商談管理とは？ 重要な理由や管理対象となる項目、効率化のポイントを解説

商談管理とは、商談でのやりとりなどを含む進捗を記録・管理すること

商談管理とは、商談における顧客とのやりとりや顧客への対応を含む情報を、進捗状況とともに記録したり管理したりすることを指します。商談に参加した担当者の情報や進捗状況などを適切に記録・管理し、今後の商談に生かすことが商談管理の目的です。

商談管理が重要な理由

商談管理はビジネスシーンにおいて、なぜ重要視されるのでしょうか。ここでは、商談管理の重要性について解説します。

営業の属人化を防げる

営業の属人化を防ぐことができるのが、商談管理が重要視される理由の一つです。営業活動においては、営業担当者が顧客と商談をする際に、顧客側の担当者名や進捗状況など、さまざまな情報のやりとりを行います。しかし、営業担当者が部署異動になったり転職したりした場合、それらの情報が適切に管理され、きちんと引き継がれていなければ、商談内容はもちろん、顧客との関係性そのものが失われかねません。属人化のリスクに備えるためにも、商談管理は重要です。

記録を残し、今後の営業に生かせる

商談管理が重要な理由として、商談内容を記録として残し、次回以降の営業に活用できることが挙げられます。商談では、やりとりの中で提示した条件などが顧客の要望と合わず、失注することも珍しくありません。しかし、商談管理を行っていてやりとりの記録が残されていれば、その内容を分析した上で、今後の営業時に対策を取ることが可能です。

メンバーの負荷を軽減できるため

メンバーの負荷を軽減できるのも、商談管理が重要視される理由の一つです。商談管理を適切に行っていれば、メンバー間で商談を引き継いでも、顧客側の担当者名や進捗状況の確認・把握にほとんど負担がかかりません。反対に商談管理を行っていないと、ほかのメンバーの商談を引き継ぐ場合、そのメンバーに確認のためヒアリングをしたり打ち合わせをしたりする手間が発生するケースもあり、各人の負荷が高くなってしまいます。メンバーの手間や労力を減らして生産性の高い営業活動を進めるために、商談管理は必要不可欠といえます。

商談管理を行う際のポイント

商談管理を適切に行うためには、いくつか押さえておきたいポイントがあります。ここでは、商談管理を行う際のポイントについてご紹介します。

商談管理の対象となる情報を定義する

商談管理を適切に行うポイントとして、まずは何を対象とするのか、管理すべき情報を定義します。商談において管理すべき対象となる情報をメンバー・チーム間で定めずにそれぞれで管理すると、後で振り返ったり分析したりするために必要な情報を集めることができず、管理として適切な効果が得られないからです。商談管理の対象となる情報としては、下記のような項目が挙げられます。なお、管理項目の詳細については後述します。

商談管理の方法を定義する

商談管理をどのような方法で行うのかを明確に定めるのも、適切な商談管理のポイントといえます。導入コストがかからず、すぐに始められるものとしてはMicrosoft ExcelやGoogle スプレッドシートが挙げられますが、これらは商談管理に最適化されたものではないため、情報共有や長期的な運用には向かないのが難点です。一方、SFA（営業支援システム）やCRM（顧客関係管理）ツールのほか、商談管理ツール、名刺管理ツールなどのITツールを導入すると、一定のコストは発生するものの、対象となる情報を一元管理でき、情報共有・連携を効率化する機能を備えていることから、商談管理には最適といえます。

商談管理の対象となる項目

商談管理においては、ポイントを押さえた情報の管理が必須です。ここでは、商談管理で対象となる項目について解説します。

顧客の担当者情報

商談管理で対象となる情報として、まずは商談する顧客の担当者名・会社名・連絡先などが挙げられます。この項目は、商談を行う上での基本的な情報であり、抜けや漏れがないように注意したいところです。また、条件交渉などでやりとりする担当者だけでなく、請求書を送付する経理部門の担当者の名前や送付先なども管理が必要になります。

顧客獲得経路（流入チャネル）

商談管理では、顧客を獲得した経路（流入チャネル）を管理することも、極めて重要といえます。特にWebによる集客の場合、自然検索による流入なのか、広告やメールマガジンによる流入なのかによって、今後の打ち手が変わってくるからです。顧客理解や行動分析のためにも、流入チャネルはしっかりと管理する必要があります。

商談の進捗状況

商談の進捗状況は、商談情報の中でも重要な管理項目の一つです。営業担当者が顧客といつ、どのようなコンタクトを取ったのか、どの商品・サービスを受注しようとしているのか、商談は実際にどの段階まで進んでいるのかなどを記録します。注意したいのは、担当者が不在だったり、交代したりしたとき、誰が見ても進捗状況がすぐにわかるように記載しておくことです。進捗状況が可視化されていない商談管理は、あまり意味がありません。

受注予定日

商談管理の項目として、受注予定日も重要な要素です。受注予定日がわかれば、受注後の商品手配の段取りを組んだり、売上目標達成の可否が判断できたりするからです。適切な商談管理さえ行っておけば、仮に受注予定日が予想より後ろ倒しになって最終的な売上目標達成が難しくても、それを埋めるための別の施策を事前に講じることができます。

受注確度

顧客が発注してくれる可能性を数値として表した受注確度の管理も、商談管理においては欠かせません。なぜなら、受注確度が売上目標の達成を決めるための重要な判断指標となるからです。限られたリソースで確実に目標を達成するためには、受注確度の高い商談に対して集中的に営業を行う必要があります。営業チーム内で受注確度を統一する際には、「Budget（予算）」「Authority（決裁権）」「Needs（必要性）」「Timeframe（導入時期）」の頭文字を取った「BANT条件」という指標を使います。

売上見込み

商談管理で最も重要なのが、売上見込みの管理です。商談管理によって、売上目標に対して実際の売上がどの程度で着地しそうなのかが判断できます。売上見込みが正確にわかれば、受注確度が低い顧客にも後追い営業などのアプローチをしたり、既存顧客にアップセル・クロスセルを提案したりするなどの打ち手を検討することが可能です。売上見込みがわかるのが早ければ早いほど、打ち手の数を増やすことができます。ただしそれは、商談管理を適切に行っていなければ実現できません。

商談管理を効率化するツール

商談管理を効率的に行うためには、ツールの活用をお勧めします。ここでは、商談管理の効率化を実現するためのITツールを紹介します。

SFA、CRMツール

SFA、CRMツールは、商談管理を効率化する代表的なITツールです。SFA（Sales Force Automation）は、営業活動の進捗管理などを効率的に行う営業支援ツールの一つです。一方、CRM（Customer Relationship Management）ツールは、契約締結後の顧客との関係構築に主軸を置くツールを指します。どちらも一定のイニシャル・ランニングコストがかかりますが、商談管理を効率的に行うことができます。ただし、ツールによっては、顧客情報を手作業で入力する手間がかかる点に注意が必要です。

名刺管理ツール

名刺管理ツールは、SFA、CRMツールのような商談管理ツールにおいて、顧客情報入力の手間を軽減することができるツールです。名刺管理ツールに、ほかのツールと連携することができる機能が搭載されていれば、名刺管理ツールに登録されている名刺データをSFA、CRMツールに連携させることで、データ入力の手間を減らすことができます。また、SFA、CRMツールはすでに顕在化した顧客の情報や商談などを結びつけるツールですが、案件化していない潜在顧客の情報を管理したい場合は、SFA、CRMツールと名刺管理ツールを連携して運用するのがお勧めといえます。

商談管理を効率化するツールの選び方

商談管理ツールを選ぶ際には、どのような視点でチェックすればいいのでしょうか。最後に、商談管理ツールの選び方についてご紹介します。

誰でも簡単に扱える

誰でも簡単に扱えることが、商談管理ツールを選定する際のポイントです。入社したばかりのメンバーやベテランのメンバーはもちろん、マネージャーにとっても扱いやすいものでなければ、商談管理の目的である正確な情報共有・連携ができなくなるからです。そのためには、情報入力の手間がかからないように、各種システムとの連携ができたり、操作方法がわかりやすかったりすることが求められます。

自社の体制に合った機能を備えている

自社の営業体制に合った機能を備えていることも、商談管理ツール選定時のポイントといえます。その際には、自社の営業体制の特殊性や課題をメンバーにヒアリングし、選定条件をリストアップすることが大切です。なお、多機能をウリにするツールが必ずしも自社に合うとは限らないので、選定時に注意する必要があります。

商談記録と顧客情報をひもづけて管理できる

商談記録と顧客情報をひもづけて管理できるツールを選ぶことは、商談管理の効率化のために不可欠です。そのため、商談管理ツールを選ぶ際には、顧客データベースとしての役割を果たす名刺管理ツールなどと連携可能なものを選択したいところです。連携によってひもづけて管理できれば、情報を入力する手間を省くことができるため、営業活動の効率化につながります。

「SKYPCE（スカイピース）」で商談管理の効率化を

商談管理は、商談において顧客との間で生じたやりとりや対応を含む情報を、進捗状況とともに記録したり管理したりすることです。商談管理を適切に行うことで、営業の属人化防止や顧客トラブルへの対応はもちろん、今後の商談に効果的に生かすことができます。

商談管理を効率的に行うには、Microsoft ExcelやGoogle スプレッドシートでは不十分な場合があります。また、SFA、CRMツールは、顧客情報を手作業で入力するものを選ぶと、営業メンバーの工数が増えてしまい、かえって効率が悪くなることもあり得ます。商談を効率的かつ効果的に管理するためにも、商談情報と顧客情報を連携できるITツールを選びたいところです。

Ｓｋｙ株式会社が提供している営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」は、名刺をスキャンして簡単にデータ化し、顧客情報をデータベースとして組織全体で共有できる名刺管理ツールです。データベース化した顧客情報にひもづけて、商談内容はもちろん、日々の営業活動を案件化する前から記録・管理できる機能を備えています。ほかにも、SFA、CRMツールと連携することもできるなど、営業支援に役立つ数多くの機能を備え、効率的な営業活動を可能にします。

商談管理によって営業活動の効率化を実現したい場合は、ぜひ「SKYPCE」の導入をご検討ください。