問い合わせフォーム営業の流れ 反応率を高めるコツや注意点も解説

問い合わせフォームを使った営業とは

新規顧客を開拓する営業手法の一つとして、「問い合わせフォーム営業」があります。これは、企業がWebサイト上に用意している問い合わせ専用フォームにメールを送り、営業活動を行う手法です。

問い合わせフォームを使った営業活動は許されるのか、という疑問を抱く方もいるかもしれませんが、営業メールを送ることに特に問題はありません。問い合わせフォームは、さまざまな問い合わせを幅広く受けつける窓口になっており、営業メールも禁止されていません。

実際、問い合わせフォーム営業を行う企業は増加しており、問い合わせフォーム営業を代行する組織や、効率化するためのツールも登場し始めています。

問い合わせフォーム営業のメリットとデメリット

問い合わせフォーム営業は、つながりがない企業に対しても営業活動を行うことができるほか、決裁権を持っている企業の重要人物とつながりやすいというメリットがあります。 一方、企業ごとにメールを送る手間がかかり、場合によってはクレームを受けてしまうことがあるというデメリットもあります。

ここでは、問い合わせフォーム営業を行う前に確認しておきたい、メリットとデメリットをご紹介します。

問い合わせフォーム営業のメリット

つながりがない企業にアプローチできる

問い合わせフォーム営業のメリットとして、つながりや面識がない企業にアプローチできる点が挙げられます。従来の営業活動では、展示会やセミナーなどで名刺交換をした企業にアプローチをするのが一般的でした。

問い合わせフォーム営業なら、直接のつながりがないさまざまな企業に対してアプローチをすることができ、新規顧客の開拓を効率的に進めることができます。

受注確度の高いアポイントを獲得できる

問い合わせフォーム営業は、受注確度の高いアポイントにつながりやすいというメリットがあります。特に中小企業やベンチャー企業などの場合、問い合わせフォームに届いたメールを決裁者が確認しているケースが多く、組織の重要人物とすぐに接点を持てる可能性が高いためです。

また、営業メールの内容に関心を持った企業から返信をもらえるため、アポイントから受注までの流れがスムーズにいきやすくなります。

問い合わせフォーム営業のデメリット

メールを送る手間がかかる

問い合わせフォーム営業のデメリットは、メールの送信や作成に手間がかかることです。一般的な営業メールであれば、専用のツールを利用してメールの一斉送信をすることなども可能です。しかし、問い合わせフォームへのメールは一件一件個別に送信しなければならず、フォームごとに入力項目や文字数制限が異なる場合もあり、地道な作業が必要になります。

問い合わせフォーム営業は、相手とゼロから関係を構築することになるため、受注を獲得するにはとにかく多くの企業にメールを送ることが大切です。しかし、送信するメールが増えるほど、手間や負担もより大きくなってしまいます。

クレームを受ける可能性がある

問い合わせフォーム営業は禁止された営業活動ではありませんが、相手企業からクレームを受けてしまう可能性もあります。特に、問い合わせフォームに「営業メールお断り」の文言が書かれているケースもあるため、事前にしっかりと確認しておく必要があります。

万が一クレームを受けてしまった場合は、可能な限り迅速に対応し、謝罪をすることが大切です。適切に対処できるように、日頃からクレーム対応の準備をしておくとともに、営業部内で注意事項やNG行為などを共有しておくことをお勧めします。

問い合わせフォーム営業を行う際の注意点

問い合わせフォーム営業は、対応を誤るとトラブルに発展してしまう可能性もあります。ここでは、問い合わせフォーム営業を行う際に気をつけるべき注意点をご紹介します。

営業メールを禁止していないか確認する

問い合わせフォーム営業のデメリットでもお伝えしたように、問い合わせフォーム内に「営業メールお断り」の記載がある場合があります。当然ですが、その場合は営業を行ってはいけません。

もしそのようなフォームを利用して営業活動を行ってしまった場合は、相手企業からクレームを受けてしまう可能性があります。また、クレームまで発展せずとも、自社の印象を悪くしてしまう可能性があるため、営業メールを送る前に入念に禁止事項などを確認しておくことが大切です。

フォームの種類に注意する

企業が用意している問い合わせフォームにはいくつか種類があります。さまざまな問い合わせを幅広く受けつけているフォームもあれば、カスタマーサポートや注文窓口などもあります。

問い合わせフォーム営業を行う上で、個人のユーザー向けに設置されているフォームには営業をしないように注意する必要があります。そうしたフォームは、コールセンターや問い合わせ対応の専門部署が担当しているケースが多く、本来アプローチするべき企業の決裁者とつながる可能性が低くなってしまうためです。

また、消費者向けの製品に対するフォームなどは、フォームを設置している目的が明確であり、目的に反する問い合わせはクレームを受ける可能性があります。問い合わせフォーム営業自体は禁止行為ではありませんが、利用するフォームの種類は慎重に選ぶことが大切です。

フォーム送信の頻度に注意する

問い合わせフォームにメールを送信する頻度には注意が必要です。短期間で頻繁にメールを送り続けていると、相手にストレスを与え、せっかくの営業活動が逆効果になってしまいます。場合によっては、クレームを受けてしまうかもしれません。逆に、メールを送信する頻度が少なすぎると、送ったメールの内容を忘れられてしまい、成果につながる可能性が低くなります。

一般的に、問い合わせフォームへのメール送信は1週間から2週間に1回程度の頻度が適切とされています。ただ、業種や案内の内容によって適切な頻度は異なります。相手から返信がなかった場合には、しつこくメールを送ることはせず、しばらく期間を置いてから再度アプローチを試みるなど、相手の反応を確認しながら柔軟に対応することが大切です。

クレームを受けた場合は迅速に対応する

問い合わせフォーム営業をしていると、クレームを受けてしまうことがあります。その際は、迅速にクレーム対応を行い、しっかりと謝罪をすることが大切です。次の営業活動に生かすためにも、どのような行為が相手を不快にさせたのか、相手の話に耳を傾ける必要があります。

また、クレーム対応を迅速に行うためには、マニュアルや手順を作成しておき、従業員に共有しておくことが大切です。どのようなクレームを受ける可能性があるか日頃から想定しておくと、いざという時にもそれぞれが落ち着いて対応することができます。

問い合わせフォーム営業の手順

実際に問い合わせフォーム営業を行う場合、どのような流れで進めるのが良いのでしょうか。ここでは、効率良く営業活動を行うための手順についてご紹介します。

1：営業リストを作成する

まずやらなければいけないのは、アプローチする企業を選定し、リスト化することです。成果が見込めない企業へやみくもにメールを送信しても、手間がかかるだけで効率的ではありません。そのため、既存顧客と類似する業界・業種の企業や、過去に商談実績がある企業などから、見込み客となるターゲット像を明確にし、リストアップしていく必要があります。

営業する対象の業種や業界が定まっている場合は、企業リストを業者から購入する方法もあります。ただ、自社で情報を集め、試行錯誤を繰り返しながら作成した営業リストの方が質は高くなりやすく、成果につながる可能性も高まります。

その際、いきなり大規模なリストを作るのではなく、小規模のリストから営業活動を開始し、相手の反応などを参考にしながら、規模拡大を図るのがお勧めです。

2：送信する文章を考える

アプローチする企業をリストアップしたら、問い合わせフォームから送信する文章を作成します。成功率を上げるためには、なるべく企業ごとに文章を作成するのが望ましいですが、たくさんの企業にアプローチする場合にはかなりの手間が掛かってしまいます。そのため、伝えるべき最低限のポイントを整理しておくのがお勧めです。

特に相手に伝えるべきなのが、「自社の紹介」「連絡をした理由」「今後してほしいアクション」です。この3つの情報を盛り込みながら、なるべく短い文章にすることを心掛けます。営業メールはただでさえ読まれない可能性が高く、長文を送ってしまうとなおさら相手にストレスを与え、最後まで読んでもらえなくなるので注意が必要です。

上述した3つのポイントに内容を絞ることで、必要な情報が記載されたシンプルな文章を効率的に作成することができます。

3：問い合わせフォームからメールを送信する

営業リストと送信する文章を作成できれば、あとは各企業の問い合わせフォームからメールを送信するだけですが、送信するタイミングにも注意が必要です。

一般的に、土日や祝日は休みの企業が多く、休日に問い合わせをしてもすぐにメールを読んでもらうことはできません。また平日でも、営業時間が過ぎていたらすぐに対応をしてもらうことは難しくなります。せっかく送信したメールが、ほかの問い合わせに埋もれてしまわないためにも、「平日の営業時間内」に送信をするのがお勧めです。

4：返事が来たら迅速に対応する

メールを送信した企業から返信があった場合は、迅速に対応することが大切です。返信をくれた企業は、自社の商品やサービスに興味を持っている可能性が高く、興味・関心が強いうちにアポイントや電話商談の約束をすることで、契約率が高くなります。

返信に素早く対応するために、あらかじめ文章を作成しておくのもお勧めです。返信対応をする担当者と、実際に商談を行う担当者で連携を取り、アポイントや商談の候補日など、最低限の情報を確認するだけで返信できるように準備をしておくと、スムーズに対応できます。

5：各フローを見直し、改善する

ここまでご紹介した各フローについて、定期的に見直すことも大切です。相手から返信をもらうことができなかったケースや、返信はもらえたものの契約には結びつかなかったケース、返信をもらい契約につなげることができたケースなど、各ケースの失敗や成功の要因を分析することで、各フローの改善を図っていきます。

契約につながるケースが少なく成功率が低くなっている場合は、ターゲットにする企業や送信する文章、送信する頻度や返事をもらえた後の対応などを見直す必要があるかもしれません。逆に、契約につながるケースが多く成功率が高くなっている場合は、成功につながるポイントをノウハウとして蓄積しつつ、営業リストの規模を拡大させていくことでより大きな効果を得られるようになります。

問い合わせフォーム営業の返信率を高めるためのポイント

問い合わせフォーム営業を成功させるには、どうすれば良いのでしょうか。ここでは、企業からのメールの返信率を高める上で重要なポイントをいくつかご紹介します。

相手に寄り添った内容にする

問い合わせフォーム営業では、相手企業に寄り添った内容の文章を送信することが大切です。たくさんの企業に文章を送信するからといって、明らかにテンプレートとわかる文章を使い回してしまうと、相手にあまり良い印象を与えません。可能な限り、一つひとつの文章を丁寧に作成することが望ましいです。

企業が挑戦していることや抱えている課題は、Webサイトなどから情報収集することができます。相手企業の状況をしっかりと把握した上で自社の商品やサービスを提案すると、その後のアポイントにつながる確率が高まります。

問い合わせの理由を伝える

問い合わせした理由を相手に明確に伝えるのも重要なポイントです。自社がどのような企業かを明記した上で、サービスの提案を目的としているのか、またはセミナーへの案内を目的としているのか、ひと目で内容がわかるようにします。相手がメールを確認した際に、すぐに用件が書かれていると、最後まで読んでもらえる確率も上がります。

その際、文章が長文になりすぎないように注意が必要です。問い合わせの理由がしっかり明記されていても、文章が長すぎると相手も読む気を失ってしまいます。

具体的なメリットやアピールポイントを伝える

こちらの提案は相手にとってどのようなメリットがあるのか、または提案のアピールポイントなどを具体的に伝えることが重要です。相手が、現在抱えている課題の解決に役立つと感じれば、メールへの返信率も高まります。

具体的に「〇〇を解決できる」と商品のメリットを提示したり、「同種の企業と多数取引をしている」と実績をアピールすることで、相手に「詳細を聞いてみたい」と思わせることができます。

ネクストアクションを記載する

メールを読んでもらった後、相手に取ってほしい行動を明記しておくのも大切です。なぜなら、問い合わせフォーム営業の目的は、メールを送ることではなく、その後のアポイントや商談につなげることだからです。

アポイントをお願いする場合は「このメールにご返信いただけますと幸いです」、または商品について詳しく知ってほしい場合は「こちらから資料をご請求いただけます」などと具体的なアクションを記載することで、相手も次のアクションを取りやすくなります。逆に、取ってほしいアクションを曖昧にすると相手を困らせてしまい、結果的に契約のチャンスを逃してしまう可能性があります。

送信する時間帯を考える

問い合わせフォーム営業の手順内でも先述したように、メールを送信する時間帯は返信率に大きく影響します。企業の問い合わせフォームには、さまざまなメールが数多く寄せられるため、曜日や時間帯によってはメールが埋もれてしまったり、相手にあまり時間がなくメールを雑に読み飛ばされてしまう可能性があります。

特に、企業が休みとなる土日や祝日は、メールを送っても当日中に読んでもらえる可能性が低く、次々とたまっていくメールに埋もれてしまうかもしれません。また平日であっても、終業時刻を過ぎてしまうと、当日中に読んでもらえる可能性は低くなります。

そのため、メールの送信は平日の営業時間内に行うのがお勧めです。ただ、企業や業種によって就業日やメールを確認するタイミングが異なることもあるため、実際の反応や成功率などを基に、実情に合った対応を探っていく必要があります。

問い合わせフォーム営業の例文をご紹介

ご紹介してきたように、問い合わせフォームに送信するメールの文章は、相手からの返信率に大きく影響します。ここでは、相手に伝えるべき情報を盛り込んだ文章の例文をご紹介します。

送信する文章のテンプレート

まとめ

ここまで、問い合わせフォーム営業のメリットやデメリット、具体的な手順や返信率を高めるポイントなどをご紹介しました。この営業手法を効果的に活用することで、つながりや面識のない企業にアプローチし、新規顧客の獲得につなげることができます。問い合わせフォーム営業を新たに取り入れようとしている方や、すでに取り組んでおり改善を検討している方にとって、この記事の内容が少しでも参考になれば幸いです。

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