CRMツールと名刺管理ツールの違いは？機能とメリット、選び方を解説

CRM（顧客関係管理）とは、顧客との良好な関係構築のための取り組みのこと

CRMとはCustomer Relationship Managementの略称で、日本語では「顧客関係管理」と訳します。これは、企業が顧客との関係を一元管理し、長期的に良好な関係を構築するための取り組みを指します。CRMは顧客とのやりとりの履歴や顧客からの要望・クレームの内容などを分析し、より効果的な営業活動やサービスを実現することを目的としたものです。なお、このCRMを行うためのツールを、一般的にCRMツールと呼びます。

CRMツールと名刺管理ツールの目的の違い

CRMツールと名刺管理ツールは、それぞれ異なる目的を持っています。ここでは、CRMツールと名刺管理ツールの目的の違いをご説明します。

CRMツール：成約後の顧客との関係構築が目的

CRMツールは、成約後の顧客との関係を構築し、顧客満足度を向上させることを目的としたツールです。CRMツールを活用し、顧客との商談や顧客からの問い合わせなど、営業活動の履歴を管理することで、顧客のニーズなどを分析・把握できます。これにより、効果的なマーケティング戦略の立案や顧客ごとに最適なアプローチを行うことができるので、結果的に顧客満足度を向上させることが可能となります。CRMツールで管理するデータとしては、名前や年齢、企業名などの基本情報と、商談・取引の履歴とその内容（商品・サービス名・取引日・金額など）、問い合わせ・クレームの履歴などがあります。

名刺管理ツール：営業活動の効率化が目的

名刺管理ツールは、主に営業活動を効率化する営業支援を目的としたツールです。名刺管理ツールは名刺に記載された情報をデジタル化し、一元管理を可能にします。名刺管理ツールを使うことで名刺データの整理や検索が容易になり、営業担当者が迅速に顧客情報にアクセスできるようになります。また、営業担当者が登録した名刺を組織全体で閲覧できるようにすれば、組織内での情報共有をスムーズに行うことが可能です。なお、名刺管理ツールで管理するデータとしては、会社名・部署名、担当者名のほか、会社の所在地、電話番号、メールアドレスなどがあります。

CRMツールと名刺管理ツールの機能

CRMツールと名刺管理ツールには、それぞれ異なる機能があります。ここでは、CRMツールと名刺管理ツールの各機能についてご紹介します。

CRMの機能

CRMツールの主な機能には、以下のようなものがあります。いずれも、顧客との関係構築や顧客満足度向上のために役立つものです。

CRMツールに備わる顧客管理機能は、顧客情報を一元的に管理し、社内・組織内での顧客情報共有を実現するものです。顧客分析機能を活用して、顧客の行動履歴や顧客とのやりとりの履歴を把握し、それを基に効果的なマーケティング施策を立案できるのもCRMツールの特徴といえます。問い合わせやクレームなどの履歴も管理できるため、問い合わせやクレームの傾向を分析し再発防止や予防の対策を行うことで、顧客満足度の向上に役立ちます。

名刺管理ツールの機能

名刺管理ツールには、主に以下のような機能が備わっているものがあります。これらは、営業活動の効率化につながる機能です。

多くの名刺管理ツールに備わる名刺情報の読み取り機能は、画像データの中から文字をOCR（光学的文字認識）機能を介して、文字データに変換します。データ化された名刺情報は、社名や名前、名刺交換日といった条件を指定することで、商談の前など時間がないときでも、必要な名刺をすぐに検索可能です。このほか、顧客管理機能として、営業活動の記録や、メールの一斉配信などを実現するツールもあります。

CRMツールのメリット

CRMツールを導入することにより、企業はさまざまなメリットを得られます。ここでは、CRMを導入することで得られるメリットについて解説します。

顧客情報の一元管理ができ、生産性向上が実現する

CRMツールを利用することで、顧客情報を一元管理でき、情報検索や共有・連携が容易になるため、結果として生産性向上につながります。顧客情報を個々の営業担当者で管理すると、人事異動や退職時にブラックボックス化してしまいがちです。しかし、CRMツールを使えば、営業チーム全体が同じ顧客情報にアクセスできるため、チーム間の引き継ぎやコミュニケーションがスムーズになり、必要な顧客情報を探すための手間や時間をかけずに済みます。

顧客満足度アップが見込める

CRMツールによるメリットは、顧客との関係を構築し、顧客ごとのニーズに合わせた提案をしたり、サービスを提供したりして、顧客満足度のアップが見込めることです。一般的に顧客満足度を高めるには、過去の取引履歴を基にカスタマイズされた提案や対応、それぞれの顧客に適したコミュニケーションやフォローなどが必要となります。CRMツールがあれば、これらの情報を一括して管理することが可能です。結果的に、顧客のさまざまな期待に応えることができ、顧客満足度の向上につながります。

顧客対応の抜け・漏れやミスを避けられる

CRMツールで顧客情報を一元管理することで、顧客対応の抜け・漏れ、ミスを防ぐことができるのも大きなメリットです。CRMツールで顧客の問い合わせ履歴や過去の対応状況を確実に把握することにより、迅速かつ適切な対応が可能となります。このような対応は、結果として顧客からの信頼を獲得しやすくなり、関係をさらに深めることにつながります。

名刺管理ツールのメリット

名刺管理ツールを導入することには、数多くのメリットがあります。ここでは、名刺管理ツール導入で得られるメリットについてもご紹介します。

名刺管理の工数を削減できる

名刺管理ツールは、名刺管理にかかる工数を削減できるメリットがあります。例えば、名刺情報を手作業でデータ化する際にかかる手間や時間を、大幅に削減することが可能です。名刺管理ツールを使えば、スキャナーやスマートフォンで読み取った名刺の画像データを自動でテキストデータ化できます。また、キーワードやタグなどの検索機能を持つ名刺管理ツールを導入することで、手作業で作成したリストの中から名刺情報を探す手間がなくなり、営業担当者の工数が削減されます。

顧客情報を共有・連携できる

名刺管理ツールのメリットとして、名刺情報を共有・連携できることが挙げられます。これにより、複数の営業担当者が顧客データベースにアクセスして登録済みの名刺情報を確認できるため、同じ部署の営業担当者が同じ顧客にアプローチしてしまう状況を回避できるはずです。また、名刺管理ツールによる社内人脈の可視化は、人事異動や退職に伴う引き継ぎ漏れを防ぐことにも効果を発揮します。

顧客ごとに最適なアプローチができる

名刺情報を基にした顧客ごとの詳細な状況を把握することで、個々の顧客に対して最適なアプローチが可能になるのも、名刺管理ツールのメリットです。名刺管理ツールには商談メモ機能を持つものがあり、商談状況や顧客の興味・関心を把握することができます。名刺管理ツールに蓄積した顧客との商談履歴やニーズなどを基にすれば、さらに顧客に寄り添った提案を行うことが可能です。

セキュリティを高められる

名刺管理ツールは、名刺情報をデジタル化して適切に管理するため、セキュリティを高められるのもメリットです。名刺管理ツールは、データの暗号化やアクセス制限の設定など強固なセキュリティ対策が施されているものもあり、顧客情報漏洩などのリスクを低減できます。

CRMツールと名刺管理ツールはどちらがお勧め？

CRMツールと名刺管理ツールにはそれぞれメリットがあります。ツール選定の際には自社の課題を明確にして、その解決という目的を重視します。営業活動の効率化や顧客情報の一元管理など、具体的な課題やニーズを洗い出し、それに応じた機能を持つツールを選びたいところです。例えば、営業チームの名刺管理に時間がかかっている場合は、スキャン機能を備えた名刺管理ツールが適しています。また、顧客情報の分析が必要な場合は、詳細なデータの分析機能を持つCRMツールが効果的です。

CRMツールと名刺管理ツールを連携させるのも有効

CRMツールと名刺管理ツールのいずれかを選ぶのではなく、それぞれのツールを連携させる方法であれば、営業活動のさらなる効率化が可能です。名刺管理ツールでデジタル化した名刺情報をCRMツールに自動連携することで、顧客情報の一元管理が実現します。これにより、営業担当者は顧客行動の分析や適切なフォローアップを迅速に行うことができるはずです。

「SKYPCE（スカイピース）」で営業活動の効率化を実現

CRMツールと名刺管理ツールは、共に顧客管理が行えるツールではあるものの、そもそもの目的は違うものです。これらのツールを連携させ、それぞれの機能を補完しながら活用することで、さらに効率的な営業活動の実現につながります。CRMツールとの連携を前提にするなら、名刺情報のデータ化と社内での共有・連携を容易にする名刺管理ツールの導入がお勧めです。

Ｓｋｙ株式会社が提供している営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」は、名刺を簡単にデータ化して組織全体で共有・連携できるだけでなく、データ化した正確な名刺情報をCRMツールとAPIで連携することが可能です。「SKYPCE」と利用中のCRMツールなどとの連携により、営業活動の効率化と成果の最大化が実現します。

名刺データを今後のビジネス拡大に役立てるためにも、ぜひ「SKYPCE」の導入をご検討ください。