退職した従業員が獲得した名刺の扱い方は？ 管理や処理の方法・注意点を解説

従業員が収集した名刺は誰に帰属する？

名刺の帰属先については明確に法律で決まっているわけではありませんが、交換したのが個々の従業員であったとしても、業務で入手した名刺は会社の所有物として扱われるのが一般的です。そのため従業員が退職する場合には、業務で入手した名刺は原則として会社に返却する必要があります。企業によっては返却ではなく、廃棄を指示される場合もあるため、それぞれの返却ルールに沿った対応が必要です。

名刺に記載されている情報の帰属先

名刺に記載されている情報については、会社にとって重要な取引先や顧客などに関する情報が含まれていることもあり、その機密性の高さから会社に帰属すると考えることができます。もし退職時に紙の名刺を返却していたとしても、例えば従業員が個人向けの名刺管理サービスなどに名刺を登録していれば、情報自体は残り続けることになります。これら名刺データを集約して業務で使用すると、個人情報保護法の対象となる点も注意が必要です。個人で名刺管理サービスに登録された状態だと、組織では情報資産として把握することができず情報漏洩などのリスクになってしまうため、従業員個人で会社の名刺情報を管理することは避けるべきでしょう。

プライベートで名刺を渡した場合

従業員がビジネスシーン以外のプライベートで会社の名刺を渡すのは、無用なトラブルとなる可能性があるため、避けたほうがよいでしょう。その上で、例外的なケースとして、従業員個人が親族や友人から「何かあった際の連絡先」として名刺をもらった場合や、プライベートで訪れたお店の店員から名刺をもらった場合などには、その名刺そのものも、記載された情報も個人に帰属します。

「名刺が誰のものか」という問題は、上記でご説明した状況により個々のケースで判断が違ってくるため、個人・企業によっても捉え方や管理方法が異なっているのが実情です。しかし、退職者による名刺の取り扱いについては、裁判で争われた事例も存在するため、それら法的な判断も加味しながら、企業として管理・運用するためのルールを策定することが必要だといえます。

退職した従業員が獲得した名刺に関するリスク

従業員が退職する際に本人が保有する名刺を適切に取り扱わなければ、会社としてさまざまなリスクが発生する可能性があります。ここでは、誤った名刺の取り扱いによって、顧客情報が失われるリスクと、転職先などで活用されてしまうリスクについて解説します。

資産である顧客情報が失われるリスク

従業員が業務で得た顧客や取引先の名刺は、退職する際に会社に返却してもらうことが望ましいですが、会社によっては従業員自身に廃棄を任せているケースもあるかもしれません。従業員が自分の判断ですべての名刺をシュレッダーなどで処分してしまった場合には、その従業員がこれまでに得た顧客や取引先の情報がすべて失われてしまう可能性があります。もしそうなってしまえば、会社は改めてコネクションを作っていくために、一から営業アプローチに取り組む必要があります。 こうした状況にならないためにも、会社の名刺管理は従業員個人には任せず、紙の名刺の取り扱いを明確に規定するとともに、組織全体で名刺データを集約し適切に管理することが重要です。

退職者が転職先や個人的なビジネスで活用するリスク

退職者が競合他社に転職した場合や個人で新たにビジネスを始める場合には、持ち出した名刺の情報を無断で活用する可能性が考えられます。これにより、これまで取引があった顧客が、急に競合他社に乗り換えてしまうことも考えられます。競合他社にとっては、転職者が持ち出した名刺ファイルは顧客リストのようなものです。例えば決裁者の名刺があった場合、通常の営業活動であればたどり着くのに苦労する決裁者にいきなりアプローチできることになります。このように、名刺情報が持ち出されることで、不利益が発生する可能性も考えられるため、退職時の名刺の取り扱いについて、明確なルールを策定しておくことが望ましいといえます。

従業員が退職したときの名刺の対処方法

従業員が退職し、所有していた名刺が返却された場合、会社は名刺についてどのように対処すればいいのでしょうか。ここでは、会社が取るべき対処方法について解説します。

顧客の名刺は、所有者の引き継ぎを行う

退職する従業員が所有する名刺は、名刺ファイルごと後任者に引き継ぎを行います。後任者が未定、または決まる前に退職する場合は、上司に返却し後任者に渡るようにすべきです。名刺の所有者を引き継ぐことで、顧客情報の管理やアフターフォローをスムーズに行えます。

こうした引き継ぎに役立つのが、名刺管理ツールです。名刺管理ツールの中には、担当者と顧客の商談履歴などを残せる機能が搭載されているものがあります。このような機能を活用して商談の履歴などの情報を確認できることで、担当者が交代しても、顧客の満足度を下げることなく関係を継続できます。

不要な名刺はシュレッダーにかけるか業者に依頼する

退職者本人の名刺や不要になった名刺を処分する場合は、シュレッダーにかけるなど第三者に読み取られないように対処する必要があります。名刺には名前や社名のほか、メールアドレス、電話番号など重要な情報が記載されており、第三者の目に触れると情報漏洩につながる可能性があります。膨大な量の名刺を一気に廃棄する場合は、外部業者に廃棄を委託する方法がありますが、この場合にもセキュリティには十分に注意を払うことが必要です。プライバシーマークを取得しているなど、信頼のおける外部業者を選ぶことが重要です。

退職者が名刺情報にアクセスできないようにする

名刺に記載されている顧客や取引先に関する情報は、機密情報や個人情報に該当する可能性が高いことから、厳重な管理が求められます。そのため、名刺管理サービスなどで名刺情報を管理している場合には、会社と関係のない第三者が名刺情報にアクセスできないように制御する必要があります。これは、退職した従業員についても同様です。

退職した従業員が社内の名刺管理サービスにアクセスできる状態だと、大切な顧客情報が外部へ流出してしまう恐れがあります。セキュリティの観点から見ても、退職者が社内の情報にアクセスできる状態になっていることは放置できません。 このようなアクセス権限の制御は、名刺管理サービスに搭載されているユーザー管理機能などを活用することで実施できます。また、サービスによっては、IPアドレスによる制御や、多要素認証でのアクセス制御が行える機能を搭載したものもあります。

名刺管理ツールで管理するのがお勧め

名刺を適切に管理するには、名刺管理ツールの活用がお勧めです。名刺管理ツールは、名刺情報をデータ化して管理するため、紙の名刺を保管しておく必要がなく、従業員の退職や異動の際にも名刺の取り扱いに困ることはありません。エクセルやGoogle スプレッドシートなどに入力して名刺の情報を管理することも可能ですが、手入力することで時間がかかる上に入力ミスも起きやすく、管理しづらい点がデメリットです。その点、名刺管理ツールは大量の名刺をスキャナーやスマートフォンのカメラでスキャンして素早くデータ化し、タグづけするなどして顧客情報を社内で共有または一元管理することが可能です。

まとめ

今回は、退職した従業員が獲得した名刺をどのように取り扱うべきかについて、名刺の管理・処理方法や注意点などを解説しました。名刺は企業のビジネスを発展させていく上で欠かせないツールであり、退職者に外部へ持ち出されることなく、組織で適切に管理することが求められます。ご紹介した内容を、組織での安全な名刺管理にぜひご活用ください。また、Ｓｋｙ株式会社が提供する名刺管理サービスのご活用もぜひご検討ください。

営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」で、従業員の名刺管理をより効率的に

ここまでご紹介してきたとおり、退職者が所有していた名刺は会社の資産です。そのため、名刺の持ち出しは情報漏洩につながる可能性があり、退職者は名刺を会社に返却する必要があります。名刺管理ツールなら、名刺をデータ化して管理するため、紙の名刺を保管する必要がなく、退職時の名刺の扱いに困ることはありません。営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」は、スマートフォンを使用して名刺を出先からでも簡単にデータ化でき、名刺情報の一元管理が可能です。さらに、データ化された名刺情報にひもづけて、顧客とのやりとりの履歴など、さまざまな情報を記録し、組織で共有することができ、退職者からの引き継ぎをスムーズに行えます。

また、クライアント運用管理ソフトウェア「SKYSEA Client View」と連携することで、従業員による「SKYPCE」の管理画面へのアクセスログを記録。ダウンロードした名刺データの取り扱いを把握できます。そのほか、管理画面のキャプチャの禁止や、名刺情報の大量ダウンロードにアラートを出すなどセキュリティを強化できます。

会社の資産ともいえる名刺情報を適切に管理するために、ぜひ「SKYPCE」の導入をご検討ください。