名刺をメールで送る方法とは？ デジタル化やデータ活用の方法を解説

名刺データをメールで送る方法

自分の名刺に記載されたデータを、顧客にメールなどの手段で送るときにはいくつかの方法があります。ここでは、名刺のデータをメールで送付する際の方法について解説します。

名刺をスキャナーで取り込んで、メール添付で送る

名刺の記載情報をメールで送る方法の一つとして、名刺をスキャナーで読み取り、そのままPDFデータや画像データとして添付して、顧客に送る方法があります。PDFデータや画像データで送付する方法には、名刺のレイアウト・デザインをそのまま送れるメリットがありますが、顧客側でテキストデータを抽出できないので注意が必要です。

名刺をデータ化する方法とは？ 4つのメリットと情報活用時の注意点を紹介

名刺のスキャンは、スキャナーやスマートフォンアプリで読み込む方法のほか、スキャン代行業者への依頼も可能です。この記事では、名刺のデータ化のメリットや注意点を解説します。

オンライン名刺のQRコードまたはURLをメールで送る

名刺のデータを送る方法には、オンライン名刺を送る方法もあります。オンライン名刺は名刺をデジタルデータ化したもので、クラウドサービスやアプリなどで作成可能です。作成したオンライン名刺へのアクセス用QRコードやURLを顧客にメールで送ることで、名刺データを共有することができます。また、メールの署名欄にオンライン名刺のURLを追記しておくのもお勧めです。

オンライン名刺とは？ メリット・デメリットと名刺交換の方法を解説

オンライン名刺とは、デジタルデータ化した名刺のことです。この記事では、オンライン名刺のメリットとデメリットのほか、名刺交換の方法について解説します。

名刺管理ツールを介して名刺情報を送付する

名刺管理ツールを介して、名刺データを送付（交換）する方法もあります。オンライン名刺交換機能を搭載した名刺交換ツールを活用すれば、簡単な操作でオンライン会議上の相手と名刺交換を行うことが可能です。

名刺管理ツールとは？ 機能や導入メリット、選び方をわかりやすく解説

名刺管理ツールは、名刺情報をデータ化して社内で一元管理・情報共有できるツールです。この記事では主な機能や導入のメリット、選び方について解説します。

メールなどで得た名刺データを有効活用する方法

ここまで、名刺データをメールで送る方法について解説してきましたが、顧客とのメールや名刺管理ツールのやりとりで得た名刺データは、その後の営業活動においても効果的に活用したいところです。ここからは、営業活動の効率化に役立つ、名刺データを有効活用する方法についてご紹介します。

MAを活用してメール配信する

顧客の名刺データは、MA（マーケティングオートメーション）でメール配信する際に活用できます。MAとは、展示会などで名刺交換した見込み顧客などにイベント告知メール配信を行い、顧客育成（リードナーチャリング）を行うWebマーケティングツールのことです。MAは名刺管理ツールとの連携によって、さらに効率的な運用が可能となります。

メーリングリストでメール配信する

名刺交換で得た顧客データを、メーリングリストで活用するのも効果的な方法の一つです。具体的には、メールマガジン（メルマガ）の配信などを行い、名刺交換した見込み顧客への後追い営業やコミュニケーションを行うことで、受注へとつなげます。

名刺管理ツールを活用してメール送信する

名刺管理ツールを活用し、商談した顧客にすぐにメールを送ることも、ビジネスにおいては効果的です。名刺管理ツールの中には、商談のお礼メールを簡単に送る機能を持つものもあります。例えば、Ｓｋｙ株式会社が提供している営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」では、名刺一覧の画面上で宛先の名刺を選んでメールの文面を作成するだけで、素早く送信できます。

名刺データをメールで送る際の注意点

名刺データをメールで送る際には、個人情報の取り扱いに十分注意する必要があります。自分の名刺をメールで送るだけでは個人情報保護法の適用対象にはなりません。しかし、収集した名刺のデータを活用し、一斉メールを配信するといった場合には、個人情報漏洩などのトラブルに対する厳重な管理が不可欠です。また、名刺管理ツールを利用してメールを送る際にも、十分なセキュリティ対策が施されたものを選ぶことをお勧めします。

名刺は個人情報？ 個人情報保護法における管理のポイントを解説

名刺情報はデータベース化されていると個人情報保護法における個人情報として扱われる場合があります。この記事では、名刺が個人情報とされる基準のほか、管理のポイントについて解説します。

「SKYPCE」のオンライン名刺交換で営業活動をサポート

コロナ禍以降、ビジネスシーンにおいては、顧客とオンライン商談やメールでやりとりすることも増えました。名刺交換も、非接触のやりとりに対応していく必要があります。名刺をスキャンしてメールで送り合うことも不可能ではありませんが、オンライン名刺を活用した名刺交換であれば、顧客情報の共有・連携ができるため、営業活動ははるかに効率的なものになるはずです。

Ｓｋｙ株式会社の名刺管理ツールである「SKYPCE」は、オンライン上で名刺を交換できる「オンライン名刺交換」機能を搭載しています。「SKYPCE」ユーザーである主催者がWeb会議の予定をメールで案内し、参加者はメールのURLから会議予定ページにアクセス。スマートフォンなどで撮影した名刺画像を会議予定ページにアップロードすることで、オンライン上での名刺交換が行えます。 また、「SKYPCE」に登録されている自分の名刺情報をURLで相手に伝え、アクセスしてもらうことで、情報を閲覧してもらったり、名刺画像やvCard形式のデータをダウンロードしてもらったりすることもできます。

「SKYPCE」では、紙の名刺と同様に、オンラインでの名刺交換で得た名刺情報も登録・共有ができます。また、顧客情報を管理するSFA / CRMなどにデータを連携することも可能です。名刺情報を効率的な営業活動やマーケティング活動に展開していきたいとお考えの際には、ぜひ「SKYPCE」の導入をご検討ください。