オンプレミス型の名刺管理ツールとは？ クラウド型との違いを解説

名刺管理ツールを導入するメリット

名刺管理ツールの導入は、企業にどのような効果をもたらすのでしょうか。まずは、名刺管理ツールを導入するメリットを3つご紹介します。

情報共有がしやすい

名刺管理ツールを導入するメリットの一つが、社内での情報共有のしやすさです。個々の従業員が受け取った膨大な数の名刺をデジタル化し、名刺管理ツールで一元管理することで、誰がどの顧客と接触しているのか、どのような商談を進めているのかがひと目でわかるようになります。例えば、「A社のBさんとは過去に誰かが接触しているか」といった情報もすぐに検索で見つけることができ、適切な営業アプローチへとつなげられます。

顧客情報が手軽に更新できる

名刺管理ツールを導入することで、顧客情報を手軽に更新できることもメリットです。デジタル化した顧客情報を名刺管理ツールで管理すれば、顧客の昇進や異動といった情報の変更があったときにもすぐに更新できます。簡単な入力作業で情報をアップデートできるほか、名刺管理ツールによっては、社内の誰かが最新の名刺を取得してスキャンすると、既存の名刺情報が自動更新される機能も備えています。このように、名刺管理ツールでは、常に最新の顧客情報を保存・管理することが可能です。

営業活動の効率化につながる

名刺管理ツールを導入するメリットには、営業活動の効率化につながるという点もあります。名刺管理ツールの情報は、スマートフォンなどのモバイル端末を使って、外出先からもアクセスして確認することが可能です。名刺情報だけでなく、顧客との過去のコミュニケーション履歴なども蓄積でき、部内での引き継ぎや顧客の特徴などが共有できます。また、登録した顧客へ一括でメール配信を行う機能を搭載していたり、SFA（営業支援システム）やCRM（顧客関係管理）ツールと連携できたりする名刺管理ツールもあります。これらを活用すれば、見込み顧客の管理や商談の進捗管理がスムーズになり、営業活動を効率的に進めることが可能です。

名刺管理ツールのタイプ

名刺管理ツールには、収集した名刺の情報をどこに保存するかによる違いで、大きく分けて「オンプレミス型」と「クラウド型」の2つのタイプがあります。それぞれの概要は以下のとおりです。

■オンプレミス型とクラウド型の違い

オンプレミス型：自社が管理するサーバーで運用

オンプレミス型とは、自社が管理するサーバーやネットワーク内に、直接システムを構築して運用するタイプのことです。オンプレミス型の名刺管理ツールの場合、名刺データは自社サーバー内に保存されます。メリットとしては、自社独自のカスタマイズができ、自社でデータの管理とセキュリティ対策のコントロールが可能な点です。一方で、システムの構築や設定などで初期投資が高くなる傾向にあり、メンテナンスやアップデートも自社で行う必要があります。

クラウド型：外部サーバーを利用して運用

クラウド型とは、インターネットを介して外部のクラウドサービスなどを利用して運用するタイプのことです。クラウド型の名刺管理ツールの場合、名刺データはベンダーが持つサーバー内に保存されます。メリットとしては、企業がサーバーや運用のためのソフトウェアを用意する必要がなく、Webブラウザやアプリを通じてサービスにアクセスすれば、すべての機能が利用可能な点です。初期設定の手間も少なく、導入してすぐに運用を始められます。また、サーバーの管理やデータのバックアップなどはツールを提供するベンダーが担うため、企業はシステムの運用に関する労力を軽減できる点もメリットです。一方で、データの管理もベンダーに依存するため、セキュリティやプライバシーを重視する場合は慎重な対応が求められます。

オンプレミス型の名刺管理ツールのメリット

自社でシステムの構築・管理・運用ができるオンプレミス型の名刺管理ツールには、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、カスタマイズのしやすさ、セキュリティリスクの低さ、ランニングコストの低さについて、掘り下げてご紹介します。

カスタマイズしやすい

オンプレミス型の名刺管理ツールは、利用する企業が比較的自由にカスタマイズできる点がメリットです。企業それぞれのニーズに合わせた機能追加や調整ができ、独自のビジネスプロセスや業務フローに合わせた最適化を行うこともできます。しかしその分、カスタマイズには専門的な技術力や時間が必要となることがあります。一方、クラウド型に比べると、導入には手間と時間がかかる点がデメリットです。それでも、運用において完全にニーズに合致した機能と使いやすさを実現できれば、長期的に見てこうした手間や時間をかける価値があるともいえます。

セキュリティリスクが低い

オンプレミス型の名刺管理ツールは、顧客情報を社外に出すことなく企業内部で管理できるため、セキュリティリスクを低く抑えられるメリットがあります。例えば、データを保存する場所を社内サーバーのみに限定し、インターネットにも接続せず、社内からしか閲覧できないようにすれば、安全性をより高めることができます。これは、企業が自社のセキュリティポリシーに合わせて、顧客データに関するセキュリティを管理できるということです。この点は、データ保護が重要な業界や企業で特に評価されるメリットといえます。

ランニングコストを抑えられる

オンプレミス型の名刺管理ツールは、ランニングコストを抑えられる点がメリットです。主な費用は、基本的に初期設置費用とライセンス料、運用するための人件費です。月額や年額の使用料が発生するクラウド型とは異なり、オンプレミス型はベンダーへの定期的な支払いが不要なので、システム構築後のランニングコストを大幅に抑えることができます。ただし、自社でシステムのメンテナンスやアップデート、トラブル対応などを行う必要があり、そのための追加の費用や手間がかかる点には注意が必要です。

オンプレミス型の名刺管理ツールを選ぶ際のポイント

オンプレミス型の名刺管理ツールを選ぶ際には、動作環境、操作性、導入費用、機能性といった要素が選定ポイントとなります。ここでは、それぞれのポイントについて詳しく解説します。

動作環境

オンプレミス型の名刺管理ツールを導入する際は、動作環境に応じたサーバーを選定・導入するのが一般的です。SFAやCRMと連携して使用する場合は、顧客情報の一元管理とシームレスな連携のために、APIの利用やデータ形式の統一が可能かどうか確認します。加えて、名刺管理ツールは長期的に使用するケースが想定されるため、将来的なシステムのアップグレードや機能拡張の可能性も考慮に入れ、動作環境が整備しやすいかも選定ポイントとなります。

操作性

名刺管理ツールの運用をスムーズにし、効率的に活用していくには、操作性の良さも重要な選定ポイントです。社内で日常的に活用するには、一見して使いやすいインタフェース、シンプルな操作でやりたいことが迅速に実行できる使い勝手の良さなどが求められます。そのため、オンプレミス型の名刺管理ツールの選定にあたっては、デモンストレーションやトライアルがどの程度利用できるのかを確認することが大切です。実際に従業員が操作して使いやすいと感じられるか、日常業務の中で実際に効率的に作業が進められるかを、できるだけ事前に確認しておきます。

導入費用

オンプレミス型の名刺管理ツールでは、初期設置の費用やライセンス料などがかかります。ツールを選定する際には、それらの導入費用が予算内に収まるかどうかを確認することが大切です。名刺管理ツールを提供するベンダーと密にコミュニケーションを取り、自社で導入する場合の詳細な価格情報を得た上で検討することをお勧めします。

また、サーバー設備やストレージの容量に関しても、必要な設備を新たに購入する場合のコストを確認することが大切です。ほかにも、名刺管理ツール自体のライセンス料、カスタマイズに要する費用、既存のSFA・CRMとの連携を行う場合はその作業にかかる費用、導入支援や社内トレーニングを行う費用などについても予算に計上します。すべてのコスト要素を網羅的に把握し、予期せぬ出費がないよう、余裕を持たせた予算計画を立てることが重要です。

機能性

オンプレミス型かクラウド型かにかかわらず、名刺管理ツールを選ぶ際の重要なポイントは、搭載されている機能が自社のニーズと合致しているかどうかです。名刺管理ツールに搭載されている機能の種類やその内容についてしっかりと理解し、自社で利用する場合をイメージすることが大切です。例えば、名刺情報の取り込みはどのような機器で行えるか、既存データの引き継ぎは可能か、メール配信などの営業活動支援機能が搭載されているかなど、自社が求める要件と照らし合わせながら細かくチェックしておきます。

営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」ならオンプレミス型も選択可能

一般的にオンプレミス型の名刺管理ツールは、カスタマイズ性やセキュリティ強度、ランニングコストなどの点に優れた特長があります。これらの特長を理解した上で導入すれば、企業や組織が日々取得する名刺情報や顧客情報を、安全かつ効率的に管理・活用することが可能です。一方、クラウド型の名刺管理ツールにも、導入が容易、初期費用を抑えられるなどのメリットがあるので、オンプレミス型とどちらを導入すべきなのかは自社の環境に則して比較検討することが大切です。

Ｓｋｙ株式会社が提供する営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」は、オンプレミス型とクラウド型のどちらのタイプもお選びいただけます。「SKYPCE」の場合、搭載機能に関してはオンプレミス型とクラウド型でほとんど大きな違いはありません。オンプレミス型の「SKYPCE」では、営業活動で使用する顧客情報の元データとなる重要な名刺情報を、お客様自身の管理下で自由にご活用いただけます。名刺データをお客様のオンプレミス環境で保存・管理していただくことで、組織のセキュリティポリシーに沿った安全な運用が可能です。

ご希望の運用形態に合わせてオンプレミス型とクラウド型を選べる「SKYPCE」は、「名刺データはすべてお客様のもの」という考えに基づき、お客様自身で大切なデータを保存・管理いただけます。名刺データを安全な環境で管理し、営業活動に生かしていくためにも、「SKYPCE」の導入をご検討ください。