名刺管理の目的は？ ツール導入のメリットと選定ポイントを解説

名刺管理の目的

企業において名刺管理は、何のために行うべきなのでしょうか。まずは、名刺管理の目的について解説します。

営業活動の効率化

名刺管理の目的の一つは、営業活動の効率化です。名刺を整理し、場合によってはデータ化することで、必要な顧客情報へ迅速にアクセスできます。例えば、従来の紙ベースの名刺管理では、目当ての名刺を探すのに時間がかかっていたものが、ツールによる管理ではすぐに探すことができるようになります。これによって迅速な顧客対応につながるなど、営業活動の効率化が可能です。

売上の拡大

適切な名刺管理は、売上拡大にも大きく貢献します。名刺管理ツールには、名刺情報にひもづけてメモを入力できる機能が搭載されているものもあります。この機能があれば、名刺に記載された情報やメモを活用して顧客のニーズや関心を捉え、次のアクションを取ることが可能です。

見込み顧客の育成

名刺管理は、見込み顧客の育成（ナーチャリング）にも役立つものです。名刺情報を基に顧客データベースを構築し、見込み顧客に対するフォローアップを継続的かつ計画的に行うことで、営業成約率を高められます。

顧客情報漏洩の防止

特に、名刺管理ツールを使用した名刺管理は、顧客情報漏洩の防止に効果的です。デジタル化された名刺データは、名刺管理ツールによって適切に管理・保護されるため、企業の重要な資産である名刺データを不正アクセスなどから守ることができます。

名刺管理の方法

名刺管理は、「アナログ式」と「デジタル式」の2種類の方法に大別できます。ここでは、名刺管理の方法について、アナログ式とデジタル式それぞれの具体的な管理方法をご紹介します。

アナログ式の名刺管理方法

アナログ式の名刺管理方法には、名刺ボックスや名刺ホルダーなどによる方法があります。従来行われてきたこの方法のメリットは、特別なスキルや費用が不要で、誰でも手軽に始められることです。ただし、名刺管理に物理的なスペースが必要であり、名刺の保管量が増えると、情報検索・共有が困難になることがデメリットといえます。目当ての名刺を探すのに時間がかかることもあり、迅速な対応が求められる営業活動にはあまり向いていないかもしれません。

デジタル式の名刺管理方法

デジタル式の名刺管理方法には、主に次の2種類があります。

エクセルによる一覧表管理

エクセル（Microsoft Excel）に名刺情報を入力し、一覧表として管理する方法は、手軽に行えるデジタル式の管理方法の一つです。エクセルであれば、フィルタ機能や検索機能を使って、求める情報に素早くアクセスできます。数式やマクロを活用すれば、データ分析も可能です。しかし、名刺情報のインプットは手作業に頼らざるを得ないため、大量の名刺データを扱う場合は作業負担が増えることがデメリットです。また、セキュリティ対策が不十分な場合には、情報漏洩のリスクも考えられます。

名刺管理ツールによる管理

名刺管理ツールを活用したデジタル式の名刺管理は、名刺データを最も効率的に管理できる方法です。名刺管理ツールを使えば、スキャナーやスマートフォンなどを使って名刺の読み取りやデータ化を行うことができ、営業活動を効率化することが可能です。しかし、導入や運用にコストがかかるので、費用対効果をよく考えて導入する必要があります。

名刺管理ツールのメリット

名刺管理を目的として名刺管理ツールを導入すると、さまざまなメリットがあります。ここでは、名刺管理ツールを導入することで得られるメリットについて解説します。

名刺管理の作業工数を減らせる

名刺管理ツールを導入する最大のメリットは、名刺管理の作業工数を大幅に削減できることです。手作業による紙の名刺管理では、名刺の整理や検索に多くの時間がかかってしまいがちです。エクセルなどへ手入力する場合も、手間がかかったり、入力ミスが発生してしまったりすることもあります。名刺管理ツールを使うことで、名刺情報の読み取りとOCR（光学的文字認識）による自動入力が可能になり、人の手をかける必要がなくなるのは大きなメリットといえます。

外出先からでも顧客情報にアクセスできる

名刺管理ツールには、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。クラウド型の名刺管理ツールは、インターネット環境さえあれば、いつでもどこからでも顧客情報にアクセスできます。これにより、名刺が手元になくても外出先でも迅速に顧客情報を確認できるため、営業活動をスムーズに進めることができます。また、自社にサーバーを構築するオンプレミス型でも、VPN（Virtual Private Network：仮想専用回線）を設定するなどして外出先からアクセスができるようにすることも可能です。

名刺データを社内で共有・連携できる

名刺管理ツールを導入するメリットとして、名刺データを社内で簡単に共有・連携することができる点も挙げられます。各営業担当者が個別に名刺管理をするのではなく、企業・組織として一元管理することで、顧客情報の重複や抜け・漏れ、あるいは更新を忘れることがなくなり、全体の営業効率が大きくアップすることにつながります。

顧客情報の漏洩を防げる

名刺管理ツールの使用により、顧客情報の漏洩を防ぐことができます。紙の名刺は物理的に保管することにより、汚損や破損、あるいは紛失・盗難による漏洩のリスクをはらんでいます。しかし、デジタルデータ化して管理することで、それらのリスクを大幅に減らすことが可能です。名刺管理ツールは、アクセス権限の設定やデータの暗号化など、多層構造のセキュリティ対策が施されているものもあり、そういった名刺管理ツールを導入することで企業の資産である名刺データを守ることができます。また、データ化することで、営業担当者が名刺を持ち歩く必要がなくなることも、顧客情報の漏洩リスクの軽減につながります。

名刺管理ツールのデメリット

名刺管理ツールは、導入したことによってデメリットが生じる場合もあります。ここでは、名刺管理ツールを導入するデメリットについても解説します。

コストが発生する

名刺管理ツールを導入する場合の主なデメリットは、コストが発生することです。クラウド型の法人向け名刺管理ツールでは、基本的に初期費用や月額使用料がかかります。また、導入に伴ってトレーニングやシステム設定にも追加のコストが発生する可能性があります。一方で、オンプレミス型の名刺管理ツールは、自社サーバー構築のために必要なハードウェアやソフトウェアなどの費用が、初期コストとして導入時にかかるのが一般的です。

名刺管理ツールと顧客管理ツールとの二重管理が発生する場合がある

昨今、多くの企業ではすでにSFA（営業支援システム）やCRM（顧客関係管理）ツールを使用しているケースが少なくありません。そのため、使用するツールによっては、顧客情報の二重管理が発生するデメリットがあります。二重管理になると、データの一貫性を保つための追加作業が必要となりかねません。名刺管理ツール導入時には、SFAやCRMツールとの連携が可能かどうかの確認が必要です。

名刺管理ツール導入時のポイント

名刺管理ツール導入の際、どのようなポイントをチェックすればいいのか、その判断に困っている方もいるかもしれません。ここでは、名刺管理ツール導入時のポイントについて解説します。

法人向け・個人向け

名刺管理ツールを選ぶ際に確認すべきポイントは、そのツールが法人向けか個人向けかということです。名刺情報は企業にとって重要な資産であり、セキュリティ面の観点からも、適切に管理する必要があります。個人向けの名刺管理ツールではセキュリティや機能面で不十分な場合が多いため、やはり法人向けのツールを選ぶことをお勧めします。

名刺データの読み取り精度

名刺管理ツールの読み取り精度は、業務効率に直結するポイントです。そのため、導入時には、OCR機能が正確に名刺情報を読み取れるかどうかを確認する必要があります。高精度なAI-OCR機能を持つ名刺管理ツールを選ぶことで、手入力の手間を大幅に削減可能です。さらに、オペレーターによる目視でのチェックや入力補正をしてくれるツールを選べば、さらなる正確性を確保できます。

クラウド型・オンプレミス型

名刺管理ツールには、インターネット環境さえあればどこからでもアクセスできるクラウド型と、自社サーバーにデータを保存するオンプレミス型があります。クラウド型は導入費用が抑えられる反面、月額の使用料が発生します。オンプレミス型はセキュリティ面で安心度は高いものの、自社サーバーの構築・運用におけるコストがかかるなど、導入費用が高くなる傾向があります。どちらも一長一短があるため、自社のニーズや実情に合ったタイプを選びたいところです。

セキュリティ

名刺に記載された情報には重要な個人情報が含まれているため、セキュリティ対策が不可欠です。そのため、データの暗号化やアクセス制限、定期的なバックアップなどのセキュリティ機能が充実している名刺管理ツールを選ばなければなりません。特にクラウド型を利用する場合は、サービスを提供するベンダーのセキュリティ体制もチェックすることが大切です。

料金

料金体系も、名刺管理ツール選定の重要なポイントです。初期費用、月額使用料、追加機能の料金など、総合的なコストを確認する必要があります。ただし、料金の多寡だけでは決めず、セキュリティや操作性などを踏まえて、総合的に判断することをお勧めします。

操作性

名刺管理ツールの操作性は、導入後の使用率に大きく影響を及ぼすものです。直感的に操作できるインタフェースや、わかりやすい操作マニュアルがあるかを確認しなければなりません。無料トライアル期間を設けているツールも多いため、できるだけ多くの社員に操作性を試してもらいたいところです。

名刺データ返却の有無

名刺管理ツールの利用を停止し、ほかのツールに乗り換える際に、蓄えた顧客データをベンダーからどのように返却してもらえるかを確認しておくことも重要といえます。これは、一部のツールで、データを返却してもらえない場合があるからです。名刺データは企業固有の資産なので、契約前に返却できるかどうかを確認しておく必要があります。

「SKYPCE（スカイピース）」で営業活動の効率化を実現

名刺管理の目的は、営業活動の効率化や、それによる売上の拡大などが挙げられます。紙の名刺での名刺管理は、管理や検索に手間がかかったりセキュリティ面でのリスクがあったりするため、名刺管理ツールの導入による管理が理想といえます。ただし、個人向けの名刺管理ツールは、企業向けのものと利用目的が異なる場合があり、企業での使用は推奨できません。企業向けの名刺管理ツールを選んで、省力化や情報の社内共有・連携を行い、効率的な営業活動を実現することをお勧めします。

Ｓｋｙ株式会社が提供している営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」は、名刺を簡単にデータ化して組織全体で共有・連携できるだけでなく、顧客に関する情報をメモに残して共有したり、活動記録を営業日報として活用したりすることが可能です。さらに、登録した名刺に記載されているメールアドレスを宛先としてメールを配信できる機能も備えるなど、営業活動の効率化と成果の最大化に役立ちます。

名刺データを活用して効率的な営業活動につなげていくためにも、ぜひ「SKYPCE」の導入をご検討ください。