営業リストとは？ 作り方やポイント、お勧めのリスト作成ツールをご紹介

営業リストとは顧客管理リストのこと

営業リストとは、ターゲットとなる営業先の一覧表であり、顧客情報が記載されている顧客管理リストです。顧客の新規開拓において必須の情報といえます。

営業リストに記載する主な内容は、企業名や代表者の名前、住所、電話番号、担当部署名、担当者の名前や役職、メールアドレスなどです。さらに、案件の進捗状況やアプローチの内容、受注確度などを記録しておくと、効果的な営業活動につなげられます。

営業リストは、かつてはエクセルを使って手動で作成・管理するのが一般的でした。しかし最近では、営業リスト作成ツールなどのITツールを使って作成・管理する企業が増えています。

営業リスト作成ツールとは

営業リスト作成ツールとは、営業先企業の情報を自動で収集し、リスト化するツールのことです。手作業で営業リストを作成する場合、情報収集や整理、定期的な更新に多くの時間と労力がかかりますが、これらの業務を自動化することで効率化を図ることができます。

営業リストの必要性

そもそも、なぜ営業リストを作成する必要があるのでしょうか。営業リストを作成するメリットと併せて解説します。

営業活動を効率良く行える

営業リストがあれば、「どこに営業すればいいのかわからない」「どうやってアプローチすればいいのかわからない」といった疑問が少なくなり、効率的に営業活動を進められます。営業リストに記載されている内容が正確、かつ新しい情報であるほど、効率化につなげることができます。

顧客情報を共有できる

営業リストの作成は、顧客情報を社内で共有するのに役立ちます。情報を集約してITツールで管理し、部署内で共有することで、営業担当者が各自で情報を閲覧したり、検索したりできるようになります。それにより、万が一担当者が不在のときでも、別の担当者がスムーズに対応できるようになります。

また、営業に関する情報を効率的に集められるため、ゆとりを持った丁寧な営業活動が可能になり、顧客満足度の向上も見込めます。

アップセルやクロスセルにつながる

営業リストを作成することにより、アップセルやクロスセルにつなげやすくなります。アップセルとは、自社商品の購入を検討中、またはすでに購入・契約した顧客に対して、より上位の商品を提案する営業手法です。一方のクロスセルは、検討・購入している商品とは別の関連商品を紹介し、購入・契約を促す営業手法です。

営業リストの中に、顧客が購入・契約した履歴や推測されるニーズなどの情報を入れておけば、顧客の要望に沿ったアップセルやクロスセルを実施しやすくなります。

データを蓄積できる

顧客企業の担当者名や担当部署などの情報を蓄積していくことで、必要なタイミングで必要な情報を取り出せます。一つのリストにデータを集約しておけば、情報を探し回る手間もなくなります。

また、蓄積されたデータを活用し、営業戦略の立案に役立てることができます。例えば、どのようなアプローチが効果的であったか、どの顧客層が最も反応が良かったかなどを分析することで、より精度の高い営業戦略を構築することが可能です。

営業リストの作り方

営業リストを作成するといっても、どのような手順で進めればいいのか迷ってしまうかもしれません。ここでは、営業リストの作り方を4つのステップに分けてご紹介します。

1. 目的を定める

初めに、営業リストを作成する目的を定めます。自社が抱えている課題をピックアップし、営業リストを作成する目的を明確にすれば、営業戦略が決まります。営業戦略の内容は、チーム内で共有するのがお勧めです。社内で共通認識を持つことにより、チーム一丸となって営業活動を進めることができます。

2. 顧客を絞り込む

次に、ターゲットとなる顧客を絞り込みます。営業リストの中に成約の見込みが薄い顧客が混ざっていると、営業効率が落ちてしまいます。また、営業リストに含まれる件数が多すぎると、確度の高い顧客を取りこぼしてしまうかもしれません。受注につながりやすい顧客に絞り込むことで、営業活動を効率化できます。

3. 情報収集をする

営業リストの基となる情報を収集します。収集方法としては「インターネットでの調査」「名刺情報の活用」「自社Webサイトへのアクセス解析」「販売業者からのリスト購入」などがあります。最も簡単に着手できる手段は、インターネットでの調査です。しかし、費用をかけずにターゲットを探せるというメリットがある反面、企業のWebサイトを1件ずつ確認する必要があるため労力がかかります。

過去に取引のあった企業の担当者の名刺や、展示会やセミナーで交換した名刺を活用するのも一つの手です。せっかく営業担当者が手に入れたのに、引き出しの中で眠っている名刺があるかもしれません。それらを集めれば、営業リストに活用できます。

自社Webサイトへの訪問者をアクセス解析する方法でも、営業リストの作成が可能です。Webサイトを見ているということは、自社の商品・サービスに関心を持っている可能性が高いといえます。アクセス解析をすれば、受注につながる確度の高い顧客の情報を集めることができます。

4. データをリスト化

情報収集が終わったら、データをリスト化します。リスト化の手段としては「エクセルの利用」「顧客管理ツールの活用」「外部業者への依頼」があります。

3つのうち、最も利用されているのはエクセルです。エクセルの機能や関数を使いこなせれば、扱いやすい営業リストを作成することも可能です。ただし、「手入力のため手間や時間がかかる」「社内で共有しにくい」といったデメリットもあります。

また近年増えているのが、顧客管理ツールを活用したリスト化です。代表的なツールとしては、CRMやSFA、名刺管理ツールなどが挙げられます。社内での情報共有や、組織的な営業活動を目的とする場合にお勧めです。

なお、営業リストの作成を外部の専門業者に依頼すれば、社内で作成するよりも精度の高い営業リストが得られ、かつ労力の削減につながります。ただし、「一定の費用がかかる」「情報漏洩のリスクがある」といったデメリットがあります。

質の良い営業リストとは

営業リストは、ただ情報が羅列されているだけでは質が良いとはいえません。効果的な営業活動を行うためのもの、ということを意識して作成することが大切です。ここでは、質が良いといえる営業リストの2つの特徴をご紹介します。

情報の重複がない

重複した情報がない営業リストは、質が良いといえます。仮に情報が重複していた場合、以下のように同じ企業に何度も営業活動を行ってしまい、相手企業に悪い印象を与えてしまう可能性があります。

• DMを同じ企業に何度も送ってしまう
• 一斉メールを送信した際に、同じ企業に複数回メールが届いてしまう
• 同じ企業に何度も営業訪問してしまう

このような状況が何度も起きてしまうと、企業としての信頼を失うことにつながります。また、重複した情報の中で詳細情報などに差異があった場合に、どれが正しいのか判断しづらくなることも考えられます。情報を重複させないためにも、組織内で情報の入力ルールを統一・徹底することが大切です。

ターゲットとする顧客に絞り込めている

先でも述べましたが、ターゲットとする顧客に絞り込めている営業リストを用いると、効率的に営業活動を行うことができます。絞り込めていない営業リストを用いた場合、商材を求めていない顧客にも営業活動を行ってしまい、成果につながらず、営業効率が低下してしまう恐れがあるためです。

また、顧客の絞り込みには十分な企業分析が欠かせません。市場を細分化し、自社の商品やサービスに適したグループを洗い出したり、既存顧客の中で成功しているパターンを分析し、それに基づいて新たなターゲットを選定したりすることが必要です。企業分析には時間を要しますが、効率的に行えるツールなども存在しています。

営業リストを有効活用するためのポイント

営業リストを有効活用するために注意すべきことがあります。ポイントを3つピックアップしてご紹介します。

常に最新のデータに更新しておく

営業リストは、常に最新のデータに更新しておくことが重要です。更新しなければ、「電話をかけてもつながらず、無駄なテレアポが増える」「書類が相手に届かず戻ってくる」「提案が顧客側のニーズに合わない」などの事態が発生し、営業効率が落ちる可能性があります。担当者の異動や会社の移転、顧客の事業戦略の変化などは定期的に反映しましょう。

進捗状況や受注確度を記録する

営業リストに進捗状況や受注確度を記録しておけば、有効活用につながります。営業担当者が案件の進捗状況や受注の可能性を把握できるようにすることで、適切な営業アプローチをしやすくなり、受注の可能性も高まるはずです。

部門全体で情報共有する

営業リストは、部門全体で情報共有することが大切です。「この顧客は誰が担当しているのか？」「いつごろ、どのようなアプローチをしたのか？」といった情報を、部内の全員が把握できる状態にしておきます。情報を共有することにより、上司によるチェックやマネージャーによる営業方針の策定など、組織的な連携がしやすくなります。また、顧客に対してアプローチが重複してしまうといったミスも防止できます。

営業リストの活用による成果を分析し、改善する

営業リストを活用して出た成果を、ITツールを用いて分析し、改善点を見つけて戦略を最適化することも重要です。例えば、メールでアプローチした場合、以下の観点で分析を行うなどが挙げられます。

• メールの開封率は低下していないか
• どのようなカテゴリの顧客のアポイント獲得率が高いか
• 成約件数はいくらか

営業リストとITツールを組み合わせることで、戦略の最適化が行えるとともに、営業リストをブラッシュアップできることにもつながります。

営業リストを作成・管理できるツールの選び方

近年は、ITツールを使って営業リストを作成・管理する企業が増えています。とはいえ、どのような基準でツールを選べばいいか、迷ってしまうかもしれません。ここでは、ツールの選び方を5つの視点に分けて解説します。

目的で選ぶ

どのような目的で営業リストを作成するのかによって、最適なツールは変わります。一般的には、「営業活動の質を高める」「顧客情報を組織で共有しやすくする」「顧客情報をアプローチの状況と併せて管理する」といったことが目的として挙げられます。

情報の精度で選ぶ

営業リストは、情報の精度が重要です。情報が更新されておらず、過去の情報を基に営業活動してしまうと、効率が落ちる原因になります。人事異動や事業戦略の変更など、日々更新される情報が最新の状態で営業リストに反映されるツールを選ぶのがお勧めです。

企業分析力で選ぶ

企業分析力も、ツール選定の重要なポイントです。営業担当者が個人で企業分析しようとすると、かなりの労力がかかります。ツールを使って、見込み顧客の株価情報や事業戦略などを分析できれば、営業効率の向上が見込めます。

操作性で選ぶ

ツールを選ぶ際は、操作性にも留意する必要があります。せっかくツールを導入しても、「操作が難しい」「使い方を覚えるのに時間がかかる」となってしまっては有効活用できません。ツールを導入する前に、誰でも簡単に使えるかどうか、情報を入力しやすいかどうかを確認しておくことが大切です。

絞り込みや自動化などの機能性で選ぶ

機能性も、ツール選定のポイントの一つです。営業リストを作成する際、業種や地域、従業員数などで企業を絞り込めたり、企業リストの作成から営業メールの送信まで自動化できたりなど、便利な機能を搭載しているツールもあります。また、すでに導入しているほかのツールと連携ができるかどうかも、選定のポイントになります。スムーズに運用していくために、ツールの機能性を事前にチェックしておくことが大切です。

営業リストの作成なら名刺管理の「SKYPCE（スカイピース）」

営業リストの作成を手助けしてくれるツールはいろいろありますが、中でもお勧めなのが、名刺管理の「SKYPCE」です。ここでは、営業リストの活用につながる「SKYPCE」の特長をご紹介します。

名刺から情報を抽出して営業リストを作成可能

「SKYPCE」は、紙の名刺をデータ化して一元管理できるツールです。「SKYPCE」を利用すれば、データ化された名刺から情報を抽出し、簡単に営業リストを作成することができます。リストには担当者や決裁者の情報も入力できるため、顧客ごとの効果的なアプローチや受注確度のアップにつなげられます。

顧客情報の共有がスムーズ

「SKYPCE」を使えば、顧客情報を社内でスムーズに共有できます。営業担当者が個別に名刺を管理していると、「同じ顧客に対して別々の営業担当者がアプローチし、重複してしまう」「営業担当者が退職してしまい、人脈が引き継げない」といったトラブルが起こるかもしれません。「SKYPCE」を活用することで、顧客情報を組織全体で確認できるようになり、顧客との信頼関係を壊してしまうようなミスを防ぐことができます。

営業活動を記録・共有できる

「SKYPCE」には、日々の営業活動の状況を活動記録として登録し、組織内で共有できる機能があります。活動記録から必要な情報を絞り込んでチェックすることも可能です。営業担当者本人はもちろん、上司や部門マネージャーも営業活動の状況を把握しやすくなるため、営業活動の振り返りや、営業戦略の検討に役立ちます。

「Salesforce」との連携

「SKYPCE」は、顧客管理システムとして広く使われている「Salesforce」と連携することが可能です。「SKYPCE」でデータ化された正確な名刺情報を「Salesforce」に転送し、自動的に登録・反映できます。

営業リストを活用して、営業活動を効率化しよう

営業リストを作成すれば、「営業活動を効率化できる」「顧客情報を共有しやすくなる」「アップセルやクロスセルにつなげやすくなる」といったメリットがあります。また、近年はITツールを使って営業リストを作成・管理する企業が増えてきました。そこでお勧めなのが、名刺管理の「SKYPCE」です。

「SKYPCE」を使えば、名刺から情報を抽出して簡単に営業リストを作成できます。営業活動を記録、共有できる機能が搭載されているためスムーズな営業管理が可能です。さらに、「Salesforce」と連携することもできます。営業リストを作成して営業活動を効率化したいと考えている方は、ぜひ「SKYPCE」の導入をご検討ください。