名刺を忘れた！ 名刺を切らしたとき、持っていないときの対処法

名刺を忘れたときの対処法

名刺交換が必要なシーンで、名刺を持っていないことに気づいた場合、焦りは禁物です。まずは、名刺を忘れたときの基本的な対処法について解説します。

謝罪して名乗る

名刺を忘れたことに気づいたら、まずは落ち着いて相手に謝罪をします。重要なのは、名刺が手元にないことを話して非礼をおわびし、自分の会社名や部署名、名前をしっかりと伝えることです。名刺がないことを伝えるときは、「ただいま名刺を切らしておりまして、申し訳ございません」といった表現を用いるようにします。「忘れた」という表現は、正直ではあるかもしれませんが、相手を尊重していない印象を与えやすく、好ましくありません。あまりへりくだってしまうのも頼りない雰囲気になってしまうので、落ち着いたはっきりとしたトーンで伝えるのがお勧めです。

後日郵送してもよいか確認する

当日渡せなかった名刺は、後日相手に届けることが大切です。「後日、名刺をお渡しします。郵送させていただいてもよろしいでしょうか？」と聞けば、「では、郵送してください」と言われるか、「次回、会ったときで構いません」と言われる場合がほとんどです。

「郵送してください」と言われた場合は、なるべく早めに名刺を郵送します。「次回、会ったときで」と言われた場合は、実際に次に顔を合わせた際に、名刺を手渡しながら「前回は大変失礼いたしました」といった言葉を添えることが大切です。近々会う機会がないのであれば、時間があるときに立ち寄って、受付などに渡す方法もあります。

メールで連絡をしてもよいか確認する

名刺を忘れたことに気づいた場合、郵送のほか、名刺情報をメールで送信してもよいか相手に尋ねるのも一つの方法です。メールであれば、すぐに自分の連絡先や所属情報を、正確に相手に伝えることができます。その際、名刺の画像を添付すれば、より丁寧です。ただし、メールを送信した後も、正式な名刺を郵送または直接手渡しで届けるのが望ましいといえます。

名刺を後日渡す際のポイント

名刺を後日郵送する、もしくは受付などを経由して相手に名刺を届ける場合、名刺だけではなくあいさつ状（詫び状）を添えるのがポイントです。名刺だけを封筒に入れて郵送したり、受付に渡したりするのはマナー違反となります。内容は簡潔なもので構いませんが、手書きであればより誠意を伝えられます。名刺は、あいさつ状にクリップで留めて封筒に入れます。下記は、あいさつ状の例文です。

また、会ったときに話題に上がった商品やサービスなどがあれば、その関連資料を同封することで、関心を深めてもらえる可能性があります。メールで名刺情報を送信する場合も、メールにPDFファイルなどを添付して資料を渡すことができます。

名刺を持っていない、使えない場合の対処法

名刺を忘れてしまったという場合のほか、さまざまな事情で名刺を渡せない状況が想定できます。ここでは、3つのシチュエーションについて対処法を解説します。

入社したばかりで名刺ができていない場合

入社して間もない場合、名刺の準備が間に合わず、まだ本人に名刺が配付されていないというケースがあります。特に転職してすぐに商談に同行することになった場合、名刺の準備が遅れて手元にないことは珍しくありません。こうした状況であれば、正直にその旨を相手に伝えます。「申し訳ありませんが、入社したばかりでまだ名刺が準備できておりません。後日、改めてお渡しできればと思います」と伝えることで、相手に理解を求めることができます。この場合、名刺がない状態で訪問することがわかっているため、あらかじめ連絡先を書いたメモを準備しておくことが大切です。メモを渡したあと、改めて名刺を渡す方法を決める、メールでの連絡を約束するなどして、フォローアップを図ります。

持っている名刺の枚数が少ない場合

持っている名刺の枚数が相手の人数よりも少ない場合、状況は相手からも察することができるので、事情を正直に話します。「大変申し訳ありませんが、名刺の枚数が少なく、切らしてしまいました。後日改めてお渡しします」など、相手の理解が得られるような伝え方が大切です。なお、名刺交換のマナーとして、相手方が複数名の場合は役職が高い人から渡すようにしますが、名刺が少ない場合もこのマナーを守ることが大切です。

名刺が汚れている場合

持っている名刺が汚れている場合や折れ曲がっている場合、「名刺を切らしてしまいました」と告げるのが適切です。一般的に、汚れたり折れたりしている名刺を渡すことは、相手を尊重していない無礼な行為といわれています。この場合は、「名刺が汚れておりまして」とわざわざ説明するよりも、「切らしている」と表現するほうがスマートです。

名刺を忘れないようにするためのコツ

取引先とのあいさつの場で、名刺を忘れることはビジネスパーソンとして避けたいミスです。しかし、仕事が忙しく、つい名刺入れに名刺を補充することを忘れたり、かばんに名刺入れを入れ忘れたりしてしまうこともあるかもしれません。ここでは、名刺を忘れないようにするためのコツを紹介します。

必要以上の名刺を名刺入れに入れておく

名刺を忘れないようにするコツの一つは、名刺入れに必要以上の枚数の名刺をストックしておくことです。通常のビジネスパーソンであれば、最低でも10枚以上は自分の名刺を入れておくことをお勧めします。外回りの営業職であれば、50枚以上持ち歩くという人も珍しくありません。実際に何枚あれば安心かというのは、人それぞれです。肝心なのは、その枚数を常にキープすることです。毎朝のルーティーンに名刺入れのチェックを含め、十分な枚数の名刺が入っているか確認する癖をつけておくと安心です。

予備の名刺入れをかばんなどに常備する

メインの名刺入れとは別に、予備の名刺入れを持ち歩くのも、名刺を忘れないようにするためのコツです。予備の名刺入れは、かばんのポケットに常備しておきます。そうすることで、メインの名刺入れを忘れた場合や、外出先で急に名刺が多く必要になった場合でも安心です。

財布などに予備の名刺を入れておく

名刺を忘れないようにするためのコツとして、念には念を入れて、財布や小さなポーチに数枚の名刺を予備として入れておく方法もあります。ただし、名刺入れ以外から名刺を取り出す行為は一般的にマナー違反です。そのため、この方法を利用するなら相手と対面する前に、あらかじめ名刺を取り出しておくことが大切です。

自宅にも常備しておく

会社だけではなく自宅にも予備の名刺を置いておくのも、名刺を忘れないようにするためのコツになります。自宅から直行で取引先に向かう、または出張に行く際に手持ちの枚数が心もとないといった場合でも安心です。なお、名刺を自宅に持ち帰ることは上司などに報告しておき、退職をする際には会社にすべて返却する必要がありますので注意が必要です。

訪問から帰社したら名刺のストックを確認する

名刺を忘れないようにするためのコツとして、営業活動から帰社した際には、その日使った名刺の数を確認するのがお勧めです。帰社したら名刺入れ内のストックを補充するということを習慣化しておくことで、朝、名刺入れのチェックができなかった場合の保険になります。同時に、交換して受け取った名刺も、帰社後すぐに整理することが大切です。なお、受け取った名刺は、名刺管理ツールを使ってデータ化しておくと、情報を管理しやすく便利です。

名刺を受け取ったら、営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」で名刺を管理

名刺は、常に必要な枚数を所持していることが最も大切ですが、万一忘れてしまったとしても、適切な対応方法を知っていれば焦る必要はありません。自身の非は認めつつ、慌てず落ち着いて対応することや、相手を尊重することを基本として行動することを心掛けます。また、名刺交換で受け取った名刺をきちんと保管・管理することも、相手に対するマナーであり、名刺をビジネスに生かすためにも欠かせないプロセスです。

受け取った名刺を適切に保管・管理するには、営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」の導入をお勧めします。「SKYPCE」は、受け取った名刺をスキャナーや複合機でスキャンすることはもちろん、スマートフォンで撮影して取り込むこともでき、どこでも簡単に名刺を登録することができる名刺管理ツールです。取り込んだ名刺情報から顧客企業の組織図をツリー形式で表示したり、任意のタグをつけてわかりやすくグループ分けをしたりすることも可能です。そのほか、商談のメモや顧客に関する情報を名刺情報にひもづけて入力でき、入力した内容はほかの社員からも閲覧ができるため、営業活動における情報共有がスムーズに行えます。

なお、データのやりとりはすべて暗号化されるほか、組織内のPCを一括管理するクライアント運用管理ソフトウェア「SKYSEA Client View」と連携することで、名刺管理画面へのアクセスを操作ログで記録可能になるなど、セキュリティ対策も万全です。大切な名刺情報をデータとして適切に管理し、営業活動の強化をサポートできる「SKYPCE」の導入を、ぜひご検討ください。