大企業における名刺管理ツールの導入メリットは？ 機能と選び方も解説

名刺データを高いセキュリティで管理・共有できる大企業向きの名刺管理ツール

大企業に適した名刺管理ツールなら、大量の名刺を素早く簡単にデータ化し、高いセキュリティの下で名刺データを一元管理・情報共有できます。大企業においてこのような名刺管理ツールを活用することで、広い社内の人脈を安全に可視化できるようになります。名刺データを一元管理・情報共有することにより、アプローチ対象とする顧客を把握しやすくなり、効率的な営業活動が可能となります。

大企業が名刺管理で重視すべきセキュリティ

大企業が名刺管理ツール導入時に重視すべきなのは、やはりセキュリティです。名刺管理ツールは一般的に、名刺に記載された文字情報を入力するなどの手間をかけず、データとして取り込めるようになっています。スキャナーやスマートフォンのカメラで名刺を読み取り、OCR（光学的文字認識）技術によってデータ化した上で、名刺データを一元管理する方法です。例えば、Ｓｋｙ株式会社が提供する営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」の仕組みは、以下のとおりです。

■営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE」の仕組み

「SKYPCE」では、名刺情報をやりとりする際に必ずデータを暗号化し、サーバーにデータを残さないなどのセキュリティ対策を施しています。大企業は情報漏洩などのリスクに備えるためにも、万全なセキュリティ対策が施された法人向けの名刺管理ツールを導入することをお勧めします。

個人向け名刺管理アプリとの違い

無料の個人向け名刺管理アプリと法人向けの名刺管理ツールとの違いは、主にセキュリティ面にあります。無料の個人向け名刺管理アプリはコストがかからず、手軽に導入できるメリットがあるものの、セキュリティの脆弱性が懸念されます。また、本来企業の資産である名刺情報を、個人が持ち出す可能性も否定できません。大企業において、個人向け名刺管理アプリが導入されていることはほぼないかもしれませんが、仮に従業員単位・拠点単位の利用であっても、個人向け名刺管理アプリはリスクが高いといえます。

名刺管理ツール導入のメリット

名刺管理ツールを導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、大企業で名刺管理ツールを導入することで得られるメリットについて紹介します。

手作業で入力せずに顧客情報を整理・管理できる

名刺管理ツールを導入するメリットとして、名刺に記載された情報を手作業で入力することなく、顧客情報を整理・管理することが挙げられます。名刺情報をMicrosoft Excelなどに手作業で入力してリスト化するのは、作業工数がかかる上、ミスも生じやすくなります。スキャナーなどで名刺を読み取るだけで名刺情報をデータ化して整理・管理できる名刺管理ツールなら、工数削減による業務効率化が可能です。

名刺データを生かして顧客ごとにアプローチができる

名刺データを生かし、顧客ごとに最適なアプローチができる点も、名刺管理ツール導入のメリットです。名刺管理ツールが読み取った名刺データは、見込み顧客の基本情報や連絡先などが記載された「ハウスリスト」の作成と活用において効果を発揮します。担当者名や決裁者名が記載されたハウスリストを活用すれば、顧客に優先度をつけたり、顧客ごとにアプローチを変えたりできるので、受注確度を高める営業活動ができるようになります。

名刺データをさまざまな営業活動へ活用できる

名刺データを顧客管理だけでなく、さまざまな営業活動の用途に利用できるのも、名刺管理ツールのメリットといえます。例えば、メールを配信する機能が搭載された名刺管理ツールの場合は、名刺管理ツールで管理している名刺データを、新商品やイベント告知などの営業メール配信の宛先とするなどして活用ができます。

名刺情報を共有・連携し営業活動に生かせる

名刺管理ツールでデータ化した名刺情報を社内で共有・連携することで、効率的な営業活動が可能になるのもメリットの一つです。とりわけ、組織が細分化されている大企業では、組織間の横の連携が難しいことがあり、さまざまな部署や拠点、担当者が、同じ顧客に対してアプローチしている場合もあります。名刺管理ツールを活用すれば、顧客の名刺データを社内で共有・連携できるため、無駄のない営業活動や、ポイントを押さえた提案が実現します。

大企業で求められる名刺管理ツールの機能

事業規模の大きな企業では、名刺管理ツールにどのような機能が必要となるのでしょうか。大企業で求められる名刺管理ツールの主な機能としては、以下のようなものが挙げられます。

注意したいのは、名刺管理ツールは「多機能であればあるほど良い」というわけではないことです。機能の数や種類が多いことで、かえって操作性が悪化する場合も想定されます。機能の多さよりも、実際の業務に対応できるか、誰でも直感的に扱えるかといったポイントを重視することをお勧めします。

大企業向けの名刺管理ツールの選定ポイント

大企業の担当者は、名刺管理ツールをどのような視点で選んだらいいのでしょうか。ここでは、大企業における名刺管理ツールの選定ポイントをご紹介します。

クラウド型・オンプレミス型

名刺管理ツールには、大きく分けて「クラウド型」と「オンプレミス型」があります。導入を考えているツールがいずれのタイプなのかは、選定時にチェックすべきポイントです。クラウド型は、ベンダーが管理するクラウドサーバー上で運用される仕組みなので、導入・運用が比較的容易です。一方、自社のサーバーで運用するオンプレミス型には、セキュリティの高さやカスタマイズのしやすさといったメリットがあります。自社の状況やニーズと照らし合わせつつ、検討することをお勧めします。

コスト

導入や運用にかかるコストは、名刺管理ツールを選ぶ際には極めて重要です。オンプレミス型は自社サーバーで管理するため、サーバーの構築コストなど、導入費用が高額になる傾向があります。一方のクラウド型については、導入費用は比較的安いものの、月額利用料やオプション料といった運用に関する費用が発生します。なおかつ、ツールを利用するユーザー数や管理する名刺の量に応じ、月額利用料が変動するため、従業員数や取引数が多い大企業の場合は注意が必要です。費用対効果を考えながら、長期的な視点で選ぶことをお勧めします。

操作性

名刺管理ツールの操作性は、営業メンバーにも実際に試してもらいながら確認する必要があります。なぜなら、スキャナーやスマートフォンアプリによる名刺情報の読み取り作業が行いやすいかどうかは、日々の業務量や負担に大きく関わってくるからです。大企業では、多くの従業員が名刺管理ツールを利用します。無料トライアルやスキャナー貸し出しなどのサービスを利用して、まえもって操作性を確認しておくことが重要です。

読み取り精度

名刺管理ツールを選ぶ際には、読み取り精度を事前にしっかりとチェックする必要があります。これは、OCRの読み取り精度が、名刺管理ツールによって異なるためです。また、名刺デザインは多種多様なため、OCRだけでは正確に読み取ることができない場合もあります。そのため、より正確な名刺データを利用するために、OCRに加えてオペレーターによる目視でのチェックや入力補正をしている名刺管理ツールを選ぶのがお勧めです。大企業ではSFAやCRMを使用しているケースも多く、これらのツールと連携して名刺管理ツールを使う際は、名刺データが高精度であれば作業効率のアップにつながります。

ほかのツールとの連携性

SFAやCRMといった、営業チームが中心に使うほかのツールと名刺管理ツールの連携性に関しても、ツール選定時のポイントとして挙げられます。大企業ではすでに、SFAやCRMを導入していることが多いのですが、名刺管理ツールとうまく連携させることにより、営業の生産性がさらに高まるからです。既存ツールとの連携ができるかどうか、また連携時の操作性はどうかなど、事前にチェックしておきたいところです。

セキュリティ

名刺管理ツールのセキュリティレベルについても、選定時に必ずチェックしておきたいところです。名刺管理ツールから顧客情報が漏洩した場合、大きなダメージになりかねません。名刺管理ツール選定の際には、サービス事業者がプライバシーマーク（Pマーク）やISO/IEC 27001・ISO/IEC27017などの国際規格を取得しているかをチェックします。また、IPアドレスでアクセス制限がかけられるか、データ通信時に暗号化通信（SSL）を使っているかなども確認すべきポイントです。

名刺データ返却の有無

読み取った名刺データが、サービス利用終了時に返却されるのかどうかは、名刺管理ツールのベンダー選定時に忘れられがちなポイントかもしれません。名刺管理ツールの利用を終了してほかのツールに乗り換える際に、それまで使用していたツールで蓄積した名刺データを移管したくても、ベンダーによっては返却してもらえないことがあるからです。名刺情報は企業の資産であり、サービス乗り換え後の業務に支障をきたす可能性も高いので、必ず適切に返却してもらえるかどうかを確認しておくことが大切です。

営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」の導入で効率的な営業活動を実現

名刺管理ツールは、名刺情報をデータ化し、社内で共有・連携することによって、効率的な営業活動を実現するものです。大企業の場合、扱う名刺の数や従業員の数も多いため、コストや操作性なども考慮しながら、企業の資産である名刺情報を厳重に管理できる名刺管理ツールを選びたいところです。

Ｓｋｙ株式会社が提供している営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」は、OCRの読み取りに加えてオペレーターによる目視チェックを行っており、高い精度でのデータ化が可能です。また、SFAやCRMといったほかのツールと連携可能な点や、管理画面へのアクセスを操作ログで記録するといった高いセキュリティ性もSKYPCEの特長といえます。さらに、名刺管理サービスの乗り換え時に、名刺情報のデータはもちろん、入力したメモやタグ情報、スキャンした名刺の画像データをすべて返却するのもSKYPCEならではです。

大企業において安全に名刺データを一元管理し、営業活動の効率化に活用していくためにも、ぜひ「SKYPCE」の導入をご検討ください。