「ご不便をおかけして申し訳ございません」の意味や言い換え表現を例文と併せて解説

「ご不便をおかけして申し訳ございません」の意味

「ご不便をおかけして申し訳ございません」は、「便利でないこと」「都合が悪いこと」を意味する「不便」を丁寧に表した「ご不便」に、「かける」を丁寧に表した「おかけ」、謝罪の表現である「申し訳ございません」を組み合わせた敬語表現です。

主にビジネスシーンを中心に、相手に対して不便や面倒をかけてしまう際に用いられる表現で、すでに不便をかけてしまった後に「このたびはご不便をおかけして申し訳ございません」と謝罪したり、あらかじめ相手に不都合が生じることがわかっている場合、「ご不便をおかけして申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします」といったように、事前に断りを入れるかたちで使うこともできます。

「ご不便をおかけして申し訳ございません」を使う対象

「ご不便をおかけして申し訳ございません」は敬語表現のため、主に上司や先輩などの目上の人や取引先に対して使われます。先述のとおり、相手に謝罪をするときや、不便をかけることに対して、事前に断りを入れるときに使われる表現ですが、「〇〇の影響により、〇〇の納品に遅れが生じます。ご不便をおかけして申し訳ございません。今後のスケジュールについては、〇〇のとおりに進められればと存じます」といったように、「不便をかける原因」「不便をかける内容」「不便をかけることへの対策や今後の対応」についてそれぞれ記述することで、相手に謝罪の内容を理解してもらいやすくなるだけでなく、「丁寧な対応だ」という印象を抱いてもらえる可能性があります。

「ご不便をおかけして申し訳ございません」を使う場面・使い方

「ご不便をおかけして申し訳ございません」は、ビジネスメールやビジネスチャット、口頭でのコミュニケーションなどさまざまな場面で使用できます。主に使われる場面や使い方は、次のとおりです。

メンテナンスや休暇のお知らせをするとき

定期メンテナンスで取引先が自社のサービスを利用できない時間帯が発生したり、休暇の取得によって取引先からの連絡や対応が遅れてしまったりすることが想定され、相手に不便をかける場合に用いられます。例えば、「〇月〇日の〇時～〇月〇日の〇時まで定期メンテナンスを行います。メンテナンス期間中はサービスがご利用いただけません。ご不便をおかけして申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします」「〇月〇日～〇月〇日まで夏季休暇を取得しており、ご連絡が遅れる場合がございます。ご不便をおかけして申し訳ございません」といった使い方ができます。

システムの不具合が発生したとき

自社の商品やサービスのシステムに不具合が発生した際のお知らせとして用いられます。「現在、弊社のサービスの〇〇がご利用できない不具合が発生しております。ご不便をおかけして申し訳ございません」など、急なトラブルが起きた際の謝罪としてよく使われます。なお、トラブルが解消した旨を連絡する際も相手を気遣い、解決の報告と併せて「このたびはご不便をおかけして申し訳ございませんでした」「ご迷惑をおかけして申し訳ございませんでした」などの謝罪の言葉をあらためて添えることが大切です。

取引先に不便をかけたとき

スケジュールの遅延や自身のミス、対応の不備などで相手に不便をかけたときの謝罪として用いられます。例えば、「〇〇の影響により、〇〇のスケジュールが3日ほど遅れます。ご不便をおかけして申し訳ございません」「このたびは私の不手際により、ご不便をおかけして申し訳ございません」などの使い方ができます。自身のミスによって相手に謝罪をする場合は、「ご不便をおかけして申し訳ございません」と併せて今後の対応策などを添えることで、相手に誠意を示すことができます。

「ご不便おかけして申し訳ございません」は誤り？

「ご不便をおかけして申し訳ございません」はビジネスシーンを中心によく使われる表現ですが、「を」を省略し、「ご不便おかけして申し訳ございません」と表すケースも見られます。一般的には、「ご不便おかけして申し訳ございません」としても相手には意図を理解してもらえることが多いため、誤りではないといえます。しかし、丁寧な表現ではあるものの、「を」を省略しているため「ご不便をおかけして申し訳ございません」の方がかしこまった表現であるといえます。ビジネスメールで用いる場合や、かしこまった場面では「を」を省略せずに用いることをお勧めします。なお、助詞である「を」を省略したり、「見られる」を「見れる」と表現する「ら抜き言葉」を使ったりすることで、場合によっては相手に間違った意図で伝わってしまう可能性があるため注意が必要です。

「ご不便をおかけして申し訳ございません」を使うときの注意点

「ご不便をおかけして申し訳ございません」を使うときの注意点は、次のとおりです。

相手に不便をかける内容まで説明する

「ご不便をおかけして申し訳ございません」を使用する際は、相手に不便をかける内容を明確に示すことが大切です。例えば、「〇〇のメンテナンスにより、サービスが一時的に利用いただけなくなります。ご不便をおかけして申し訳ございません」「〇〇の遅延により、〇〇を期日どおりに納品できない可能性がございます。ご不便をおかけして申し訳ございません」のように、相手に不便をかける内容まで具体的に示すことで相手が理解しやすくなり、認識の相違を防げます。

使うタイミングに注意する

「ご不便をおかけして申し訳ございません」を使うタイミングが遅すぎると、相手に不信感を抱かせることにもつながるため、あらかじめ不便をかけることが決まっている場合は事前連絡を行います。不測の事態で相手に不便をかけてしまった場合は、速やかに謝罪の連絡を入れ、解決したタイミングでもあらためて謝罪の言葉を述べることが大切です。

「ご不便をおかけして申し訳ございません」を相手に送るときの例文

ここでは「ご不便をおかけして申し訳ございません」を用いたビジネスメールの例文を、シチュエーション別にご紹介します。

休暇の連絡をする際のメール・例文

定期メンテナンスのお知らせをする際のメール・例文

緊急トラブルが発生した際のメール・例文

ミスにより相手に不便をかけた際のメール・例文

「ご不便をおかけして申し訳ございません」の言い換え表現

「ご不便をおかけして申し訳ございません」と同様に使える類語や言い換え表現は、次のとおりです。

お手数をおかけして申し訳ございません

「お手数をおかけして申し訳ございません」は、「他人のためにかける手間」を意味する「手数」を丁寧に表した「お手数」を用いたフレーズです。「ご不便」と同様に相手に手間をかけさせてしまった場合や、労力を費やしてもらう場合に使用できます。「お手数をおかけして申し訳ございません」は、謝罪だけでなく、相手が自分のために手間をかけてくれたことへの感謝を示す場面でも用いられます。

ご迷惑をおかけして申し訳ございません

「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」は、「相手が不利益を受けたり、不快に感じたりすること」を意味する「迷惑」を用いたフレーズです。「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」は「ご不便」や「お手数」と同様に、主に謝罪や事前に断りを入れる場面で使われますが、「このたびは多大なご迷惑をおかけして申し訳ございません」など、より深く謝罪をする場面にも使用できます。

「ご不便をおかけして申し訳ございません」の英語表現

「ご不便をおかけして申し訳ございません」は、英語では次のような書き方で表せます。

「We apologize for」は「～に対して謝罪する」、「inconvenience」は「不便」、「cause」は「引き起こす」を意味します。主語は「I」ではなく「We」を使うことで、会社・組織として謝罪していることを表します。「We apologize for any inconveniences this may cause.」で、「（我々は）あなたに起こった不便についておわびします」という意味になり、「ご不便をおかけして申し訳ございません」と同様の使い方ができます。

「I am sorry for」は「～について申し訳なく思う」、「trouble」は「迷惑」「面倒なこと」を意味します。「We」を主語に使った1つ目の例とは異なり、こちらの例では個人的な謝罪として「I」を使用しています。「I am sorry for causing you trouble.」で「あなたに迷惑をかけて（私は）申し訳なく思う」という意味になり、「ご不便をおかけして申し訳ございません」と同様の使い方ができます。

まとめ

この記事では、「ご不便をおかけして申し訳ございません」の意味や使い方、例文などをご紹介しました。主に謝罪や事前に断りを入れる際によく使われるフレーズですが、不便をかける内容を説明したり、使うタイミングに気をつけたりするなど、注意点もあります。言い換え表現も複数あるため、記事内でご紹介した表現や例文などを場合に合わせてご活用ください。