展示会後のお礼メールの書き方を例文と併せて解説

展示会後にお礼メールを送る目的

展示会で自社のブースに訪問してくれた来場者に対しては、展示会後にお礼メールを送るのが一般的です。なぜ展示会後にお礼メールを送るのか、メールを送る目的は次のとおりです。

リードナーチャリングで商談につなげる

お礼メールを送るメインの目的は、リードナーチャリングです。展示会では多くの来場者がブースに訪れるため、名刺交換の機会も増え、多くのリード（見込み客、自社の商品やサービスを利用する可能性のある顧客）を獲得できます。これらのリードをナーチャリング（顧客育成）して自社への関心度を高め、商談へつなげるための最初のステップとして、お礼メールを送信します。お礼メールで自社のブースを思い出してもらい、リードにとって有益な情報や資料を提供したり、定期的に自社に関する情報をメールマガジンとして配信したりすることで、リードの関心度を高めることが期待できます。

問い合わせや資料請求などのアクションを促す

展示会後のお礼メールは、自社に興味を持った来場者からの問い合わせや資料請求、見積もりなどのアクションを促す役割を果たします。一度お礼メールを送ることで、来場者から自社へのアクションを起こす心理的なハードルが下がるため、メールの本文には問い合わせフォームや資料請求フォームなど、来場者のアクションにつながりやすい導線をつくることが大切です。また、一般的には通常のメールマガジンよりも展示会後のお礼メールの方が、開封率が高い傾向があります。そのため、展示会の来場者に伝えたい内容やアピールしたい内容は積極的に本文に盛り込むことをお勧めします。

自社のことを思い出してもらう

展示会の来場者は、1日に多くのブースを訪問します。そのため、ブースに訪れた際に興味を持ったとしても、ほかのブースを回るうちに記憶が薄れてしまう場合もあります。このとき、展示会後にお礼メールを送ることで自社のブースや展示内容を思い出してもらい、リードを逃してしまうリスクを防ぎます。お礼メールであらためて自社への印象を強めてもらうためにも、展示ブースの内容やブースでは説明しきれなかった内容などをメールの中で説明することが大切です。来場者がさらに自社に対して興味を持ってくれるお礼メールを作成するポイントは、後ほどご紹介します。

来場者の記憶に残るお礼メールの作り方

来場者の記憶に残り、自社への関心度が高まるメールを作るポイントは、次のとおりです。

24時間以内に送信する

多くの企業ブースの中から自社のブースを思い出してもらうためには、なるべく早くお礼メールを送信することが大切です。日にちが空いてしまうと、さらに来場者の記憶が薄れてしまい、メールを読んでもブースでどのような話をしたのか思い出せなくなる場合があります。お礼メールはできるだけ展示会の当日中か24時間以内に送り、遅くとも2～3営業日以内に送ることを心掛けます。

来場者の目を引く件名をつける

ほかの企業も同様に、来場者に自社のブースを思い出してもらうためにお礼メールを送信します。そのため、来場者には同じタイミングで何通ものお礼メールが届く可能性があり、自社のメールが埋もれてしまうことも考えられます。数多く届くメールの中から自社のメールを開封してもらうためには、最初に目に入るメールの件名を工夫することが大切です。簡潔にわかりやすくまとめたり、来場者にとってお得な情報を記載したりするなど、ひと目で興味を引く件名を意識します。

自社ブースをイメージできるひと言を添える

展示会で多くのブースを回った来場者は、ブースの詳細まで覚えていないことがほとんどです。お礼メールで自社について思い出してもらうためには、展示会のブースをひと言で表せるキャッチコピーをメールに添えるのもお勧めです。キャッチコピーを作成することで、展示会ブースのレイアウトや展示内容を考える際にも役立つため、展示会への出展を決めた段階で展示ブースのキャッチコピーを考案しておくことが大切です。キャッチコピーを作成する際は、どのような人に向けた展示か、自社で何を解決できるか、他社と異なる要素は何かなどを意識すると、来場者に自社をイメージしてもらいやすくなります。

来場者がメリットを感じる特典をつける

来場者が自社に魅力を感じ、問い合わせなどのアクションを引き起こすためには、来場者にとってメリットとなる特典を提示することもお勧めです。例えば、「〇月〇日までオプション機能が無料」「来場者限定で1か月の無料トライアル」など、特典内容をメールの件名や冒頭など目に入りやすい位置に記述することで、来場者がアクションを起こしやすくなります。特典をつける際は、「来場者限定」などお礼メールを受け取った人のみが得られるといった限定的な内容にすることで、さらに来場者の関心度や購買意欲を高められる可能性があります。

来場者の関心度に合わせた文面を作成する

ブースの来場者には、ただ立ち寄って資料をもらっただけの人や、説明を聞きに来た人、強い興味を示した人などさまざまな温度感の人がいます。お礼メールを送る際は、全員に同じ内容の文章を送るのではなく、来場者の温度感に合わせて文面を調整することが大切です。そのため、展示会で名刺交換を行ったり、アンケートに回答してもらったりした場合は、どのくらい自社に関心を寄せているかをメモしておき、関心度に合わせてセグメント分けをするとメールを送りやすくなります。

アクションを促すCTAを設置する

お礼メールを送るだけで終わらず、来場者のアクションを促すようCTA（Call To Action）を設置することも重要です。CTAとは例えば、自社のホワイトペーパーの配布URLや来場者に役立つ情報を掲載したメディアのページURL、問い合わせフォームや見積もり依頼フォームなどのことで、来場者の関心度に合わせて設置する必要があります。関心度が低かった来場者に対しては、自社にさらに興味を持ってもらえるよう情報提供ができる資料や記事を紹介するページへのCTAを設置し、関心度が高い来場者に対しては、なるべく早く商談へつなげるために見積もりや問い合わせができるフォームへのCTAを設置するのがお勧めです。

メール配信解除フォームも設置する

お礼メールを送った来場者に、メールマガジンなどを定期的に送信する企業も多いのではないでしょうか。メールマガジンなどを送信する際は、メール配信解除フォームも設置することが大切です。メールの配信を停止したいと考えた来場者がいた場合に、配信解除フォームが設置されておらず、メールを受け取り続けなければならなくなったことで、自社に対して不快感を抱く恐れがあります。来場者と良好な関係を維持するためにも、メール配信解除フォームは、メールの末尾などに明示することが大切です。

展示会後のお礼メールの送信手順

展示会後のお礼メールを送る際には、次のようなステップで進めます。展示会へ出展する前に行う内容もあるため、併せてご確認ください。

展示会前にセグメントを作成しておく

展示会の前に、まずは当日獲得したリードをどのように分類するか、セグメントを作成します。例えば、自社への関心度が高く、商品やサービスの必要性を感じている「今すぐ客」、自社への関心度は高いものの、商品やサービスの必要性を感じていない「そのうち客」、商品やサービスの必要性を感じているものの、自社への関心度が低い「お悩み客」、自社への関心度も低く、商品やサービスの必要性も感じていない「まだまだ客」に分類できます。主に、「今すぐ客」にはすぐに商談へつなげられるようなメールを作成し、「そのうち客」や「お悩み客」、「まだまだ客」には、関心度や購買意欲を少しずつ高められるよう意識したメールを作成します。

展示会前にメールの文面を作成する

展示会後には、来場者の記憶が残っているうちにメールを送ることが大切です。展示会が終わってからセグメント別にメールを作成する場合、時間が掛かってしまい他社に後れを取ってしまったり、来場者の興味が薄れてしまったりすることがあります。そのため、展示会が始まる前にあらかじめメールを作成しておきます。「今すぐ客」に対しては商談の申し込みや見積もりフォームを記述して継続的にフォローし、関心度や購買意欲を高める必要のある「そのうち客」や「お悩み客」、「まだまだ客」には自社の成功事例やホワイトペーパーなどのページへ誘導するのがお勧めです。

展示会後にメールを送信する

展示会が終わったら、なるべく早く来場者にメールを送信します。1通ずつ送信すると多くの時間を要してしまうため、メールを一斉送信できるSFA（営業支援システム）やCRM（顧客関係管理）、名刺管理ツールといったメールを一斉送信できるツールを活用するのがお勧めです。

アフターフォローを行う

お礼メールを送信した後は、アフターフォローも欠かさずに行います。「今すぐ客」が商談の申し込みや見積もり依頼を出した際は、営業担当者へ引き継ぎ、展示会で話した内容や顧客情報を共有します。アクションを起こさなかったリードに対しても、継続的にイベントの告知やホワイトペーパー、ブログ記事の紹介など、リードにとって有益な情報を共有することで、徐々に関心度を高めることが期待できます。このとき、それぞれのリードが何に興味を持つか仮説を立てながらメールを作成することが大切です。

展示会後のお礼メールの書き方

ここでは、展示会後のお礼メールの具体的な書き方をご紹介します。

件名、タイトル

お礼メールの件名では、ひと目で自社のことだと理解できるよう工夫する必要があります。そのため、「【株式会社〇〇】ブースご来場のお礼【〇〇展示会】」など、企業名や展示会名、担当者名などを記載すると、どの企業から何の用件でメールが送られてきたかがひと目で認識できます。

宛名

冒頭には、来場者の名刺に書かれている企業名と名前を記述します。このとき、名刺管理ツールなど一斉にメール配信できるツールを使用する際は、宛名部分のみを自動で任意の情報に変更できる、差し込み機能を活用するのがお勧めです。

自己紹介

メールの書き出しでは、「どの企業の誰から届いたメールなのか」を明示できるよう、自身の企業名と名前を記述します。展示ブースで名刺交換した担当者とは別の担当者がメールを送信する場合は、「〇〇に代わってご連絡いたします」や「カスタマーサポート担当の〇〇と申します」など、なぜ別の担当者からメールが届いたのかが理解できるように簡単な自己紹介を添えることをお勧めします。

営業支援 名刺管理サービスの「SKYPCE（スカイピース）」では、受け取った名刺をスマートフォンからスキャンし、簡単に名刺情報をシステム内に登録できます。登録した名刺情報を基にメールを送信する際は、「イベントメール配信」機能で名刺所有者を差出人名として一斉送信することもできます。

ブース来訪のお礼

展示会後のお礼メールでは、まずはブースへ訪問してくれたことへの感謝の気持ちを述べます。例えば、「このたびは弊社ブースにお立ち寄りいただき、誠にありがとうございました」や「本日は弊社ブースにお越しいただき、ありがとうございました」などの書き方ができます。

本文

お礼を記述した後は、メールのメインとなる本文を作成します。基本的には展示会で紹介した自社の商品やサービスに関する内容のリマインドを、長くなりすぎないよう簡潔にまとめます。このとき、来場者ごとにブースで話した内容についても触れることで、「自分のことを覚えてくれている」と好印象を抱いてもらえる可能性があります。そのため、展示会で名刺交換やアンケートを行った際は、裏面にブースで話した内容や来場者から質問されたことなどをメモしておくと役立ちます。

商品やサービスに関する資料を送付したい場合は、直接メールに添付するのではなく、ダウンロードページのURLを記載するのがお勧めです。受信側の設定によっては、見知らぬ相手からの添付ファイルつきメールをブロックしてしまい、メールが届かない場合があります。なお、短縮URLやリダイレクトが行われるURLは迷惑メールと判断される原因にもなるため、併せて注意が必要です。

結びの言葉

メールの締めくくりには、「ぜひ貴社のお力になれればと存じます」や「今後も貴社の事業をサポートできる情報をご共有できればと存じます」など、「今後も関係を維持したい」という意思が伝わるひと言を記述します。来場者を気遣いながら、前向きな表現ができるよう意識することが大切です。

署名

メールの末尾には署名を挿入します。署名には、自社の企業名と名前、電話番号やメールアドレスなどの連絡先を記述します。このとき、電話番号やメールアドレスといった連絡先は、すぐに連絡が取れるよう会社共通のものや自身のスマートフォンのものなど複数記述することをお勧めします。

SKYPCEでの「イベントメール配信」機能では、署名欄などの定型文に各担当者からの簡単なメッセージを追加で添えることができます。来場者ごとに文面を変えたひと言を添えることで、丁寧な印象を与えやすくなります。

基本的なお礼メールの例文

先述した書き方を踏まえた、基本的なお礼メールの例文は次のとおりです。ここから来場者の関心度や会話内容に合わせて、内容に少しずつ変化を加えます。

展示会後のお礼メールの例文

ここでは、展示会のブース主催者が送るメールと、来場者が主催者に送るメールの例文をご紹介します。

ブース主催者が送るメール・例文

ブース主催者が送るメールの例文は、次のとおりです。ここでは、商談につなげる来場者「今すぐ客」と、継続的にフォローアップし関心度や購買意欲を高める必要のある来場者「そのうち客」「お悩み客」「まだまだ客」への例文などをそれぞれご紹介します。

確度が高い「今すぐ客」へ送るメール・例文

確度が低い「そのうち客」「お悩み客」「まだまだ客」に送るメール・例文

特典を提供する場合のメール・例文

来場者が送るメール・例文

ブースを訪れた来場者がお礼メールを受け取り、返信する際の例文は次のとおりです。

展示会で獲得した顧客情報は名刺管理ツールで管理

展示会では、顧客情報となる多くの名刺を獲得できますが、ファイルや名刺ホルダーなどアナログの方法で管理している場合、枚数が増えるにつれて難しいと感じる方も多いのではないでしょうか。また、営業担当者ごとに名刺を管理していた場合、社内にある人脈を共有できず、適切なタイミングでのアプローチの機会を逃してしまったり、営業活動の属人化が進んで営業担当者一人ひとりへの負担も増えたりする可能性があります。

このとき、名刺管理ツールを活用することで、営業担当者が受け取った名刺を社内で一元管理できるようになります。名刺情報を社内で一つのシステムに集約することで、社内のあらゆる従業員が顧客情報を常に確認できるため、営業活動の属人化を防げるだけでなく、名刺交換後の営業アプローチも適切なタイミングで行えるようになり、成約率の向上に寄与します。

SKYPCEでは、展示会で獲得した名刺の情報から 役職などの情報に変化があった場合、新しい名刺が登録された際に自動で更新されます。名刺情報を常に最新の状態に保つことで、営業アプローチや経営方針の判断に役立てることができます。

まとめ

この記事では、展示会後のお礼メールを書く際のポイントや書き方、例文などをご紹介しました。お礼メールを書く際は、来場者の自社に対する関心度や購買意欲によって内容を工夫することが大切です。すぐに商談へつなげるべき来場者へのメールや、継続的にアフターフォローを行う来場者へのメールなどを作成する際は、記事内でご紹介したケース別の例文をぜひご活用ください。