営業の効率化につながる名刺管理とは？課題やお勧めの方法を解説

営業活動における名刺管理の課題

営業活動の中で集めたたくさんの名刺の管理について、課題を抱えている企業は少なくありません。まずは、営業における名刺管理の課題について解説します。

名刺のデータ化に工数がかかる

名刺に記載された情報のデータ化は、営業担当者にとって負担となる場合があります。仮に、名刺情報を一枚ずつエクセル（Microsoft Excel）のリストに手入力するとした場合、入力作業に工数がかかり、営業の生産性を低下させてしまうことも考えられます。また、手入力による抜け・漏れなどのミスも発生しかねません。この問題を解決するためには、名刺情報をスキャナーやスマートフォンで読み取れて、簡単にデータ化できる名刺管理ツールを活用することが効果的です。

必要な名刺を探すのに時間がかかる

名刺を紙で管理していると、いざ必要となった場合に名刺を探し出すのに時間がかかることがあります。特に、急ぎの商談や顧客に対するフォローアップが必要な場合などは、なるべく時間のロスは減らしたいところです。名刺を探すのに時間がかかるのは、主に名刺のファイリング方法を個々の営業担当者に任せている場合に起こります。名刺管理の方法は担当者によって異なることがあり、交換した名刺をファイリングしていなかったり、正しいルールに沿ってファイリングしなかったりすると、別の担当者が目当ての名刺を探し出すのに時間がかかってしまうことが想定されます。

名刺を個人が管理していて、一元化できていない

営業担当者が自分の担当する顧客の名刺を個々人で管理している状況も、名刺管理の課題として挙げられます。これによって、名刺情報の社内共有・連携が難しくなり、顧客情報の重複や抜け・漏れが発生しやすくなるかもしれません。名刺データの管理については、名刺管理ツールが有効です。導入することで名刺データを一元管理し、随時アクセスできる環境を整えることが可能です。

名刺の管理体制に不安がある

紙の名刺を管理する体制に、課題を抱えている企業は少なくありません。社内における紙の名刺は、破損や汚損のリスクが伴います。また、外出先で名刺ケースを紛失したり盗難に遭ったりした場合、個人情報漏洩によるトラブルの種となるかもしれません。企業の資産である名刺情報を不安なく適切に管理するためには、セキュリティ対策が施された名刺管理ツールの使用がお勧めです。

営業活動における名刺管理の目的

顧客との交換によって集まった名刺は、何のために管理する必要があるのでしょうか。ここでは、営業活動における名刺管理の目的について解説します。

営業活動の効率化

営業活動の効率化は、名刺管理の重要な目的の一つです。名刺管理ツールを活用して名刺情報をデジタル化するなど、適切な名刺管理を行うことによって、社内で保有する顧客情報を把握しやすくなったり、必要な顧客情報を素早く検索できたりするようになります。これらにより、営業担当者が本来の営業活動に集中しやすい環境づくりに役立ちます。

売上の拡大

適切な名刺管理を行うことによって、営業活動の成果アップにつながり、企業としての売上が拡大します。具体的には、名刺情報を活用した見込み顧客のターゲティングや休眠顧客へのフォローアップのほか、クロスセルの機会を見逃さないといったアクションを行えるため、クロージング率の向上が見込まれます。名刺管理ツールを利用することによって、顧客情報をリスト化してダイレクトメールを配信し、購買意欲を高めていく顧客育成（ナーチャリング）を行うことも可能です。

営業活動における名刺管理の方法

名刺管理の方法は、大きく分けて「アナログ式」と「デジタル式」の2種類があります。ここでは、営業活動におけるそれぞれの名刺管理の方法についてご紹介します。

アナログ式の名刺管理方法

アナログ式の名刺管理の方法としては、名刺ボックスや名刺ホルダーを使用するのが一般的です。これらのツールを使えば、ほとんどコストをかけることなく紙の名刺を整理・保管できます。ただし、名刺の量が多くなると探す手間がかかり、営業活動にブレーキをかけてしまう可能性があります。また、社内で情報共有・連携が難しいことや、紛失リスクがあることは大きなデメリットです。

デジタル式の名刺管理方法

デジタル式の名刺管理の方法としては、ツールを用いた次のような方法が挙げられます。コスト面や管理の手間などを考慮しながら、どのツールを選ぶか検討することが大切です。

エクセルによる一覧表管理

デジタル式の名刺管理には、エクセルを使用した方法があります。名刺の情報をエクセルに入力して一覧表を作成することで、社内共有がしやすくなる上、名刺の保管場所も必要ありません。名刺情報の検索や整理も簡単に行えます。しかし、手入力には時間と手間がかかり、データの重複や入力抜け・漏れが発生しやすい点には注意が必要です。

名刺管理ツールによる管理

デジタル式の名刺管理を行う効率的な方法として、名刺管理ツールの活用が挙げられます。名刺管理ツールは、名刺情報のデジタル化を自動で行ってくれる上、名刺情報を簡単に検索・共有できる機能を備えています。これにより、営業活動の効率化が大幅に向上するはずです。例えば、営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」では、名刺情報の一元管理を実現し、営業担当者の効率的な営業活動をサポートするさまざまな機能を備えています。

名刺管理ツールのメリット

名刺管理ツールを導入することで、営業活動においてさまざまな効果が期待できます。ここでは、営業活動のために、名刺管理ツールを導入するメリットをご紹介します。

工数の削減

名刺管理ツールを導入するメリットとして、名刺データの作成や整理にかかる工数を大幅に削減できることが挙げられます。名刺管理ツールは、スキャナーやスマートフォンで読み取るだけで名刺情報がデータ化できるため、手入力が不要となります。また、検索性も高いため、エクセルで作成したリストで目当ての名刺情報を探すよりも簡単です。これにより、営業担当者は貴重な時間を本来の営業活動に充てることが可能となり、生産性の向上につながります。

質の高い提案の実現

商談メモを記録できる名刺管理ツールを使うことで、最新の顧客情報を即座に社内で共有・連携できるため、営業担当者は常に最新の情報に基づいた提案が可能です。最新情報をキャッチアップすることで、質の高い提案ができるようになり、顧客との信頼関係構築も促進されるのは間違いありません。

顧客ごとのアプローチ最適化

名刺情報をグループ化できる機能が搭載された名刺管理ツールを使うことで、顧客を同じニーズや性質を持つグループに分け、それぞれの購買行動に合った商品・サービスを提案するといった顧客ごとのアプローチが可能となります。これによって、顧客満足度や成果も上がりやすくなるはずです。また、過去の商談履歴も簡単にチェックできるので、顧客ごとに優先度をつけた戦略的な営業活動が可能となります。

情報漏洩の防止

名刺管理ツールによって、情報漏洩を防ぐことができるメリットもあります。デジタル化された名刺データは、紛失したり盗難に遭ったりする可能性のある紙の名刺に比べて、セキュリティ面で高い優位性を誇るからです。情報の暗号化やアクセス制限が可能な名刺管理ツールでは、情報漏洩のリスクを低減できるので、顧客情報保護が徹底できます。結果として、企業としての信頼性が高まるのはいうまでもありません。

名刺管理ツールを営業に活用する際のポイント

名刺管理ツールの積極的な活用は、営業活動の効率化を促進し、結果として売上アップにも貢献します。ここでは、名刺管理ツールを営業活動に活用する際のポイントをご紹介します。

名刺データを共有・連携して社内人脈を可視化する

名刺管理ツールの活用で、名刺データを社内で共有・連携し、社内の人脈を可視化することができます。全社的な情報共有・連携が促進されることにより、誰でも必要な情報に迅速にアクセスできるのは、効率的な営業活動につながるはずです。例えば、「SKYPCE」では、商談記録を人物にひもづけて、管理・共有できるのが特徴です。これにより、人事異動に伴う担当交代があっても、過去の商談内容をしっかりと踏まえて提案するといった、営業担当者間の連携がスムーズになります。

人事異動・退職による機会損失を防ぐ

名刺管理ツールは、営業担当者の人事異動や退職などによって顧客との関係性が絶たれてしまうなど、起こり得る営業機会の損失を防ぐのに役立つツールでもあります。従来は、営業担当者が名刺を個別に管理していたため、人事異動や退職によって顧客との関係性が一気に失われるリスクがありました。しかし、名刺管理ツールを活用することで、顧客情報に対してスムーズなアクセスが可能なため円滑に引き継ぎができ、機会損失の防止につながります。

メール配信で、見込み顧客に後追い営業する

名刺管理ツールの中には、顧客へのメール配信機能を備えているものもあります。メール配信機能を使ってメールを配信することで、展示会やセミナーで名刺交換したたくさんの見込み顧客に対して、効率的な後追い営業が可能です。顧客に対するフォローの抜け・漏れを防ぐとともに、アプローチの機会を最大化できるのは名刺管理ツールの魅力といえます。なお、「SKYPCE」のメール配信機能は、顧客ごとにメールを一から作成する手間を省きつつ、個別のメッセージを盛り込むことができる機能も搭載されているので、顧客一人ひとりに合わせたマーケティング活動が可能になります。

CRM・SFAなどのツールと連携させる

名刺管理ツールは、CRM（顧客関係管理）やSFA（営業支援システム）などのツールと連携させることで、さらにその効果を高められます。これにより、顧客情報の一元管理が実現するだけでなく、営業活動の可視化や分析、マーケティング戦略の立案などが可能となります。ちなみに「SKYPCE」は、CRMやSFAと連携でき、正確な名刺情報をCRMやSFAでも活用できるというメリットがあります。

「SKYPCE（スカイピース）」で営業活動の効率化を実現

営業活動における名刺管理は、紙の名刺をベースにして行うと、データ化や管理のための工数や情報漏洩のリスクなど、さまざまな課題を抱えてしまいます。営業機会の損失など、売上に直結する場合もあるので、効率的かつ正確な名刺管理を行いたいところです。効率的な営業活動を実現するには、名刺情報をスキャナーやスマートフォンで読み取るだけで、社内でデータ共有・連携が容易となる名刺管理ツールの利用をお勧めします。

Ｓｋｙ株式会社が提供している営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」は、名刺を簡単にデータ化して組織全体で共有・連携できるだけでなく、商談内容や商談履歴なども名刺情報にひもづけて記録することが可能です。さらに、商談をした複数の顧客にお礼メールを一度に送信する機能も備えるなど、営業活動の効率化と成果の最大化に役立ちます。

名刺データを今後のビジネスにつなげていくためにも、ぜひ「SKYPCE」の導入をご検討ください。