営業の手紙の書き方のコツや注意点を例文と併せて徹底解説

営業で手紙を活用すべき理由

営業活動を行う際には、さまざまな手法が用いられます。メールやチャットでのやりとりが主流となった現代でも、手紙によるアプローチは有効です。ここでは、営業で手紙を活用すべき理由についてご紹介します。

決裁権者へ届けられる可能性がある

営業の手紙は、直接決裁権者に届けられる可能性があります。一般的に、テレアポや飛び込み営業では、担当者とのやりとりを介することになり、決裁権者に会えないまま断られてしまうことも少なくありません。対して手紙は、テレアポや飛び込み営業に比べて決裁権者の元へ届きやすく、目を通してもらえる可能性も高い傾向にあるのが特長です。

メールに比べて埋もれにくい

メールボックスには営業メール以外にも、顧客とのやりとりや問い合わせ、社内連絡などのさまざまなメールが日々届きます。そのため、件名がわかりづらく、重要でないと判断されてしまったメールはすぐに埋もれてしまいます。しかし、手紙の場合は物理的に手元に残るため顧客の目にとまりやすく、メールに比べて埋もれにくい傾向があります。さらに、その場では開封してもらえなかった場合でも、ふとしたときに思い出して開封してもらえることがあります。

特別感のある手紙は開封率が高い傾向にある

会社に手紙を送る際は、はがきではなく封筒と便箋を使った手紙を送るほうが特別感があり、相手に開封してもらいやすい傾向があります。量産しやすいはがきに比べて、手紙は「自分に宛てられたもの」だと感じやすいため、顧客に好印象を抱いてもらいやすい点も特長です。実際に手紙を書く際は、印刷ではなく手書きを意識し、ボールペンではなく万年筆などを用いることでさらに丁寧な印象を残せます。

営業の手紙の例文

営業で手紙を書く際の例文を、シチュエーション別にご紹介します。

営業訪問後のお礼の手紙・例文

既存顧客に新サービスを案内する際の手紙・例文

新規顧客を開拓する際の手紙・例文

成約後のお礼の手紙・例文

退職や担当者変更のあいさつの手紙・例文

営業の手紙を書く際に押さえておきたいポイント

営業の手紙を書く際には、いくつか押さえておきたいポイントがあります。次でご紹介する内容を踏まえて手紙を書くことで、顧客により好印象を抱いてもらえることが期待できます。

顧客と同じ役職の差出人を記述する

企業の社長などに手紙を送付する場合は、差出人の名前も同じく自社の社長の名義を記述することで、開封率が高まります。もしアポイントが獲得できて、当日社長が同席できない場合は、「当日は弊社の〇〇と〇〇が出席いたします」と手紙に記述し、商談前に連絡を入れておくことが大切です。社長など、顧客と同じ役職の差出人名を記述することが難しい場合は、部長にお願いするなど、できるだけ近い役職の名前を記述することを意識します。

冒頭に簡単な件名を添える

特に新規開拓営業などで、初対面の顧客に手紙を送付する際は、顧客がひと目見て手紙の大まかな内容を理解できるよう、簡単な件名を添えておくことがお勧めです。ひと目見て顧客が手紙の内容を把握できなかった場合、最後まで目を通してもらえない可能性も考えられます。例えば「弊社サービスのご案内」「弊社商品のご案内に関する面談のお願い」といったように、顧客が理解しやすい件名を心掛けます。

時候のあいさつを記述する

本題に入る前に、時候のあいさつを記述することで丁寧な印象を残せます。特に初対面の相手に送る場合は、必ず時候のあいさつを入れるとよいでしょう。時候のあいさつの中には旧暦に基づくフレーズもあるため、現在の気候や顧客がいる地域の気候なども考慮しながら適切なものを選ぶことがお勧めです。

代表的な時候のあいさつとしては、次のようなフレーズが挙げられます。

1月	・ 初春の候／厳冬の候／寒冷の候 ・ 新たな年が始まりましたが、いかがお過ごしでしょうか。 ・ 初春にふさわしく、穏やかな天気が続いております。
2月	・ 晩冬の候／梅花の候／立春の候 ・ 春の訪れが待ち遠しい今日この頃、いかがお過ごしでしょうか。 ・ 梅のつぼみもそろそろ膨らみ始め、春の訪れが近いことを感じます。
3月	・ 早春の候／春色の候／春分の候 ・ 桃の節句を過ぎ、ようやく春めいてまいりました。 ・ 旅立ちの春を迎え、お忙しい日々をお過ごしのことと存じます。
4月	・ 陽春の候／桜花の候／春日の候 ・ 春風が心地よい今日この頃、お元気にお過ごしのことと存じます。 ・ 桜の便りが聞かれるようになりましたが、いかがお過ごしでしょうか。
5月	・ 残春の候／初夏の候／立夏の候 ・ 新緑の香りが心地よい季節になりましたが、いかがお過ごしでしょうか。 ・ 風薫るさわやかな季節になってまいりました。
6月	・ 梅雨の候／入梅の候／初夏の候 ・ 梅雨明けが待ち遠しい今日この頃ですが、いかがお過ごしでしょうか。 ・ あじさいの色が美しく映える季節となりました。
7月	・ 梅雨明けの候／酷暑の候／盛夏の候 ・ 梅雨も明け、本格的な夏を迎えましたが、いかがお過ごしでしょうか。 ・ 厳しい暑さが続いておりますが、いかがお過ごしでしょうか。
8月	・ 残暑の候／立秋の候／晩夏の候 ・ 立秋とは名ばかりの猛暑が続きますが、お変わりございませんか。 ・ 夏の日差しがまぶしいこの頃、いかがお過ごしでしょうか。
9月	・ 秋晴の候／初秋の候／秋冷の候 ・ 秋の気配が感じられる今日この頃、いかがお過ごしでしょうか。 ・ 厳しかった夏の日差しも、秋風とともに和らいでまいりました。
10月	・ 秋冷の候／仲秋の候／紅葉の候 ・ 秋晴れの空が心地よい季節を迎えましたが、お変わりございませんか。 ・ 空高く広がるうろこ雲に、秋の深まりを感じる今日この頃です。
11月	・ 晩秋の候／初冬の候／深冷の候 ・ 朝夕が冷え込む季節になりましたが　お元気にお過ごしでしょうか。 ・ 秋も深まり、銀杏並木が美しい今日この頃、いかがお過ごしですか。
12月	・ 師走の候／歳晩の候／霜寒の候 ・ 今年も残すところ、あとわずかとなりました。 ・ 年の瀬の寒さが身にしみる季節となりましたが、いかがお過ごしでしょうか。

手紙の目的を簡潔に伝える

手紙にあまりに多くの情報を詰め込んでしまうと文章が長くなり、顧客が飽きて読むのをやめてしまう可能性もあるため、冒頭の3行で顧客の目を引く文章を作ることを心掛けます。そのために、自己紹介や手紙を送った経緯、手紙の目的は冒頭で簡潔に述べ、顧客がすぐに理解できる文章を作成します。「株式会社〇〇の△△△△と申します。このたびは、貴社のWebサイトを拝見し、～～～～の点で弊社がお力添えできるのではないかと思い、お手紙をお送りいたしました」など、端的に手紙の目的を伝えることが大切です。

読み手に合わせた内容を意識する

顧客企業のWebサイトやニュース記事、SNSアカウントなどを確認し、顧客がどのようなことに関心を抱いているのか、どのような事業に今後取り組もうとしているのかなどを理解した上で文章を作成することで、顧客に「自社のことを思って書いてくれている」と好印象を抱いてもらいやすくなります。例えば、「貴社のWebサイトにて、〇〇事業に力を入れておられることを拝見しました」といった書き方ができます。ほかにも、出身地など自身と顧客に共通の話題があった場合は、「私も〇〇様と同じ〇〇県の出身です」など記載することで、親近感を抱いてもらえる可能性があります。

会って話したい気持ちを伝える

手紙を書く際には、「〇〇様の書籍を拝読し、～～～という思いに強く共感いたしました」「貴社Webサイトの〇〇の理念に感銘を受けました」など、「私はあなたのファンである」という気持ちが伝わるひと言を添えるのもお勧めです。「ぜひ私の話を聞いてください」ではなく「あなたの話をもっと聞かせてください」という意識でアプローチをすることで、アポイントにつながりやすくなることも期待できます。

冒頭から自社のアピールをしない

冒頭から自社の実績や商品、サービスについてアピールするような、売り込み要素の強い文章を作成してしまうと、一般的なダイレクトメールと大差のない内容になってしまいます。手紙を書く際は、冒頭から売り込まないよう意識し、まずは手紙の目的を述べ、顧客企業や手紙を送る相手について共感する部分や感銘を受けた部分など、相手に寄り添った内容を記述することを心掛けます。

実績を述べる際は数字を用いる

提案する商品やサービスについてアピールするときは、メリットや機能だけではなく、導入者数や改善率などの実績を添えることで信頼性が増します。このとき、「多くの企業にご利用いただいております」だけでなく、「これまで〇〇社にご利用いただき、〇割のお客さまが継続利用してくださっています」といったように具体的な数字を用いることで、より説得力のあるアピールができます。さらに、企業のWebサイトなどで公開していないデータや数字を盛り込んだり、顧客が興味を持つデータについて言及したりすることで訴求力を高められます。

締めくくりの言葉にも気を遣う

手紙の最後は、文章の内容に合わせて、相手を思いやる気持ちや感謝の気持ちなどを表せるフレーズで締めくくります。締めくくりの言葉にも気を遣うことで、顧客の記憶にも残りやすくなることが期待できます。ただし、打ち合わせのお願いをする旨の手紙を出す場合は、締めくくりの言葉だけではなく、今後連絡する予定の日時や、打ち合わせの可否について確認する文章も加えることが大切です。このようなひと言を添えることで、スケジュール調整をスムーズに進められます。

営業の手紙を成功させるためのコツ

営業の手紙をきっかけに顧客との新たなつながりを得るためには、手紙の文面以外でも、次のような点について配慮することをお勧めします。

レターセットを用いる

顧客の目にとまり、開封してもらえる手紙を目指すためには、一般的な封筒を用いるよりも、封筒と便箋がセットになったレターセットを用いることがお勧めです。一般的な封筒だと、ほかの郵便物や他社からの手紙に紛れてしまう可能性も考えられますが、レターセットで特別感を演出することで、差別化を図り目立ちやすくなります。なお、はがきは不特定多数に内容を見られる可能性があり、手紙の内容によっては顧客が不快に感じる場合もあるため、基本的にはレターセットを用いるよう心掛けます。

特別感のある便箋や切手を選ぶ

便箋は、顧客が手紙を開封したときに、高級感が伝わるものを選ぶのがお勧めです。特に和紙の便箋は高級感が感じられ、筆ペンや万年筆で文章を書くことでほかの手紙との差別化も図りやすくなります。切手も、季節が感じられるものや顧客に合わせたものを選ぶことで、好印象を残せる可能性があります。

長期的な目で結果を追う

手紙は、送ってもすぐに結果に結びつくことは少なく、顧客との距離を少しずつ縮めることでアポイントの獲得や受注、長期契約に寄与するものです。そのため、すぐに結果が得られない場合も諦めず、改善点を見いだしながらブラッシュアップを繰り返すことが重要です。

顧客との関係構築を目的とする

営業活動の一環として手紙を書く場合は、アポイントや受注の獲得が目的となり、自社の商品やサービスを売り込むための手段として捉えてしまい、売り込み要素の強い文章になってしまいがちです。手紙を書く際はまずは顧客との関係構築を目的とし、相手の心をつかみ、距離を縮めることを意識することが大切です。

手紙の送付後に電話をかける

手紙を送付してから数日後に、フォローの電話をかけることでアポイントの獲得を後押しできる可能性があります。あらかじめ手紙を送っておくことで、電話をかけた際に「先日お手紙をお送りした件でお電話をいたしました」と言えるため、本人に電話をつないでもらいやすくなります。また、本人に手紙を読んでもらえたかをヒアリングすることで、より開封してもらいやすい手紙の出し方や、顧客が興味を持ちそうな内容などについて改善点を得やすいため、フォローの電話をかけることはお勧めです。

営業の手紙を書く際の注意点

営業で手紙を書く際に注意すべき点は、次のとおりです。

はがきで送る方が好ましい場合もある

営業の手紙は封書で送るのが一般的ですが、次のような場合は、はがきで送る方が好ましいとされています。

• 暑中見舞い
• 寒中見舞い
• 年賀状
• 取り急ぎのお礼状

はがきは封書の略式であり、カジュアルな印象を与えるため、暑中見舞いなどの季節のあいさつははがきで送ることで親しみやすさが感じられます。取り急ぎのお礼状を送る際ははがきで送っても失礼にはあたりませんが、後日、封書で改めてお礼の手紙を送ったり、対面で会った際にお礼を伝えたりすることが大切です。

PCで下書きしてから手紙を書く

手紙を書く際には、誤字脱字や誤った情報を記述してしまわないよう十分に注意する必要があります。メールであれば誤って入力してしまった箇所も簡単に修正できますが、手書きの場合は基本的には修正テープなどは用いず、新しい便箋で最初から書き直す必要があります。時間や労力を費やしすぎてしまわないよう、あらかじめ記述する文章をPCやスマートフォンで下書きし、下書きを見ながら手書きすることもお勧めです。

まとめ

この記事では、営業において手紙をお勧めする理由や、書く上でのポイント、注意点などをご紹介しました。手書きの手紙は、ダイレクトメールに比べて熱意が伝わりやすく、関係構築に役立つことが期待できます。関係を深めたい顧客に手紙を送ってみたいという方は、この記事でご紹介したコツや例文をぜひご活用ください。