名刺入力とは？ データ化のメリットや注意点などを詳しく解説

名刺入力とは

名刺入力とは、名刺に記載されている企業名や担当者の名前、役職、連絡先などの情報を、Microsoft Excelなどの特定の場所に入力することを指します。名刺入力を行う際には、手入力での対応や、専用のカメラでスキャンすることで名刺情報を自動でテキスト化し、データとして保存できる名刺管理ツールの利用、名刺入力代行サービスへの委託など、さまざまな方法があります。

名刺入力で名刺をデータ化するメリット

名刺入力を行い、名刺をデータ化するメリットは次のとおりです。

外出先から名刺情報を確認しやすい

名刺をデータ化することで、名刺情報をPCやスマートフォンからも簡単に閲覧できるようになります。紙の名刺をファイルで管理している場合、必要な名刺を探す際に時間がかかる場合がありますが、データ化された名刺は名前や企業名などの情報を用いて素早く検索できるため、外出先でも便利です。

名刺管理ツールの中には、電話帳に登録していない連絡先から電話がかかってきた場合も、名刺登録されている顧客からの着信であれば、名刺情報を表示してくれる機能を搭載しているものもあるため、外出先での急な連絡にも対応しやすくなります。

情報漏洩のリスクを下げる

紙の名刺を個人で管理している場合、管理方法によっては名刺を紛失したり、盗難に遭ったりした際に情報漏洩が生じる可能性があります。名刺をデータ化し、社内で一元管理する仕組みをつくることで、紛失や盗難による情報漏洩のリスクを下げられます。一方で、名刺をデータ化することによって、内部不正によりデータを無断で持ち出されることで生じる情報漏洩リスクがあるため、名刺をデータ管理した際も、セキュリティ対策は徹底して行うことが重要です。

営業活動の属人化を解消する

名刺情報をデータ化することで、営業活動の属人化を解消できます。紙の名刺を営業担当者ごとに個人で管理していると、顧客情報の所有状況も営業担当者それぞれで異なってしまい、どのような顧客なのか、案件がどこまで進んでいるのかなどを社内で把握しづらくなるため、名刺をデータ化し、各顧客と各案件を社内全体で管理できる体制にすることが大切です。営業担当者が退職する場合でも、あらかじめ名刺をデータ化し、顧客情報を社内で共有できるようにしておくことで、次の担当者への引き継ぎがスムーズに行えます。

名刺入力を手入力で行わない場合は？

名刺入力を手入力で行わない場合は、「入力代行に委託する」「専用ソフトウェアを利用する」の2種類の方法があります。

入力代行に委託する

1つ目は、名刺情報を代わりに入力してくれる代行業者へ業務を委託する方法です。

主な業務内容

一般的には、名刺に記載されている名前や企業名、連絡先、住所などの必要項目を、各企業の希望のフォーマットに合わせて入力します。名刺入力の作業以外にも、オプションとして名刺情報の重複チェックや不要な書類の処分などを行う業者もあります。

メリット

入力代行に委託するメリットとしては、社内で入力する時間や手間の低減や、高精度の入力による名刺情報の正確性の担保などがあります。社内で名刺入力を行う場合、営業担当者がほかの業務も行いながら、限られた時間の中で対応する必要があるため、入力ミスや入力漏れが生じる可能性があります。入力代行に委託することで、精度の高い名刺入力が行えるだけでなく、社内の営業担当者は商談などのコア業務にリソースを集中できるようになります。

注意点

入力代行に委託する際は、大量の個人情報を外部に渡すことになるため、情報窃取などのセキュリティリスクに気を配る必要があります。情報漏洩などの事件に発展した場合、顧客からの信用が低下したり、取引停止に陥ったりする可能性もあるため、委託先の企業がどのような体制で情報の管理を行っているのかなどを事前に確認しておくことが大切です。このとき、委託先の企業がプライバシーマーク（Pマーク）を取得しているか、などもチェックの目安になります。

選ぶ際のポイント

入力代行を選ぶ際は、先述した「セキュリティ体制が整っているか」以外にも、「素早く対応してもらえるか」「追加の発注もすぐに対応してもらえるか」「万が一入力ミスがあった際に保証があるか」など、対応の素早さや入力精度も確認しておくべきポイントです。

入力代行では、入力を行う項目の数によって名刺1枚あたりの金額を設定しているケースが多く、依頼する枚数が多いほど1枚あたりの費用が安くなる場合もあります。依頼する入力項目の数、納期などを考慮し、費用を見ながら入力代行を選ぶこともお勧めです。

専用ソフトウェアを利用する

2つ目は、名刺管理ツールなど、名刺入力が行える専用ソフトウェアを利用する方法です。

主な機能

多くの名刺入力の専用ソフトウェアでは、名刺情報を専用のカメラで読み取ることで名刺をデータ化し、ソフトウェア内に保存します。

ほかにも、名刺入力の専用ソフトウェアでは次のような機能が活用できます。

• SFA、CRM、MAなど営業活動に役立つツールとの連携
• 名刺データをソフトウェア内で一元管理し、社内で共有
• 案件の進捗管理や顧客情報の管理
• 情報漏洩や内部不正を防ぐためのセキュリティ対策

上記の機能は主に有料のソフトウェアで利用できます。無料で使える名刺管理ツールなども、名刺入力を行う上で便利なソフトウェアは多いですが、企業で利用する際には、顧客の個人情報の漏洩リスクを踏まえてセキュリティ対策を徹底する必要があるため、有料ソフトウェアの導入をお勧めします。

メリット

専用ソフトウェアで名刺入力を行うメリットは、入力代行への委託と同様に、営業担当者が営業活動に注力できる点や、正確に名刺入力を行える点が挙げられます。その上で、データ化された名刺をソフトウェア内で管理することにより、素早く必要な名刺情報を引き出してメールを一斉に送信したり、顧客リストを作成したりするなど、名刺データを活用して営業活動をスムーズに進められる環境を実現できます。

注意点

無料のソフトウェアを利用する場合は、名刺データが保存されるクラウド上でのサイバー攻撃による情報窃取や、SNSとの自動連携による情報漏洩など、セキュリティ面に注意する必要があります。安全に名刺入力を行い、名刺データを管理したい場合は、先述のとおり有料ソフトウェアを導入するのがお勧めです。しかし、有料ソフトウェアは初期費用やランニングコストを考慮する必要があるため、自社の予算や状況などと照らし合わせて検討することが大切です。なお、専用ソフトウェアやアプリをインストールしたPCやスマートフォンをオフィスの外で置き忘れたり、紛失したりすることで情報漏洩につながる恐れがあるため、あらかじめ社内で管理体制を整えておく必要があります。

選ぶ際のポイント

名刺管理ツールをはじめとした名刺入力の専用ソフトウェアは、システムや名刺データをベンダーが所有するサーバー上で管理する「クラウド型」と、自社のサーバーを使って管理する「オンプレミス型」の2種類に分類できます。クラウド型は自社でサーバーを用意せずに導入や運用が簡単に始められるだけでなく、自社でのサーバー維持費を必要としない分、比較的安価に利用できるため、現在はクラウド型のサービスも増加しています。

オンプレミス型は、自社でサーバーを用意したり、維持費が高額になる場合がありますが、クラウド型に比べてソフトウェア内でのカスタマイズの幅が広かったり、ほかのシステムやソフトウェアと連携しやすい点が特長です。コストや機能、社内でのリソースなどを踏まえて、クラウド型かオンプレミス型かを決めることをお勧めします。

名刺管理ツールはSKYPCEがお勧め

名刺管理ツールで名刺入力を行う際は、営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE」の利用がお勧めです。SKYPCEには、次のような特長があります。

手軽でスマートな名刺入力

• 「SKYPCE」アプリは、iOS版はApp Storeから、Android版はGoogle Playからダウンロードしていただけます。弊社特設Webサイト経由でのダウンロードを推奨しています。

SKYPCEでは、スマートフォンのアプリを起動し、名刺を撮影するだけで名刺情報を自動で読み取り、データとして保存できます。また、イベントなどで多くの名刺を一度に受け取った場合も、オフィスのスキャナーや複合機からまとめて名刺をスキャンして保存することも可能です。

簡単な操作で名刺入力が行えるため、名刺交換後すぐに名刺を登録し、名刺交換日を正確に記録でき、登録する名刺をため込んでしまうといったことも防げます。

名刺を常に最新の情報に更新

SKYPCEでは、自身が名刺交換をしたのが数年前だった場合でも、社内でほかの従業員が最新の名刺を所有し、名刺データを登録することによって、最新の情報に更新できます。そのため、古い顧客情報を所持し続けることがなくなり、常に最新の顧客情報を把握できます。また、SKYPCEでは異動や昇進によって顧客の部署や役職が変わるなど、名刺情報が更新された際には名刺所有者全員にメールで通知が届きます。顧客へのお祝いの連絡なども素早く対応できる点は強みといえます。

営業活動記録を活用

SKYPCEでは顧客の名刺情報とひもづけるかたちで、日々の営業活動を記録できる機能を搭載しています。記録された内容は社内でも共有できるため、自身の営業活動の振り返りだけでなく、上司や部門マネージャーによる案件の進捗確認や営業戦略の検討においても活用できます。SKYPCEの営業活動記録を用いることで、社内での情報共有をスムーズに行えたり、自身のPDCAサイクルを素早く回すための一助となるため、営業担当者個人および組織全体の営業スキルの向上にも寄与します。

クラウド型 / オンプレミス型が選択可能

SKYPCEでは、企業での使用環境に合わせてクラウド型またはオンプレミス型での運用が選択できます。クラウド型で運用する場合は、企業側でのサーバー管理の手間やトラブル対応を必要とせず、手軽に名刺管理が始められ、オンプレミス型では、名刺データの管理を各企業のセキュリティポリシーに沿って行えます。

なお、SKYPCEでは「名刺データはすべてお客様のもの」という考えに基づき、すべての名刺データを各企業で保管および管理できるよう設計されています。スマートフォンなどでスキャンされた名刺画像はクラウド経由でSKYPCEのサーバーに転送され、OCRやオペレーターによってテキストデータ化され、各企業のクラウドまたはオンプレミスの環境に戻されます。データのやりとりは暗号化した上で実施するなど、セキュリティに気を配った運用が特長です。

一斉メール配信

SKYPCEに登録された名刺データから必要な顧客情報を絞り込み、営業メールやイベント告知などを一斉配信することもできます。メールの文面や送信先を管理しやすい専用画面や、配信対象の顧客ごとに文面をカスタマイズしやすい仕組みを整えており、文面はテンプレート化することもできるため、スムーズにメール本文を作成できます。また、差出人の名前を名刺所有者の名前に設定して送信できるため、顧客のメール開封率や返信率の向上にもつなげていただけます。

入力した名刺情報の活用方法

名刺入力が完了し、データ化された名刺情報には、次のような活用方法があります。

正確な名刺交換日を把握

名刺入力時に名刺交換日を記載することで、名刺交換日を記録として残せます。名刺交換日は、初めて営業担当者が顧客と対面でコミュニケーションを取り、商談が始まった日ともいえます。名刺交換日から日にちが空いても案件が進まない場合や、顧客からのアクションがない場合は、あらためてアプローチしたり、相手の別の担当者にアプローチしてみたりするなど、名刺交換日を軸に営業方針を決めることもあります。正確な名刺交換日を把握しておくことで、顧客との関係維持や適切なタイミングでの営業アプローチが実現できます。

素早く顧客リストを作成

名刺情報をデータ化することで、名刺情報の検索が容易になります。企業名や担当者名、名刺交換日などさまざまな条件を指定することで、必要な名刺を簡単に絞り込むことができます。このとき、絞り込んだ名刺情報を一括でダウンロードすることで、顧客リストを素早く作成できます。Microsoft Excelなどを用いて手入力で名刺入力を行う場合、入力ミスなどが生じるだけでなく、作業時間を多く費やしてしまうなどの課題があるため、素早く正確にデータを入力したい場合は先述した入力代行や専用ソフトウェアを活用するのをお勧めします。

まとめ

この記事では、名刺入力を行うメリットや手入力以外での名刺入力方法についてご紹介しました。名刺入力を行い、名刺をデータ化することで、営業活動をスムーズに行えるようになり、より多くの顧客にアプローチできる時間が増えます。一方で、入力代行に依頼する場合や、名刺管理ツールをはじめとした専用ソフトウェアを利用する場合には、それぞれ注意すべき点もあります。この記事が、自社に合った名刺入力方法を検討する際の参考になれば幸いです。