商談メモを取る際のコツとは？ 注意点や効果的なツールを解説

商談メモを取るメリット

商談メモを取ることは、ビジネスシーンにおいてさまざまなメリットがあります。まずは、商談メモを取る主なメリットをご紹介します。

記憶違いや抜け・漏れを防止できる

商談メモに商談や打ち合わせの内容を記載することは、双方の記憶違いや抜け・漏れが起きないようにするメリットがあります。商談や打ち合わせでは、決定事項や顧客からの要望・依頼事項のほか、自社に持ち帰って対応すべき事項など、無数の情報が一度に飛び交います。ポイントを押さえた商談メモを取っていれば、後になって顧客の認識とは異なる対応をしたり、顧客の要望を忘れたりするリスクが軽減できます。

商談の内容を整理するのに役立つ

商談メモを取ることは、商談内容を整理できるメリットがあります。そもそも、商談や打ち合わせの内容を、一言一句メモすることは不可能です。必然、キーワードやポイントに絞ったメモになるので、結果的に商談や打ち合わせの情報を整理しやすくなります。重要なポイントや内容がまとまった商談メモは、商談後のフォローや契約をまとめるクロージングの際に活用できます。

商談内容の共有と対策に生かせる

商談メモのメリットとして、商談内容の共有や対策を講じるのに役立つことも挙げられます。商談や打ち合わせの内容を同じチームや関係者と共有する際、要点を簡潔にまとめた商談メモの内容は、今後のビジネスに重要な役割を果たすものです。商談メモの内容を共有することで、より効果的な対策や適切な戦略を練ることが可能となります。

顧客にやる気をアピールできる

顧客が話している内容についてメモを取ることは、顧客に真剣に向き合っている姿勢を示すメリットがあります。前のめりの姿勢で商談メモを取ることにより、「自分の話を真剣に聞いてくれているな」と顧客に受け取ってもらえれば、顧客からの信頼度を高められ、関係も深めることができます。

商談メモを取る際のポイント

商談メモを取る際には、いくつか押さえておきたいポイントがあります。ここでは、商談メモを取る際の7つのポイントについてご紹介します。

ポイント1：日付やテーマなど概要をわかるようにする

見返したときに日付やテーマ、議題がすぐにわかるようにしましょう。なぜなら、商談メモは振り返りを行い、次に生かすために取るものだからです。書いたときの状況や顧客に聞いた内容がすぐわかるように、日付や商談のテーマなどを詳しく記入することを心掛けます。

ポイント2：見た目より書くスピードを重視する

商談メモは、書くスピードを重視しましょう。商談中は、タイムリーに情報を正しく記録する必要があるからです。そのため、情報の抜け・漏れを防ぐために、書くスピードが重要となります。商談メモの見た目や内容の整理は後ほど行えるので、商談中にきれいにまとめようとする必要はありません。

ポイント3：メモを取るか悩んだら書くことを選ぶ

メモを取るか悩んだときは、書くことを選びましょう。商談中に顧客から思いがけない情報が飛び出すことも想定されますが、書くかどうか悩んだ情報でも、漏らさずメモを取るようにします。本当に必要な情報だったかどうかは、振り返る際に確認や判断をすれば問題ありません。迷う時間が惜しいので、残さず情報として記録します。

ポイント4：キーワードやポイントを書く

キーワードや重要なポイントを押さえながらメモを取りましょう。振り返る際にキーワードなどから顧客の話していた内容を思い出すことができるはずです。また、メモを見て必要な情報をすぐに把握できる工夫ともいえます。反対に注意したいのは、顧客の話を一言一句漏らさずメモを取ろうとすることです。効率が悪く、後で見返しても何が重要なのか判断がつかない可能性があります。

ポイント5：聞き取れなかったら聞き直す

話の中で聞き取れない用語は、すぐに聞き直しましょう。よくわからない内容はしっかりと確認することも大切です。聞き違いや不明点をそのままにする方が後々困ることになったり、トラブルの原因になったりするからです。商談は今後のビジネスのための重要なステップであると認識し、正確な情報を得るために、積極的に質問します。ただし、聞き直す回数やタイミングによっては、顧客の気分を害するので注意が必要です。

ポイント6：書いたメモを見ながら確認、質問する

商談の途中や最後に商談メモを見ながら、キーワードや話の内容を再確認して、必要に応じて質問をしましょう。商談メモに書いた内容の確認や質問は、事実誤認や認識のずれを防ぐ効果があります。

ポイント7：商談メモを今後のビジネスに生かしやすいツールを使う

商談メモを今後のビジネスに活用しやすいツールを使いましょう。紙のノートやメモ帳は書きやすさがメリットですが、まとめ直したり社内で共有したりする際には、扱いにくさがあるのが難点といえます。そのため、デジタルツールなど、自分に合った商談メモ用ツールを選ぶことをお勧めします。

商談メモを取る際の注意点

商談メモを取る際には、いくつか気をつけておきたいことがあります。ここでは、商談メモを取る際の注意点についてご紹介します。

商談中にメモを取ることに集中しすぎない

商談中は、メモを取ることに集中しすぎないように注意が必要です。商談中に顧客の話の内容について、熱心にメモを取るのは悪いことではありません。しかし、特にPCを使ってメモを取ることばかりに集中すると、顧客の目を見ないことで相手の気分を害し、円滑なコミュニケーションの妨げになる可能性があります。顧客が話をしている際にはしっかりと聞き、話を終えたタイミングでメモを取るのがお勧めです。商談の目的は顧客の要望などを把握し、適切な提案や交渉を行うことにあります。メモを取ることが商談の目的ではないので、コミュニケーションを取ることとのバランスを保つのがポイントです。

一言一句メモを取ろうとしない

商談や打ち合わせの言葉を一言一句メモする行為も、商談において気をつけたいポイントです。商談中のキーワードやポイントなど、必要な情報のみを絞って記録することに商談メモの意味があります。一言一句書き残そうとすると時間がかかる上、メモを残すことが目的化し、商談自体がおろそかになる可能性があるので注意が必要です。

商談メモを取った場所や状況を忘れない

商談メモを取る際には、メモを取った日時はもちろん、場所や状況を忘れないようにするのもポイントです。顧客と何度も商談をしていると、いつどこで、どのような話をしたのかがわからなくなるかもしれません。しかし、場所や状況をメモしておけば内容を思い出しやすくなり、振り返る際に役立ちます。

商談メモの記入・活用に効果的なツール

商談の場でメモを取る際は、手帳やPCなどのツールを使うのが一般的です。各ツールにはそれぞれメリット・デメリットがあります。ここでは、商談メモを取ったり、活用したりするのに効果的なツールについてご紹介します。

メモ帳・システム手帳

メモ帳・システム手帳は気軽に書きやすく、また携帯性が高いため、狭い場所でもさっと取り出して情報を記録できるのがメリットです。そのため、今も多くの人がメモ用のツールとして活用しています。また、システム手帳であればスケジュール管理と同時にできることもメリットといえます。ただし、手帳は物理的に汚れたり、紛失したりするデメリットがあるほか、紙で書かれた情報を社内でそのまま共有しづらいことも難点です。

PC

PCも商談中にメモを取るためのツールとして広く活用されています。キーボードを備えたPCは高速のタイピングがしやすく、長文の記録を素早く取りたいときに効果を発揮します。PCを使ってメモを取る際の注意点としては、キーボードを打つことに集中しすぎてしまい、顧客とのやりとりに注意力が向けられなくなることが挙げられます。また、PCのキーボードを打ちながら話を聞く行為に対し、不快感や抵抗感を示す顧客がいることも想定しておかなければなりません。

スマートフォン・タブレット端末

スマートフォン・タブレット端末は、メモ帳・システム手帳と同様に携帯性の高さがメリットで、いつでもどこでも、メモアプリを活用して商談のメモを取ることが可能です。また、クラウドサービスを活用して複数のデバイスを同期できるため、情報共有や管理がしやすいのもメリットといえます。注意したいのは、スマートフォンやタブレット端末、PCなどの電子機器はバッテリー切れを起こした場合、メモを取ることができない点です。また、メモを取っているとはいえ、商談中のスマートフォン操作に良い印象を持たない顧客もいることに注意が必要です。

名刺管理ツール

名刺管理ツールの中には、商談メモを追記できる機能を備えたものがあります。交換した名刺をスキャナーやスマートフォンなどで読み取り、読み取った顧客の名刺情報にひもづけて商談内容のメモを記録し、効率的に社内で共有・管理できます。メモ機能には商談の内容はもちろん、商談履歴や引き継ぎ事項などを記載できるので、情報の抜け・漏れが起こりにくいのもメリットです。

「SKYPCE（スカイピース）」で商談メモの有効活用を

商談メモは、商談におけるキーワードや重要なポイントなどの情報を書き残し、後で整理して対応するために重要なものです。商談メモの取り方や内容によっては、顧客に後日確認する手間が発生したり、認識のずれによりトラブルになったりして、信頼関係構築の妨げになる可能性もあります。反対に、商談メモをしっかりと取り、商談内容を社内で情報共有することができれば、成約までスムーズにつなげることができます。そのためにも、商談メモを今後の営業活動に有効活用できる適切なツールを選びたいところです。

Ｓｋｙ株式会社が提供している営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」は、名刺を簡単にデータ化して組織全体で共有・連携できるほか、商談内容や商談履歴について名刺情報にひもづけて記録することが可能です。商談内容を社内で適切に共有・連携することにより、顧客へのプレゼンテーションの品質を向上させたり、迅速な顧客対応を行えたりするなど、質の高い営業活動につながります。さらに、商談した複数の顧客にお礼メールを一度に送信する機能も備え、商談後の迅速なフォローにより成約率の向上につなげることもできます。

商談メモを活用し、今後のビジネスにつなげていくためにも、ぜひ「SKYPCE」の導入をご検討ください。