営業効率化の方法の一つです。WebサイトのFAQやダウンロード資料をわかりやすく改善することで、顧客は情報収集している段階で、自分たちが求めている商品またはサービスかどうかを判断できます。結果として、受注確度の高い顧客からの問い合わせが増えるでしょう。

同様に、営業資料の改善も効率化に貢献します。営業資料は、とにかく情報を詰め込めばいいというものではありません。顧客にとって見やすくてわかりやすい営業資料を作成することで、提案や商談をスピーディーに進められます。今一度、Webサイトや各種資料を見直し、改善することが大切です。

インサイドセールスを導入する

営業効率化には、インサイドセールスの導入も有効です。インサイドセールスとは、顧客の元へ訪問するのではなく、電話やメールなどを活用して顧客にアプローチする営業手法です。

インサイドセールスには、「訪問するための移動時間やコストを削減できる」「多数の見込み顧客にアプローチできる」といったメリットがあります。また、電話やオンラインのやりとりによって顧客の検討段階を把握し、適切なタイミングでアプローチできるなど、インサイドセールスを導入することでさまざまな面で営業効率化を図ることが可能です。

部分的に業務をアウトソーシングする

業務を部分的にアウトソーシングすることも、営業効率化につながります。手間や時間がかかる業務をアウトソーシングすれば、営業担当者は顧客へのアプローチや提案などに充てる時間を増やすことが可能です。アウトソーシングが可能な業務としては、プレゼンテーション資料の作成や顧客データの入力、顧客情報のリサーチなどが挙げられます。

営業支援ツールを導入する

営業支援ツールの導入も、営業効率化を実現する方法の一つです。代表的なものとしてはMA（マーケティングオートメーション）やSFA（営業支援システム）、CRM（顧客関係管理）、名刺管理などのツールがあり、近年導入する企業が増えています。営業支援ツールを使うことで、顧客情報や案件の進捗状況、商談内容などを社内で共有できるため、営業活動の最適化につながります。

営業の効率化を支援するITツール

前述のとおり、営業効率化を実現するためには、ITツールを活用するのも有効な手段の一つです。ここでは、営業効率化に役立つ代表的な営業支援ツールを4つご紹介します。

MA

MAは、企業のマーケティング活動に関する業務を自動化したり効率的に進めたりできるツールです。主に見込み顧客の獲得や育成、管理に使われており、顧客の興味や関心を高めた上で、より確度の高い顧客から優先的に営業活動を行うことができます。そのため、無駄のないスピーディーで効率的な営業活動につながります。

SFA

SFAは、営業活動の行動管理や進捗管理などを行うためのツールです。顧客や案件情報の管理のほか、商談や日々の営業活動の内容、進捗の管理など、営業活動に関わるすべての内容を一元管理することができます。これにより、企業の営業活動を可視化し、営業の生産性向上や業務効率化を図ることが可能になります。

CRM

CRMは、顧客の社名や担当者名などの基本情報はもちろん、顧客とのコミュニケーションの履歴などを一元的に管理できるツールです。顧客情報の一元管理という点でSFAと同じですが、CRMは受注や契約が成立した後の顧客との関係構築を重視する点で違いがあります。

受注後に寄せられる顧客の要望やクレームなどの履歴を社内で共有することで新たな提案につなげられるなど、CRMも営業の効率化に有効なツールの一つといえます。

名刺管理ツール

名刺管理ツールは、名刺交換で得た紙の名刺をデータ化し、社内で管理したり共有したりできるツールです。名刺管理ツールを使うことにより、具体的には「名刺情報を入力する手間を省ける」「顧客情報をデータベース化して、必要な情報をすぐに探せる」「社内の人脈が可視化され、顧客情報を社内に共有できる」など、営業におけるさまざまな業務を効率化することが可能になります。

「SKYPCE」で営業効率化を強力に推進

営業の効率化は、売上アップや営業の質の向上、顧客満足度の向上につなげられるなど、企業が今後も持続的な成長を続けていくために重要な取り組みといえます。

営業効率化を実現する方法にはさまざまなものがありますが、効率化の第一歩としてお勧めなのが名刺管理ツールです。その中でも、営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」は、OCR（光学的文字認識）やオペレーターのチェックにより名刺情報を高精度でデータ化できるのはもちろん、そのデータをセキュアに管理したり、社内へスムーズに共有したりすることが可能です。また、日々の営業活動を記録できる機能や、名刺リストから取引先の組織図を自動でツリー表示する機能、さらには「Salesforce」との連携機能など、案件化する前からの営業活動を効率的にサポートする数多くの機能が搭載されています。

営業活動を効率化するために、まずは何から始めたらいいかお悩みの経営者や営業責任者の方は、ぜひ「SKYPCE」の導入をご検討ください。