名刺の郵送で気をつけたいマナーは？ 失礼にならない送り方を紹介

名刺の郵送が必要となるケース

商談の場などで、顧客と対面した際に名刺を渡せるならそれがベストですが、何らかの事情で名刺を渡せないこともあります。そのようなときはまず、現場で適切な対応を行った上で後日名刺を郵送します。名刺を郵送することになっても、マナーを守れば失礼にはあたりません。まずは、名刺の郵送が必要となるケースごとに、対応方法を解説します。

ヒアリングや商談の際に名刺を切らしていた・忘れてしまったとき

名刺の郵送が必要になるケースとして、ヒアリングや商談などで顧客と会った際、名刺を切らしていたり忘れたりして渡せない場合があります。この場合、まずは「只今名刺を切らしておりまして、申し訳ございません」などとお詫びした上で、「◯◯株式会社の営業部の▲▲と申します」と口頭で自分の名前を伝えます。また、名刺を郵送するよりも先に顧客がこちらに連絡を取りたい場合を考慮して、メモなどに電話番号やメールアドレスなどの連絡先を書いて渡します。または、顧客の名刺にあるメールアドレスに、いち早く電話番号など必要な情報を送ることをお勧めします。

面識のない相手に書類を郵送するとき

名刺の郵送が必要になるケースとして、ヒアリングや商談の場だけでなく、面識のない相手に資料などの書類を郵送する場合にも想定できます。通常、送り状に自分自身の名前や部署を書いておきますが、名刺を添付しておくとより丁寧な印象を与えることができます。書類の郵送における名刺は、いわばあいさつのようなものなので、封筒を開けたとき、書類よりも先に名刺が目に入るよう、書類の上部にクリップでとめておくことが大切です。

名刺を郵送する際のマナー

名刺を郵送する際には、タイミングや送り方など気をつけておきたいマナーがあります。ここでは、名刺を郵送する際のマナーを3つご紹介します。

できるだけ訪問当日に郵送する

名刺を郵送するタイミングは、顧客と対面したその日のうちに行うのがマナーです。名刺の郵送が遅れるほど、相手の記憶も薄れてしまうため、遅くとも翌日には投函するように心がけます。数週間や数か月も経ってから名刺が届いても、顧客から「誰だろう？」と思われてしまい、ビジネスチャンスを逃してしまうことにもなりかねません。時間にもよりますが、当日中に投函を行えば1～3日後には到着するはずです。一般的には、そのくらいのタイムラグであれば、失礼にはあたらないといわれます。

なお、郵送する際は、基本的に普通郵便で送ってもマナー違反にはなりません。顧客からの要望で急いで送らなければならない場合は、速達や特定記録郵便を使います。また、郵便で送る際の封筒のサイズは、A4書類を折り曲げずにそのまま入れられる角2封筒や、三つ折りで入れられる長3封筒などであれば問題ありません。このとき、市販の無地の封筒ではなく、会社のロゴなどが入っている社用封筒を使うことが大切です。

送付状（詫び状）を添える

名刺を郵送する際は、会った日に名刺を渡せなかったことを詫びる内容を記載した送付状を添えます。送付状の記載例は以下のとおりです。

用紙に名刺をとめておく

名刺を郵送する際、名刺は用紙にクリップなどでとめておくのがマナーとされています。用紙は、できれば会社の便箋が望ましく、便箋がない場合は白紙にとめておきます。なぜなら、名刺はサイズが小さいので、そのまま入れてしまうと封筒の底の方に落ちてしまい、相手が封筒を開けた際、肝心の名刺が取り出しにくくなる可能性があるからです。なお、書類をとめる文房具として、クリップのほかにホチキスもありますが、ホチキスは名刺に穴が空くほか、用紙から外しづらいのでクリップの方がお勧めです。

郵送以外で名刺を後日渡す方法

名刺を郵送する際のケースとマナーについて解説しましたが、郵送以外にも名刺を後日渡す方法があります。名刺を後日渡す、郵送以外の方法を3つご紹介します。

名刺を直接渡す

近日中に相手先を訪問する機会があるような場合は、郵送せずに直接手渡します。商談でなくても、例えばほかの用事で相手の会社の近くに立ち寄ることがある場合は、そのときに訪問して渡します。また、お互いの会社が近い場所にあるなら、時間に余裕のあるときに渡すことも可能です。事前に連絡をして、相手の了解を得てから訪問して直接手渡します。

デジタル名刺を送る

紙の名刺を郵送するのではなく、データ化したデジタル名刺をメールなどで送付する方法もあります。帰社後すぐに送付すれば当日中に相手に届くのがメリットです。近年、オンライン会議が普及して直接顧客と会わずに商談ができる場面が増えました。そのため、データ化した名刺を送っても、失礼にはあたらない場合が多くなっています。しかし、人によって捉え方が異なる可能性があるため、「名刺を郵送ではなくデータでお送りしてもよろしいでしょうか」と許可を取っておくと確実です。

オンライン名刺交換を行う

郵送ではなく、オンライン名刺交換を利用する方法もあります。会社によっては名刺をデータで管理するために、名刺管理ツールを導入し、オンライン名刺交換機能を利用している場合があります。オンライン名刺交換とは、ツールを利用してオンライン上で名刺データを交換し合える機能のことです。例えば、営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」の場合、主催者が案内するWeb会議の予定画面に、スマートフォンなどで撮影した名刺画像や参加者の連絡先などの情報を一覧で掲示することが可能です。参加者は、会議予定を確認するとともに、名刺の画像をアップロードすることができ、オンライン上での名刺交換が行えます。

名刺を郵送する事態にならないための方法

そもそも名刺を後から郵送するような事態にならないのが一番です。ヒアリングや商談の前に、以下のような方法を取り入れて、名刺があることをしっかり確認することをお勧めします。

名刺入れ以外にも予備の名刺を準備しておく

名刺入れ以外にも、いざというときに使える予備の名刺を別の場所に入れておくのがお勧めです。例えば、手帳や財布、定期券入れ、ビジネスバッグのポケットなど、仕事で必ず持参するアイテムに名刺を忍ばせておくと、万が一名刺入れを忘れた場合でも安心です。なお、ビジネスバッグのポケットなどに名刺を直接入れると汚れてしまう可能性があるので、別の名刺入れを用意するか、カードスリーブなどで保護した状態で入れておくようにします。

名刺のストックを確認する習慣をつける

名刺を郵送する事態にならないようにするため、営業活動から帰社したら、その日に使った名刺を補充するようにします。その日の活動で受け取った名刺を名刺入れから出す際に、自分の名刺を補充しておく習慣をつけておくと、常に名刺の数を保つことができます。なお、受け取った名刺は、名刺管理ツールを使ってデータ化しておくと、顧客の情報を管理しやすく便利です。

オンライン名刺交換なら営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」がお勧め

名刺を忘れたり切らしたりした場合に、後から郵送で名刺を送付することは失礼にあたりません。名刺を郵送する場合は、お詫びを書いた送付状を添えた上で、なるべく早く郵送することが大切です。なお、名刺管理ツールを利用したオンライン名刺交換であれば、名刺を郵送せずに顧客と連絡先などの情報を交換することができます。

営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」は、スキャナーやスマートフォンを使って簡単に名刺をデータ化できる名刺管理ツールです。組織内で顧客情報をスムーズに共有できる機能のほか、非対面で顧客との名刺交換ができる「オンライン名刺交換」機能も搭載。「SKYPCE」に登録された自分の名刺情報をURLで相手に送り、名刺情報を閲覧してもらったり、名刺画像やvCard形式のデータをダウンロードしてもらったりすることも可能です。また、紙の名刺と同様に、オンライン名刺交換で得た名刺情報も顧客データベースに登録・共有することで、営業活動やマーケティング活動に活用できます。

企業の資産でもある名刺をデータで管理し、効率的な営業活動を行うために、営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE」の導入をぜひご検討ください。