展示会の名刺管理で商談率アップ！ 名刺管理ツールの活用が最適な理由

展示会から商談率をアップさせるコツ

展示会で接点を持った見込み顧客にアプローチし、商談率をアップさせる最大のポイントは、できる限り早く電話やメールなどでアフターフォローを行うことです。できれば展示会の翌日、遅くとも2、3日のうちにフォローを入れることをお勧めします。なぜなら、展示会から日数がたてばたつほど、自社に関する顧客の記憶は薄れてしまうからです。せっかく展示会で良い反応が得られても、日にちがたつとだんだん相手の熱も冷めてしまいます。そうならないように、展示会後は可能な限り早く連絡を入れてフォローするよう心掛けることが重要です。

展示会後のよくある課題

前述したように、展示会後はできるだけ早く顧客にフォローの連絡を入れて、商談につなげるのが理想です。ただ、実際にはそう簡単ではなく、さまざまな課題に直面することも少なくありません。展示会後のよくある課題について解説します。

名刺管理が大変

まず、最もよくある課題として、名刺管理の大変さが挙げられます。展示会は大量の名刺を取得できるのがメリットで、展示会後にはその名刺を基に連絡を入れて、商談へとつなげるのが一般的です。そのため、展示会で入手した名刺はしっかりと管理する必要があります。しかし、手作業で名刺管理を行うと時間がかかり、展示会後すぐに顧客のフォローをするのが難しくなってしまいます。特に、出展規模が大きかったり、会期が長期間に及んだりすると、誰がどの名刺を持っているのかもわからない状態に陥ってしまい、適切なアフターフォローがさらに難しくなります。

名刺の入力に労力がかかる

名刺を紙のままファイリングするなどして保管しただけでは、情報を後から検索することが難しく、チームへの共有もできません。そのため、名刺情報を有効活用するためには、データ化が不可欠です。しかし、名刺の情報をデータ化して企業ごとに整理し、交換時に話したことや温度感などを個別にまとめるというのは労力がかかります。入力すべき情報には、「名前」「社名」「肩書」「部署名」「メールアドレス」「電話番号」など多数あり、仮に1人で500枚の名刺情報を入力しようとすると、数日はかかる可能性があります。また、手入力の場合は、情報の抜け漏れや記入ミスも発生しがちです。そのため、展示会後すぐに顧客のフォローを行うことも困難になります。

展示会後の適切なマーケティングがしづらい

展示会後のよくある課題として、適切なマーケティングのしづらさも挙げられます。展示会後にはできるだけ早く顧客にフォローを入れるべきですが、すべての顧客に対して同じようにフォローを入れればいいわけではありません。自社の商品・サービスに興味を持ってくれている顧客や、決裁権を持っている顧客に対しては手厚くフォローすべきですし、それほど興味を持ってくれていない顧客に対しては、まずはメールマガジンやダイレクトメールを送るなどの軽いフォローから始めるべきです。こうした適切なマーケティングは、単に名刺をデータ化するだけでは判断が難しくなります。

営業が難しい

前述した顧客ごとの適切なマーケティングを実施するには、名刺交換した際の手応えや顧客の印象を記録しておく必要があります。しかし、そういった情報が、交換した名刺に書かれたメモや、対応した現場の担当者の記憶にしか残っていない場合、その情報を社内で共有することができず、営業担当者がアプローチできません。そのため、せっかく手に入れた顧客情報を営業活動に生かせず、展示会への出展が思うような結果につながらない恐れがあります。

展示会後の名刺管理には名刺管理ツールが最適な理由

展示会後にできるだけ早く、顧客に応じた適切なマーケティングやフォローを行うためにお勧めしたいのが、名刺管理ツールです。特に、営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」は、名刺のデータ化やアフターフォローに関する課題を解決する機能を備えており、最も有効なツールの一つといえます。ここでは、具体的な「SKYPCE」の特徴について解説します。

スキャナー、複合機でまとめて登録できる

「SKYPCE」に名刺情報を登録する際、1枚ずつ情報を手入力する必要はありません。「SKYPCE」にはスキャナーや複合機を使用し、名刺を一気にスキャンして自動で登録する機能が搭載されています。手入力では数日かかるような量の名刺であっても、「SKYPCE」とスキャナーを組み合わせれば、迅速にデータ化が可能です。「SKYPCE」に登録した名刺情報はOCR（光学的文字認識）による自動入力だけでなく、オペレーターが確認・修正を行うため、誤字などの入力ミスが起きません。そのため、メール配信や発送作業でのトラブルを防ぎ、業務の効率を高められます。

スマートフォンですぐに撮影・登録できる

「SKYPCE」は、スキャナーや複合機がなくても名刺のデータ化が可能です。専用のスマートフォンアプリには、名刺を写真に撮ることでデータ化・登録できる機能が搭載されており、展示会場など外出先であっても迅速に名刺情報のデータ化が行えます。

お客様との接点を持つ従業員がすぐ見つかる

「SKYPCE」を活用することで、登録した名刺情報をほかの従業員とも簡単に共有できます。また、名刺情報をデータベースで検索することで、組織内で顧客とコネクションを持つ従業員がいる場合、簡単に見つけ出すことが可能です。SFAや営業日報には記載しないような顧客の経歴、社内での人脈といった情報をメモ欄に入力しておくことで、顧客へのより適切なアプローチが期待できます。

メール配信や発送作業などに活用できる

「SKYPCE」に登録した名刺情報は、メールの一斉配信や年賀状の発送作業にも活用できます。「一斉メール配信」機能は、メールの準備から配信まで、専用画面でまとめて管理できるほか、顧客ごとに文面をカスタマイズしてアプローチすることも可能です。例えば、展示会参加者の名刺情報にタグづけをして、展示会後のフォローメールを送信したり、メールマガジンを定期的に配信したりすることもできます。

CRMやSFAなどと連携して顧客管理がしやすい

「SKYPCE」は、CRMやSFAといった各種ツールとも連携が可能です。顧客と自社がどのような関係性なのか、過去に誰とどのようなやりとりがあったのかなどの情報と名刺情報を連携させることで、より正確な顧客管理が行えます。

展示会における名刺管理ツールの活用法

「SKYPCE」を活用することで、名刺情報のデータ化や管理の効率は格段に上がります。具体的に「SKYPCE」を展示会でどのように活用すればいいのかを解説します。

展示会前：役割分担をしておく

展示会に参加しているメンバーは訪問客の対応を行うため、会期中は顧客へのフォローができません。しかし、展示会後は、迅速に顧客へのフォローを行う必要があります。そこで、展示会に参加するメンバーとは別に、会社に残るメンバーも用意しておき、役割分担を行うことをお勧めします。

展示会中：交換した名刺はすぐにスキャンする

展示会で名刺交換を行ったら、いただいた名刺はその場ですぐにデータ化します。「SKYPCE」であれば、スマートフォンで写真を撮るだけでデータ化が可能です。登録された名刺データは会社に残っているメンバーにも即時共有されます。また、登録の際、メモ機能やタグ付け機能を活用して展示会名や受注確度、応対した際の印象などを一緒に登録しておくと、展示会に参加していないメンバーがフォローを行う際にも役立ちます。

展示会後：顧客の温度感に応じてフォローする

会社に残っているメンバーは、「SKYPCE」に追加された名刺データを参考に、顧客の温度感や受注確度などを把握し、フォローメールや必要な資料を送信してフォローを行います。このとき、受注確度に応じて「Aランク」「Bランク」などランクづけしておくことで、より受注確度の高い顧客を優先してアプローチすることが可能です。展示会での名刺交換直後は、顧客が最も自社に興味を持ってくれているタイミングなので、なるべくタイムロスがないよう迅速に対応することをお勧めします。

展示会で収集した名刺の管理は「SKYPCE」にお任せを

展示会は、自社の商品・サービスと親和性の高い見込み顧客とつながりを持つ絶好の機会です。展示会での顧客との接点は名刺交換であることが多く、展示会後は名刺情報を基にできるだけ早く顧客にアプローチする必要があります。その際、不可欠なのが名刺のデータ化です。

営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE」を活用すれば、大量の名刺を一斉にスキャン、自動登録が可能で、手入力の手間を大幅に軽減できます。また、展示会中にスマートフォンを使用して名刺情報を登録し、会社に残ったメンバーと共有することでタイムロスなしにアフターフォローを行うことも可能になります。

展示会を成功に導くためにも、「SKYPCE」の導入をぜひご検討ください。