オンライン名刺とは？ メリット・デメリットと名刺交換の方法を解説

オンライン名刺とは、電子化された名刺のこと

オンライン名刺とは、デジタルデータ化した名刺のことを指します。オンライン名刺はスマートフォンのカメラでQRコードを読み取ったり、URLをクリックしたりして、Web上で名刺情報を共有できるのが特徴です。なお、オンライン名刺交換とは、この電子化された名刺を用いて、名刺交換をオンライン上で行うことをいいます。コロナ禍をきっかけにリモートワークが一般的になったことで、名刺交換の一つの方法として広がっています。

オンライン名刺のメリット

オンライン名刺には、対面せずに名刺交換できるなど、いくつかのメリットがあります。ここでは、オンライン名刺の主なメリットについてご紹介します。

印刷に関するコストを削減できる

オンライン名刺は紙に印刷しないため、用紙代や印刷代、保管代などのコストがかからないというメリットがあります。営業など大量の名刺を必要とする職種では、名刺に対して一定のコストが発生しますが、オンライン名刺ならばそのコストは不要です。これにより、企業が利益を確保できることはもちろん、ペーパーレス化によって環境に配慮した企業というアピールもできます。

記載情報の追記・修正が簡単にできる

オンライン名刺のメリットとして、記載された情報の追加や修正が簡単にできることも挙げられます。紙の名刺は、部署異動や組織体制の変更などのたびに印刷のやり直しが必要になり、印刷コストやそれまでの名刺廃棄の手間がかかっていました。一方、オンライン名刺はデジタルデータなので、記載情報の追記や修正も容易です。

オンライン商談で名刺交換できる

オンライン商談時に、顧客とWeb上で名刺交換できるのはオンライン名刺の大きなメリットです。コロナ禍を経て、最近ではオンラインでの商談も一般的になってきていますが、そのようなときに紙の名刺では、オンライン上の相手と名刺交換ができません。しかし、オンライン名刺があれば、実際に会わなくても相手の担当者と名刺交換が可能となります。オンライン名刺交換で得た顧客情報は名刺管理ツールを使い、顧客データベースとして社内に情報共有・連携することができます。

なお、Ｓｋｙ株式会社の営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」は、「オンライン名刺交換」機能を搭載しており、自分のスマートフォンなどで撮影した名刺の画像を登録するだけで、参加者同士で名刺交換を行うことが可能です。

名刺切れや名刺忘れが起きない

名刺切れや名刺忘れが起きないのも、オンライン名刺のメリットです。営業担当者が長期出張や展示会などで大量の名刺を必要とするとき、紙の名刺では名刺切れが起こりがちでした。また、重要な商談で紙の名刺を入れた名刺入れを忘れてしまうリスクもゼロではありません。しかし、オンライン名刺ならそのような心配はなく、スマートフォンやタブレット端末で自分のオンライン名刺にアクセスできるQRコードを読み込んだり、メールでURLを送ったりすれば、いつでも名刺交換が可能です。

自社サイトへアクセスしてもらいやすい

オンライン名刺のメリットの一つに、自社サイトへのアクセスのしやすさがあります。紙の名刺に自社サイトのQRコードやURLを記載しても、スマートフォンのカメラで読み込んだりURLを打ち込んだりするなどの手間がかかってしまうため、スムーズにアクセスができない場合があります。それがオンライン名刺ならば、名刺にあるリンクをタップするだけなので、自社サイトやサービスページにアクセスしやすく、自社商品・サービスに対する顧客の理解度を高めることにもつながるかもしれません。。

名刺管理ツールで顧客情報管理が容易になる

オンライン名刺と名刺管理ツールを活用することによって、顧客情報の管理が容易になるのも大きなメリットです。紙の名刺の記載情報をデータ管理するには、手作業で入力したりファイリングして保管したりする手間が生じるほか、紛失するリスクもあります。オンライン名刺ではすでにデジタルデータとして形成されているため、入力する必要がありません。また、名刺管理ツールを使うことで検索も容易になり、名刺管理ツールによっては組織内での顧客情報の共有や商談メモの追記・連携などの機能が搭載されているものもあるので、営業活動を効率化することが可能です。

オンライン名刺のデメリット

オンライン名刺を活用する際には、いくつか注意したいことがあります。ここでは、オンライン名刺のデメリットについて解説します。

名刺交換には通信環境が必要となる

オンライン名刺交換は、例えばQRコードを利用して行う場合、スマートフォンやタブレット端末などのデバイスでお互いのQRコードを読み込む必要があります。そのため、名刺交換する際には安定した通信環境が必要であり、それがオンライン名刺のデメリットといえます。出張先や展示会では万が一の事態に備えて、紙の名刺やQRコード・URLが記載されたカードなどをバックアップとして所持しておくのがお勧めです。

利用者が限定される

オンライン名刺は徐々に利用者も増えてはいるものの、まだそれほど一般的ではありません。そのため、オンラインで名刺交換できる相手はまだ一部に限られることに注意が必要です。顧客がオンライン名刺を利用していない場合に備えて、紙の名刺も準備しておかなければなりません。

オンライン名刺の作成手順

オンライン名刺は、作成に数日かかることもある紙の名刺とは異なり、すぐに作成可能です。では、具体的にどのようなステップで作成すればいいのでしょうか。オンライン名刺を作る際の手順をご紹介します。

1. オンライン名刺ツールやオンライン名刺アプリを選ぶ

オンライン名刺を作成するにあたって、まずはオンライン名刺ツールやアプリを選びます。選び方としては、セキュリティの高さやデザインテンプレートの種類の多さのほか、自社で使用しているツール・システムとの連携性をチェックしながら選びます。なお、名刺管理ツールの中には、オンライン名刺交換機能を搭載したものもあるので、自社で名刺管理ツールを利用している場合には確認してみるのがお勧めです。

2. 情報を入力しデザインテンプレートを選ぶ

名刺に記載する名前や企業名・部署名のほか、電話番号やメールアドレス、企業サイトのURLといった連絡先の情報を入力し、名刺のデザインテンプレートを選びます。オンライン名刺は記載情報を手軽に修正できるのが特徴ですが、名刺交換する以上は情報の正確性が求められるため、情報入力時にはくれぐれも注意したいところです。

3. QRコードまたはURLが生成される

テンプレートに記載したい情報を入力・登録すると、オンライン名刺のQRコードやURLが生成されます。このQRコードやURLをメールの署名欄に追記したり、オンライン商談で顧客に共有したりすれば、名刺交換が可能となります。

オンライン名刺の交換方法

最後に、オンライン名刺の交換方法についてご紹介します。

スマートフォンやタブレット端末で読み込む

スマートフォンやタブレット端末を利用するのは、オンライン名刺交換の代表的な方法といえます。スマートフォンやタブレット端末のカメラを起動し、お互いにオンライン名刺のQRコードを読み込むことで、簡単に名刺交換ができます。

オンライン会議ツールで共有する

オンライン商談を行う際に、オンライン会議ツールのメッセージ機能を使うのも名刺交換の方法の一つです。オンライン会議ツールのメッセージ機能で自分のオンライン名刺のURLを送付し、相手にそのURLからアクセスしてもらえれば、オンライン上での名刺交換を手軽に行うことが可能です。

オンライン商談のバーチャル背景に組み込む

オンライン商談の際に使うバーチャル背景に、QRコードを組み込んでおくことでも名刺交換が可能です。商談相手にスマートフォンやタブレット端末を使って自分のバーチャル背景内のQRコードを読み込んでもらうことで、オンライン名刺の交換ができます。QRコードを使ったオンライン名刺交換を行う場合は商談の妨げにならないよう、商談前に完了しておきたいところです。

作成したQRコードやURLを相手にメール送信する

オンライン名刺の作成時に取得したQRコードやURLを、商談相手にメール送信するのもオンライン名刺交換の有効な方法です。メールに添付されたQRコードを読み取ったり、URLにアクセスしたりすることで名刺交換が可能となります。この方法は、相手が自分の都合の良いタイミングで名刺交換を行えるのがメリットです。

「SKYPCE（スカイピース）」でオンライン名刺のデータ活用をサポート

オンライン名刺は、ペーパーレス化を実現したデジタルデータの名刺です。出張や展示会などでの名刺切れや商談時の名刺忘れが起きることはなく、印刷にかかるコストも削減できるなど、たくさんのメリットがあります。

Ｓｋｙ株式会社が提供している営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE」は、オンライン上で名刺を交換できる「オンライン名刺交換」機能を搭載しています。「SKYPCE」ユーザーである主催者がオンライン会議の予定をメールで案内し、参加者はメールのURLから会議予定ページにアクセス。参加者には、スマートフォンなどで撮影した自身の名刺画像を会議予定ページにアップロードしてもらうことで、オンライン上での名刺交換が可能です。

「SKYPCE」では、紙の名刺と同様に、オンライン名刺交換によって入手した名刺情報も登録・共有ができ、営業活動やマーケティングへの活用が可能です。紙の名刺もオンライン名刺も有効活用し、効率的な営業活動を行うためには、営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE」の導入をぜひご検討ください。

※QRコードは株式会社デンソーウェーブの登録商標です。