電話帳への連携は名刺管理ソフトを利用！ メリットと選び方をわかりやすく解説

名刺管理ソフトとは？

名刺管理ソフトとは、紙の名刺をデータ化し、その情報を社内で一元管理・共有できるシステムです。

一般的には、紙の名刺をスマートフォンで撮影したり、スキャナーで読み取ったりし、OCR（光学的文字認証）技術やオペレーターの手入力によって情報がデータ化されます。その際に、「名前」「会社名」「部署」「役職」など項目ごとに分類され、データベースとして一元管理することが可能です。さらに、検索機能が備わっており、自身や同僚が交換した名刺情報を各自のデバイスから確認することもできます。

また、多くの製品はモバイルアプリとして提供されており、営業活動後すぐにスマートフォンから名刺情報をデータベースに取り込めることもメリットの一つです。製品によっては、「SFA（営業支援システム）」や「CRM（顧客管理システム）」と連携可能なツールもあり、運用形態に合った名刺管理方法を選択することで、営業活動の効率化を実現できます。

電話帳と連携できる？ 名刺管理ソフトのメリット

名刺管理ソフトを活用することで、「名刺情報を容易に検索できる」「社内で名刺情報を一元管理できる」「電話帳とスムーズに連携できる」といったメリットがあります。

名刺情報を閲覧・検索できる

名刺管理ソフトを利用して名刺情報をデータ化することで、「名前」や「会社名」から名刺情報を容易に検索できるようになります。

例えば、急に営業先に連絡する必要ができた場合に名刺管理ソフトがあれば、検索機能を用いて迅速に電話番号やメールアドレスを探し出すことが可能です。紙の名刺のように、1枚1枚探す必要がなくなり、時間と手間を省くことができます。

組織で情報を一元管理でき効率が上がる

紙の名刺は社内で情報を共有することが難しく、営業担当者同士であってもお互いの名刺情報を活用することが難しいケースもあります。しかし、名刺管理ソフトを利用すれば、効率的に名刺情報の一元管理・共有が可能になります。

また、SFAやCRMといったツールと連携して名刺データを活用することで、アプローチ対象となる顧客を把握しやすくなり、従来よりも「効率的」かつ「効果的」に営業活動を実施できます。

電話帳とデータをスムーズに連携できる

名刺管理ソフトの中には、携帯電話の電話帳と連携できる機能を備えたものもあります。この機能により、名刺データを基に円滑に電話を発信することができたり、着信画面で名刺情報を確認できたりと、業務の効率化を図ることが可能です。

Ｓｋｙ株式会社では、クラウド電話帳「SKYCEB（スカイセブ）」を提供しています。名刺管理ソフト「SKYPCE」と連携することで「着信画面への連絡先や住所を表示できる」「連絡先からSKYPCEに移動し、素早く詳細な名刺情報の確認できる」といった機能を提供しています。このような機能があることで、顧客からの連絡を素早く把握でき、営業の機会を逃さず対応できるようになります。

名刺管理ソフトを選ぶ際のポイント

名刺管理ソフトを選ぶ際は、目的に合う機能が搭載されているかを確認する必要があります。また、名刺にはたくさんの個人情報が記載されているため、セキュリティ面の十分な確認も必要です。

目的から選ぶ

名刺管理ソフトを導入する目的は、「営業効率を向上させる」「社内での情報共有を円滑化する」「新規顧客への営業に活用する」「既存顧客への営業に役立てる」などさまざまです。

例えば、電話帳との連携が可能な名刺管理ソフトを選ぶことで、名刺管理ソフトに登録されている顧客からの着信時には画面に顧客情報が表示され、素早く相手の情報を把握することが可能です。これにより、営業の機会を逃さず対応することが可能となり、営業効率の向上につながります。

このように、名刺管理ソフトを選ぶ際には、自社の目的に合った機能が備わっているかを十分に確認することが重要です。

個人か組織かで選ぶ

名刺管理ソフトには、個人向けと法人向けの２種類があります。個人向けソフトのほとんどは名刺の管理のみを目的としており、SFAやCRMとの連携に対応していないため、法人での利用には不向きです。

一方、法人向けソフトでは名刺管理以外にも、取引先の組織図の自動作成や営業活動記録、メールの一斉配信といった、さまざまな営業支援に活用できる便利な機能が搭載されています。

セキュリティ面で選ぶ

顧客の名前や役職、電話番号といった個人情報が記載されている名刺の管理には、高度なセキュリティ対策が不可欠です。そのため、名刺管理ソフトを導入する際には、「IPアドレスでアクセス制限がかけられるか」「アクセスログの履歴が残せるか」など、製品自体のセキュリティレベルの確認を行う必要があります。

また、ソフトを提供している会社が「プライバシーマーク」や「ISO/IEC 27001」「ISO/IEC 27017」といった国際基準のセキュリティ規格の認証を取得しているかどうかも確認しておくことで、より一層安心してツールを使用できます。

Ｓｋｙ株式会社では、「SKYSEA Client View」というクラウド運用管理ソフトウェアを開発・提供しており、「SKYPCE」と連携してご利用いただくことでセキュリティ面を強化できます。

まとめ

本記事では、名刺管理ソフトの概要と導入のメリット、名刺管理ソフトを選ぶ際のポイントについてご紹介しました。

名刺管理ソフトを導入して電話帳と同期すれば、もらった名刺を基に電話帳に一人ひとりの連絡先を登録する手間がなく、素早く電話番号やメールアドレスを探し出すことが可能です。加えて、連絡を受けた際には迅速に名刺記載の詳細な情報の確認ができるようになり、営業活動の効率化が期待できます。しかし、名刺管理ソフトすべてがこのような機能を保持しているわけではなく、一部対応していないソフトもあるため、選定時には注意が必要です。

名刺管理ソフトを導入する目的に合わせて必要な機能を吟味し、製品本体とその提供会社のセキュリティ対策について確認しておくことが重要です。

名刺管理サービスなら「SKYPCE」

名刺管理システム「SKYPCE」は、名刺をスキャナーで取り込んだり、スマートフォンで撮影したりするだけで、名刺情報をデータ化して一元管理できるサービスです。名刺情報を組織全体で管理・共有できるほか、一斉メール配信や活動記録、ニュースメディア連携機能など、営業活動を支援する機能を搭載。また、名刺情報をSFAやCRMなどと連携して活用することも可能です。

「SKYPCE」と併せて、クラウド電話帳「SKYCEB」をご利用いただくことで、組織で共有する電話帳や個人登録している電話帳とともに、「SKYPCE」に登録している名刺情報の連絡先を一括で管理・活用していただくことができます。万が一、「SKYCEB」を利用している端末を紛失してしまった場合でも、アプリロックや二要素認証などのセキュリティ機能で第三者の不正利用を防止することが可能です。ぜひ「SKYPCE」と併せて「SKYCEB」の導入もご検討ください。