名刺の最適な管理方法は？ アナログ・デジタル名刺の整理のコツを紹介

名刺の管理方法で抑えるべきポイント

ここでは、名刺管理を行う際に押さえておきたいポイントをご紹介します。

名刺に交換日や場所などをメモする

名刺を受け取ったときには、名刺交換日をメモするようにします。名刺交換日を記録しておくことで、その後にアプローチしたり、名刺を破棄したりするタイミングが判断しやすくなります。また名刺交換日以外にも、名刺交換の場所やどのような用件で会ったか、エピソード、担当者の趣味など、次回の接触の機会に活用できそうな情報をできる限りメモしておくことが大切です。

受け取った名刺は素早く整理する

アナログ、デジタルを問わず、受け取った名刺はすぐに整理することが重要です。できる限り、受け取ったその日のうちに名刺をデータ化したり、名刺ケースや名刺ホルダーに収納したりすることがお勧めです。手元に多くの名刺をため込まないように心掛けることで、保存作業も短時間で行えます。名刺を保存する際には、先述した名刺交換日などのメモを残し、適切な場所に収納するようにします。

アナログでの管理の場合は名刺をカテゴリ別に分類する

名刺ケースや名刺ホルダーなどアナログの管理方法の場合は、仕切りやインデックスシールで名刺を分類し、必要な名刺を探しやすくなるような工夫をするのがお勧めです。一般的には企業名や担当者名を五十音順に並べたり、名刺交換日を基に時系列に並べたり、名刺交換した企業の業種別に並べたりする方法があります。名刺の活用目的や、管理しやすい並べ方を決めて、こまめに整理することが大切です。

自社に合った管理方法を見つける

アナログでもデジタルでも名刺管理にはさまざまな方法があります。例えば、名刺を持ち歩く機会が少ない場合は机上に置ける回転式の名刺ホルダー、名刺の枚数が少ない場合はノート、名刺をデータ化し、整理する時間が確保できない場合は代行業者に依頼するなど、営業担当者の状況によって適切な管理方法を検討することが大切です。

保管アイテムを見直して便利なものに変える

すでに名刺保管用のアイテムを使用している場合は、より便利なものがないか見直します。例えば、ファイル型のシンプルな名刺ホルダーの中にも、小さくて持ち運びしやすいものや、リングタイプになっていてページの順番を入れ替えられるものなど、さまざまな種類があります。

また、ボックス型の名刺ケースにすれば、ファイル型のホルダーに比べて名刺の並べ替えがしやすく、五十音順などに整理できるため、名刺を見つけるのが比較的容易になります。中には、探しやすくなるように名刺が斜めに傾く仕様の商品などもあります。アナログだけでなくデジタルの管理方法も含め、より便利なアイテムを検討することが重要です。

名刺の主な管理方法

名刺の管理方法には、大きく分けてアナログで行う方法と各種ツールを用いたデジタルで行う方法があります。

	アナログの管理方法	デジタルの管理方法
特徴	紙の名刺をそのまま保管する	紙の名刺をデータ化して保管する
主な管理方法	・名刺ケース ・ノート ・名刺ホルダー	・Microsoft Excel ・代行業者への外注 ・名刺管理ツール
メリット	・コストを抑えて名刺を管理できる ・名刺の枚数が少ない場合は管理しやすい	・必要な名刺を探しやすく、外出先でも確認しやすい ・社内で共有しやすい ・物理的な保管スペースが不要
デメリット	・枚数が多いと名刺を探すのに時間がかかる ・社内で共有しづらい ・紛失のリスクが高い	・初期費用やランニングコストが高額になる場合がある ・名刺を保管する際にスキャンの手間がかかる

アナログでの主な名刺管理方法では、名刺ケースやノート、名刺ホルダーなどが挙げられます。それぞれコストを抑えて管理しやすいものの、枚数が増えるにつれて名刺を探すのに時間がかかるようになるため、整理の仕方を工夫する必要があります。

また、デジタルの管理方法では、Microsoft Excelや代行業者への外注、名刺管理ツールなどが挙げられます。物理的な保管スペースを必要とせず、外出先でも名刺データをすぐに確認しやすい便利さを持つ一方で、依頼やツール導入にかかる費用が高額になったり、手作業でMicrosoft Excelに入力する際にミスが生じたりする可能性があります。

アナログで名刺をわかりやすく整理して並べる方法

アナログの名刺管理を行う際には、五十音順、業種別、時系列順などに整理して並べるのがお勧めです。それぞれの方法について詳しくご紹介します。

管理方法①　五十音順

アナログな名刺管理で最もオーソドックスなのが、会社名や個人名で五十音順に整理して並べる方法です。この方法で並べておくと、会社名や名前さえわかれば特定の名刺を探すのは難しくありません。また五十音のインデックスをつけておくと、名刺を探す箇所をより判断しやすくなります。会社名で並べる際には、「株式会社」を名前に含むのかどうかなど、ルールを明確にすることが大切です。

この方法は整理がしやすい反面、万が一会社名や個人名を忘れてしまった場合に名刺を探すのが難しくなってしまうというデメリットもあるため、注意が必要です。

管理方法②　業種別

会社名や個人名を思い出せなくなることが多い人には、金融業や建築業などの業種別に分けて名刺を管理する方法がお勧めです。名刺を探す際に、業種がわからないというケースは考えにくいため、特定の業種を順番に見ていくことで探している名刺を見つけられるようになります。

自身がわかりやすいように、「仕入れ先」や「販売先」など業種を自由にカテゴライズすることもできます。また、業種名を五十音順に並べる方法もあれば、やりとりが多い業種から順番に並べる方法などもあり、柔軟な管理が可能です。同じ業種内で、さらに会社名で五十音順に並べるなどすれば、会社名を覚えている際にはより名刺を見つけやすくなります。

管理方法③　時系列順

名刺を受け取った時系列順に整理して並べる方法もあります。受け取った日付を直接名刺に記入するか、付箋でメモを貼るなどして記録すると、過去の業務のスケジュールと照らし合わせることができ、名刺を探しやすくなります。この際、日付がわからなくならないように、受け取った名刺をすぐに整理することが大切です。

また、一時的な保管方法として、名刺を受け取った展示会やイベントごとにまとめるのも便利です。名刺情報を基に営業のアプローチをかける際、いつ、どこで出会った相手なのかが判断しやすくなります。アプローチをかけた後は、先述した五十音順や業種別に改めて整理することもできます。

もらった名刺の管理方法における課題

もらった名刺を管理する上で、企業ではさまざまな課題を抱えている場合があります。ここでは、名刺管理を行う際に生じる課題や、そもそもどのような目的で名刺管理を行えばよいのかをご紹介します。

名刺管理における課題

名刺管理を営業担当者個人に任せている場合、各担当者によって保管の方法や管理方法が異なります。交換したばかりの名刺をすぐにファイリングせずにため込んでいたり、名前順や企業ごとなどに分類せずにファイリングしたりすることで、必要な場面で名刺がすぐに取り出せないケースがあります。名刺を探すのに時間がかかってしまうと、その分顧客にアプローチできる時間も減ってしまうことから、営業活動の機会を逃す恐れもあります。

ほかにも、名刺管理を営業担当者個人で行うことで、顧客情報を把握しているのが名刺所有者本人だけになってしまう場合もあります。急な欠勤や退職などで担当者が代わったときに引き継ぎや情報共有がうまくいかず、営業活動や顧客との関係性に支障が出ることを避けるためにも、顧客情報を社内で共有できる仕組みを整えることが必要です。

名刺管理の目的は人脈の管理

名刺交換によって得た人脈は、新規開拓やナーチャリング（顧客育成）などの営業活動で活用することが求められます。名刺交換の後すぐに自社の顧客とならなかった場合でも、後であらためてアプローチするチャンスが生まれることもあります。顧客から前向きなリアクションが得られなかった場合も、名刺は破棄せず再アプローチのタイミングを待つことが大切です。顧客にならなかった企業もパートナーとして協業したり、新たに別の企業を紹介してもらったりなど、新しい人脈やビジネスの機会となる可能性があるため、名刺交換後は関係の構築を心掛けることが大切です。

不要な名刺の見極め方

社会人が受け取る名刺の数は、多い人で2,000枚を超えることもあるといわれています。そのため名刺を管理する際には、ある程度の基準を決めておき、必要な名刺と不要な名刺に分別することが大切です。

具体的には、現時点で連絡を取っている、もしくは今後連絡を取る予定がある相手か、そうでないかで名刺を分別します。例えば、名刺交換をしてから1回も相手からのアクションがなかった場合や、名刺情報を見ても相手の顔やどのタイミングで名刺を交換したかが思い出せないような場合は、名刺を破棄することも考えてよいでしょう。

管理方法によっては個人情報保護法が適用される

名刺をデータベース化し、簡単に探し出せるような管理方法を用いている場合、個人情報保護法の適用対象となる場合があります。名刺に記載された情報をデータ化してMicrosoft Excelや名刺管理ツールなどで管理している場合が当てはまります。またアナログの管理方法であっても、名刺を五十音順に並べ替えたり、インデックスシールを貼って名刺をカテゴリ別に分類したりしている場合も「個人情報データベース等」に該当する場合があります。

アナログの管理方法は、名刺を持ち歩いたときに紛失や盗難に遭うリスクはあるものの、一度に持ち出せる数が限られるため、情報漏洩が起きた際に一度に漏洩する件数はデジタルの場合に比べて少ない傾向があります。一方、デジタルの管理方法は、名刺情報を1か所に集約するため、個々の名刺を紛失するリスクは軽減されますが、サイバー攻撃などで情報漏洩が発生した場合に、漏洩する個人情報の数が膨大になる恐れがあります。

このように、アナログ、デジタルを問わず、安全に管理するためには情報セキュリティ対策を徹底する必要があります。名刺管理ツールには、あらかじめ情報セキュリティ対策に関する機能が搭載されているものも多いので、どのように対策すべきか迷った場合は、名刺管理ツールを用いたデジタルの管理方法を採用することがお勧めです。

名刺管理ツールはSKYPCEがお勧め

名刺管理ツールでは、名刺交換日や顧客企業に関する情報をメモしたり、タグを付与したりして名刺情報にひもづけることができます。名刺に直接書き込まずとも、スマートフォンでツールに記録できるため、外出先や移動中にも記録できる点も特長です。

営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」は、このような名刺ごとのメモの付与やタグづけ設定に加えて、名刺ごとに営業活動の記録を残せます。営業活動記録を残すことで、自身の振り返りや各案件の進捗状況の社内共有、今後の営業方針の検討などさまざまな場面で役立ちます。

よくある質問

ここでは、もらった名刺の管理方法として、よくある質問にお答えします。

もらった名刺を一時的に保管する場合はどうすればいい？

名刺を一時的に保管する場合には、時系列順に並べておくのがお勧めです。名刺を月や年ごとにカテゴリを分けて名刺ケースや名刺ホルダーに収納することで、名刺を整理する際に不要なものを確認しやすく、「〇月に名刺交換した人に再度アプローチをかける」などの営業活動にも活用できます。名刺を受け取ったら時系列順で一時的に保管し、アプローチが終わったタイミングで五十音順などのカテゴリに分けたホルダーに移動させるといった方法もあります。

名刺の整理はどれくらいの期間で行うべき？

名刺を整理するタイミングとして決まったルールはありませんが、一般的には1年に1度が目安とされています。名刺交換の頻度が高く、多数の名刺を所持している場合は、1年に2回など、自身の状況や名刺の所持数によって調整するとよいでしょう。名刺の整理を行う際は、部署や役職などの情報が更新されていないかを確認し、最新の名刺を受け取っていた場合は、古い名刺を破棄します。

まとめ

この記事では、もらった名刺の管理方法や管理する際のポイントをご紹介しました。名刺の管理方法には、デジタルやアナログを問わずさまざまな方法があります。現在はオフラインでの商談の機会も再び増えつつあるため、名刺を交換する頻度も増加すると考えられます。名刺をもらったままにするのではなく、名刺交換日などを記録し適切な方法で保管することで、営業活動に活用できる可能性も高まるため、記事内でご紹介した管理方法などをぜひご活用ください。