SFAと名刺管理ツールの違いは？ 連携するメリットを解説

SFAと名刺管理ツールの違い

SFAと名刺管理ツールの違いは、案件化した後の顧客管理か、案件化する前からの顧客管理かにあります。SFAは案件化した営業状況を把握するシステム、名刺管理ツールは案件化する前から収集した名刺情報をデータベース化して、顧客情報を一元管理するシステムです。ここでは、それぞれのツールについて詳しく解説します。

SFA：案件化した営業状況を管理するシステム

SFAとはSales Force Automationの略で、日本語でいうと「営業支援システム」です。SFAを使えば、営業活動を可視化して、案件の進捗状況を把握することができ、結果として営業効率および売上アップにつながります。具体的には、商談の過程を記録する機能、受注状況や見積書などを管理する機能、営業活動のスケジュールを管理する機能、営業データを分析する機能などが搭載されています。また、SFAで営業活動の進捗状況や案件情報を共有すれば、他部署とも簡単に連携することができ、営業活動の効率化につながります。ただし、SFAを運用するためには、「担当者が営業活動に関する情報を入力する」「CSVデータをインポートする」といった、データを蓄積していく作業が必要です。

名刺管理ツール：名刺情報を収集して顧客情報を一元管理するシステム

名刺管理ツールは、紙ベースの名刺情報をデータ化して顧客情報を一元的に管理するためのシステムです。名刺管理でよくあるのが、「紙ベースの名刺が担当者の机の中で保管されたままになり、見込み顧客の情報を営業活動に生かせていない」というケースです。営業担当者は、日々さまざまな人と名刺交換をしています。商談相手はもちろん、展示会や発表会、セミナー、イベントで知り合った人など、既存顧客以外の相手と名刺交換をする機会は数多くあります。名刺管理ツールを使えば、名刺をスキャンまたはスマートフォンで撮影してデータ化するだけで、容易に顧客情報のデータベースを構築し、一元的に管理することが可能です。名刺情報のほか、入手経緯やコンタクトの内容などを記録することも可能です。名刺情報の検索やチーム内での情報共有が簡単にできるため、営業活動の効率化につながります。

SFAと名刺管理ツールを連携させるメリット

SFAと名刺管理ツールは、連携させることでより大きな効果を発揮します。SFAと名刺管理ツールの連携によって得られるメリットを2つご紹介します。

リードを漏れなく把握できる

SFAと名刺管理ツールを連携させるメリットの一つが、リードを漏れなく把握できる点です。リードとは、自社が提供している商品やサービスに何らかの興味を持っている「見込み顧客」を指します。SFAは、案件管理がメインとなるため、「イベントやセミナーであいさつし、名刺交換した人」など、これから案件化するかもしれない人の情報は管理しません。一方で、名刺管理ツールを使えば、受け取った名刺の情報やコミュニケーションの記録などを一元管理でき、リードの状況を把握することができます。SFAと名刺管理ツールが連携することで、リードを漏れなく把握し、ニーズや潜在的な顧客の取りこぼしをなくしつつ、顕在化している案件を確実にフォローすることが可能になります。

顧客情報の入力の手間が省ける

SFAを単体で使用する場合、交換した名刺の情報を手作業で入力またはインポートする必要があり、時間も手間もかかります。日々忙しい営業担当者にとっては、大きな負担となるかもしれません。一方の名刺管理ツールは、スキャナーやスマートフォンを使って名刺の情報を取り込み、データベース化することができるため、リード情報の蓄積が容易です。SFAと連携すれば、手作業で名刺の情報を入力する手間がなくなり、顧客情報と営業活動の進捗や履歴を簡単にひもづけることができます。名刺管理ツールとの連携によって営業担当者の負担を軽減でき、顧客とのコミュニケーションなど本来の業務に注力できるようになります。

SFAや名刺管理ツールを選ぶ際のポイント

近年、SFAや名刺管理ツールには、多くのサービスが登場しています。そのため、「どれを選べばいいのか？」と迷っている方もいるのではないでしょうか。ここでは、SFAや名刺管理ツールを選ぶ際のポイントについて解説します。

使いやすいツールか

SFAや名刺管理ツールを選ぶ際、使いやすいツールかどうかは重要なポイントです。新しいツールやシステムを導入したからといって、すぐに顧客管理や営業管理が効率化できるとは限りません。よくあるのが、「豊富な機能を持つツールを導入したが、うまく使いこなせなかった」という失敗です。また、ツールが使いにくいと、管理がさらに複雑になってしまう可能性もあります。

ツールは、担当者が使いこなすことで初めて効果を発揮します。SFAや名刺管理ツールを選ぶ際には、「現場の人が使いやすいツールか？」「いちいちマニュアルを見なくても、基本操作は直感的にできるか？」「導入はスムーズに進みそうか？」といった点を事前にチェックすることが重要です。多くのツールでは、無料のデモ画面や期間限定トライアルなどのお試しサービスが用意されています。導入する前に実際に試してみて、使いやすさを確認しておくことをお勧めします。

モバイル対応しているか

モバイル対応しているかも、SFAや名刺管理ツールを選ぶ際の重要なポイントです。スマートフォンやタブレット端末に対応しているツールであれば、「外出先で名刺情報を取り込む」「移動中に営業の進捗状況を把握する」といったことが可能になり、業務の効率化につながります。現在、多くのツールがクラウド型でもサービスを提供しており、専用のアプリやスマートフォンのWebブラウザで操作が可能です。しかしながら、中には未対応のツールもありますので、導入する前にモバイル対応の有無を必ず確認し、対応している機種やOSもチェックすることが大切です。

顧客や社内の人脈を可視化できるか

SFAや名刺管理ツールを選ぶ際には、顧客や社内の人脈を可視化できるのか、機能を確認しておくことも大切です。SFAはツールによって、顧客との接触頻度やコミュニケーションの履歴をグラフやチャートで表示できたり、顧客と社内の関係者とのつながりをマッピングできたりする機能があるため、事前に確認することをお勧めします。また、名刺管理ツールには、顧客の組織図をツリー状に表示して可視化できる機能を持つものがあります。この機能を活用することで、顧客の組織について把握できるだけでなく、自社の誰がどの顧客と接点があるのか、人脈を可視化した上で、営業活動につなげることが可能です。

名寄せができるか

名刺管理ツールを選ぶ際には、名寄せができるかどうかを確認することもポイントです。名寄せとは、収集した名刺に同一人物の情報があった場合、自動的に統合してくれる機能のこと。名寄せ機能があるかないかで、顧客管理のしやすさが変わってきます。なぜなら、同じ名刺が社内で重複するケースだけでなく、異動や昇進により、同一人物でも新旧の情報が入り交じっているケースがあるからです。名寄せ機能があれば、最新情報が管理しやすくなり、顧客に同じメールを複数送ってしまうことも避けられます。なお、SFAにも名寄せ機能があるものはありますが、すでに導入しているSFAに名寄せ機能がなくても、名刺管理ツールを併用し、連携することによってカバーできます。

情報の更新がしやすいか

名刺管理ツールを選ぶ際には、情報更新のしやすさを確認しておくことも大切なポイントです。例えば、受け取った名刺をスマートフォンで撮影できる機能があれば、商談後、すぐに名刺情報の登録・更新が可能です。名刺交換した日を忘れたり、登録する名刺が溜まってしまったりすることを避けられます。また、顧客情報に変更があった場合、自動的に社内へ通知される機能があれば、関わっている担当者がすぐに確認できます。情報の変化をすばやくキャッチして顧客との関係強化に活用できれば、新たなビジネスチャンスが生まれるかもしれません。

営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」は、SFAとの連携が可能

SFAは営業活動を可視化して進捗を把握するためのシステム、名刺管理ツールは名刺情報を収集して顧客情報を一元管理するシステムです。SFAと名刺管理ツールを連携することにより、顧客情報を入力する手間が省ける上、リードを漏れなく把握できるといったメリットが得られます。SFAや名刺管理ツールを選ぶ際には、使いやすさやモバイル対応の有無、顧客や社内の人脈の可視化といったポイントのほか、それぞれが連携しやすいかどうかも重要です。

そこでお勧めなのが、営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」です。「SKYPCE」は、名刺データを他社のSFAやCRMツール、グループウェア、データ連携ツールで活用できる連携用APIを搭載しています。「SKYPCE」でデータ化された正確な名刺情報を、すでに導入済みのサービスでも効果的にご活用いただけます。具体例としては、「SKYPCE」で登録した最新の名刺データを顧客管理システムとして広く使われている「Salesforce」へ自動的に転送するなど、手作業で入力しなくても、名刺情報を効率的に、高い精度で反映することが可能です。

■「SKYPCE」と「Salesforce」の連携イメージ

名刺管理ツールの導入をお考えの方は、SFAとの連携が可能な営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」をぜひご検討ください。