営業部門でRPAを活用するには？ 活用シーンやメリット、成功のポイントを紹介

営業部門の主要な業務

営業部門の業務は多岐にわたり、企業の成長と顧客満足度の向上に直結しています。特に重要な業務として以下の3つが挙げられます。それぞれの業務について詳しくご紹介します。

• 顧客対応
• 情報収集と分析
• 商談

顧客対応

営業部門の主要業務の一つが顧客対応です。アポイントの獲得やプレゼンテーションなどの新規顧客へのアプローチ以外にも、既存顧客への定期的なフォローアップによる関係維持も重要な業務です。顧客との良好な関係は長期的な取引の基盤となるため、信頼関係を深めるための顧客対応は、企業の評価や利益にも直結します。そのため、営業担当者には高いコミュニケーション能力と問題解決能力が求められます。

情報の収集・分析

情報の収集と分析も営業部門の重要な業務の一つです。市場のトレンドや競合他社の動向、顧客のニーズ、フィードバックなどの情報を集めて分析することで、自社商品やサービスのポジショニングが行え、営業活動の効果を最大化するための戦略的な提案や改善策の検討が可能になります。こうした情報収集と分析は、営業部門が競争力を維持し、顧客満足度を高めるために欠かせないプロセスだといえます。

商談

商談は、商品やサービスを提案し、実際に契約に至るまでのプロセスを指します。このプロセスでは、主に顧客の質問に答えたり懸念点を解消したりして、取引が成立させられるよう交渉を行います。商談を進めるためのスキルやノウハウは、営業の成果に大きな影響を与えます。そのため営業担当者には、顧客との信頼関係を築きながら、最適な提案を行うことが求められます。

営業の2つの課題

営業部門が直面する課題を見ると、営業活動を妨げる要因として主に2つの問題点が挙げられます。これらが解決されないままでは、顧客獲得の機会損失や顧客満足度の低下を招きかねません。ここでは、それぞれの課題について詳しく解説します。

事務作業が多い

営業部門が抱える大きな課題の一つが、事務作業の多さです。情報収集、データ入力、資料作成などの営業コア業務以外の作業に多くの時間を費やすことで、重要な顧客対応がおろそかになることが少なくありません。

営業部門では、営業活動に並行して見積書の作成、顧客データの整理、会議資料の準備など、営業活動以外の事務作業も行う必要があります。営業担当者がこれらの事務作業に追われて顧客対応がおろそかになると、新規顧客との接触機会を逃したり、既存顧客への対応が遅れたりし、時間をかけて築いてきた信頼関係を損なうリスクも生じます。営業担当者がコア業務に集中するためには、営業活動以外の業務は事務専任のスタッフに任せるなど、部門全体の業務効率を改善することが大切です。

人手が足りていない

営業部門の事務作業をほかの従業員がサポートできるのが理想なのですが、日本全体で深刻化している労働力不足の問題があります。特に、限られた人員で経営している中小企業では、十分な営業体制を整えるのが非常に難しいという現状があり、多くの企業が部門を超えて業務をこなすといった工夫をしています。しかし、こうした体制では業務の効率化や顧客満足度の維持がままならず、顧客との関係が悪化するリスクが高まってしまいます。

さらに、営業活動以外の業務を分担することの影響により長時間労働が常態化すると、退職率が上昇し、社員同士の協力関係も損なわれる可能性もあります。このような状況が続くことは、企業全体のパフォーマンスが低下につながりかねません。

営業にRPAを活用するメリット3選

営業部門の課題を解決する手段の一つとして、RPA（Robotic Process Automation）の活用が注目されています。RPAとは、人間が行う定型的なコンピューター操作やデータ処理を自動化する仕組みのことです。ここでは、営業活動におけるRPA活用のメリットについてご紹介します。

対応の質やスピードが向上する

RPAは、顧客対応の質やスピードの向上に大きく貢献します。例えば、顧客からの連絡を営業部門がすべて受けつけている場合、チャット対応だけでも膨大な時間がかかります。しかし、チャットボットや自動音声などのRPAを活用することで、一次対応を迅速に処理でき、顧客の待ち時間を短縮させることができます。

また、RPAを活用してデータ入力や更新といったルーティンタスクを自動化することで、単純作業にかかる時間も大幅に短縮できます。さらに、RPAを活用すれば24時間365日の対応も可能になり、単純作業に時間がとられてしまい残業せざるを得ない、作業量が多く時間を効率的に使えないといった悩みを解消でき、業務品質の向上にもつながります。

事務作業の負担が軽くなる

営業担当者の中には、見積書や契約書の作成といった反復的な事務作業に多くの時間が取られている人もいます。これらの単調な事務作業には、ケアレスミスが発生しやすいという傾向があります。しかし、RPAを導入することで、事務作業の自動化により作業時間の短縮はもちろんケアレスミスの削減も期待できます。さらに、RPAは設定すれば24時間365日稼働も可能なので、作業の遅延や中断を防げ、生産性向上にもつながります。

顧客対応に十分な時間を充てられるようになる

営業担当者の本来の仕事は、顧客との商談の機会を増やし、会社の売上に貢献することです。RPAの導入によって、データ入力や更新作業の事務作業の負担を減らすことで、顧客対応などのコア業務に集中でき、顧客との関係を強化できます。また、定型作業の自動化だけでなく営業活動の業務の効率化にも役立てられるので、残業や休日出勤などの削減にもつながり、働き方改革の効果も期待できます。

営業部門におけるRPA活用シーン

RPAの導入により手作業で行っていた業務が自動化され、迅速な対応が可能になります。その結果として、業務効率の向上やコスト削減など、営業活動に変化がもたらされます。ここでは、営業部門におけるRPAの活用シーンのうち代表的なものを紹介します。

見積書・請求書

営業部門におけるRPA活用シーンの一つに、見積書や請求書の作成があります。取引先が増えるにつれて、作成しなければならない書類も増えます。RPAを活用すると、商品名や顧客名などの最小限の項目を入力するだけで、書類作成を自動的に行えるようになります。定型の請求書などであれば、顧客管理システムのデータを使って毎月自動で作成することも可能です。

自動作成によって、手作業による転記ミスなどを防ぐことができ、書類作成の正確性が高まります。また、RPAは夜間でも請求書の自動作成ができるので、前日の夕方に指示しておけば、翌日の営業開始後にすぐに請求書が送付できるなど、時間を効率的に活用して一連の作業を進めることができます。月末など取引先への請求業務が集中する期間の工数削減に効果を発揮するので、余裕を持って業務が行えます。

日報

営業部門でRPAを活用する場合、日報の作成も自動化が可能です。営業部門の日報は、営業担当者がその日にどのような営業活動を行ったか、その結果どんな成果を得られたのか、次に想定されるアクションは何かなどを報告するのが一般的です。

この成果報告が給与査定にも影響する企業もあり、重要な業務の一つです。RPAを導入することで、グループウェアの行動予定などから訪問した顧客の情報や商談目的などを自動で収集し、日報フォーマットに転記させられます。自動入力によって報告書のアウトラインができているので、営業担当者は詳細な内容や所感を入力するだけで日報が完成します。日報作成の手間が省け、本来の営業活動に集中できるほか、一日の終わりの単調な作業が減ることで、精神的な負担も軽減されます。

また、日報のアウトラインが統一されることで品質も安定します。RPAの活用で、日報が統一された様式で管理されるようになると、情報の検索や分析がしやすくなり、営業戦略の立案などに役立てられるようになるというメリットもあります。

メール送受信

営業部門の日常業務で欠かせないメールの送受信にRPAを導入することで、業務効率が向上します。営業部門にとって、取引先からの問い合わせへの対応や、商品資料や見積書、請求書の送付などは欠かせない業務であり、そのためのメール作成・送信などには意外と多くの時間が費やされています。

例えば、顧客からの同様の問い合わせに対しても、RPAを活用すればあらかじめ設定されたテンプレートを使って迅速に一次回答ができます。商品の在庫確認などの問い合わせに対しては、RPAが受信メールの内容を解析し、社内のシステムから情報を取得して自動的に返信するといったことも可能になります。

さらに、新製品の情報提供やキャンペーンの告知など、多くの顧客に対して一斉に送るメールにもRPAを活用することで一括送信の手間を削減できます。営業担当者はメール対応の手間を減らし、より付加価値の高い業務に専念できます。その結果、営業担当者の作業時間を削減するだけでなく、顧客の満足度を向上させることにつながる取り組みだといえます。

ルーティン作業

RPAをSFA（Sales Force Automation）と連携させることで繰り返し行われるルーティン作業を自動化すれば、大幅な業務効率化が期待できます。SFAは顧客情報や商談履歴の一元管理など、営業活動をサポートするツールとして多くの企業で導入されていますが、効果的に活用するためには、最新情報を入力するなど日常的なルーティン作業が必要であり、これが営業担当者の負担になることも少なくありません。

RPAを導入しSFAと連携させることで、例えば取引先から受け取った名刺情報をスキャンするだけでRPAが自動的にSFAにデータを入力します。また、SFA内の情報を活用して営業戦略に沿ったタスクの優先順位を自動設定することも可能です。営業担当者はより価値のある営業活動に専念できるようになり、コスト削減やパフォーマンスの最大化を期待できます。

情報収集・データ分析

営業担当者は、業界関連のWebサイトからの情報収集や競合他社のデータ分析、最新トレンドの把握など、日々多くのデータを扱います。RPAのスクレイピング機能を活用することで、Webサイト上のデータの情報収集や分析作業の自動化ができます。

例えば、売上データや顧客の購買履歴を基に、市場の動向や顧客のニーズの変化を自動で収集・分析できます。また、毎月の売上データや顧客情報の集計・分析にもRPAを導入することで、改善点が明確になり、迅速に的確な判断を下せるようになります。さらに入力ミスなどによるエラーを排除し、データの一貫性と正確性を向上させることもできます。

RPA導入を成功させるポイント

RPAの導入を成功させるためには、以下の4つのポイントが重要です。それぞれについて詳しく解説します。

• 業務内容に沿ったRPAを選ぶ
• 現場にRPAを導入する
• ブラックボックス化しないよう気をつける
• スモールスタートする

業務内容に沿ったRPAを選ぶ

営業部門には、独自の顧客管理システムやSFA、CRMなどがあり、業務でよく利用するアプリケーションも異なります。既存のシステムやソフトウェアに対応可能なRPAかどうか、必ず事前に確認してから導入しましょう。その上で、RPA導入の前に、自動化したい業務内容に最適なRPAを比較・検討する必要があります。検討の際は、次の3つのポイントをご確認ください。

1．業務内容の明確化

RPAを導入する際には、まず業務内容を明確にすることが重要です。自動化が可能な業務を特定し、業務フローを作成することで、費用対効果を評価しやすくなります。また、自動化したい業務に適したRPAを選定することも重要です。

2．利用者のITリテラシーに適したRPAツールやベンダーの選定

利用者のITリテラシーに適したツールやベンダーを選ぶことも大切です。RPAには初心者向けのツールや、ITの専門知識を持つ方向けのツールなど幅広い商品あり、ベンダーによってサポート体制も異なります。特に初めは、トラブルなどに迅速に対応できるサポート体制が整ったRPAベンダーを選ぶと安心です。

3．既存システムとの互換性の確認

RPAが既存のシステムと連携できるかを確認することが不可欠です。データのインポートやエクスポートは自動化できるのか、ユーザー情報は同期するのかなど、既存のシステムやソフトウェアとの機能的な連携がどこまで可能なのかを必ず確認してください。

現場にRPAを導入する

RPAを導入する際、最初は情報システム部門などITやプログラムに関する知識があるスタッフが主導することが多いです。しかし、営業部門にRPAを導入した後、実際に運用するのは営業担当者です。一定以上のITリテラシーや専門知識がなれば使いこなせないツールでは、業務効率化のために導入したRPAが逆効果となりかねません。そのため、現場の主導でRPAの活用促進に取り組める環境を整えることが重要です。ITに不慣れでも容易に操作できるわかりやすいインタフェースであることはもちろん、現場が自発的に使えるRPAが望ましいです。

また、RPA導入後のサポート体制が充実していることも非常に重要です。RPAはさまざまなシステムやソフトウェアと連携するため、ソフトウェアのバージョンアップや不具合によって適正に動作しなくなるリスクがあります。定期的なメンテナンスやアップデートの提供、トラブル時に迅速な対応が可能なベンダーを選定していることで、RPAの運用がスムーズに進みます。

ブラックボックス化しないよう気をつける

RPAの導入時は、運用などがブラックボックス化しないように注意が必要です。RPAを利用する営業担当者が少ないと運用業務が属人化し、特定の担当者に依存するリスクが高まります。さらに、担当者が退職や転勤した場合には、RPAの推進やトラブル対応が難しくなり、業務の停滞や効率の低下が発生することも考えられます。

ブラックボックス化を避けるためには、なるべく多くの人にRPAの利用方法や有用性を理解してもらい、実際に関わりを持ってもらうことが大切です。組織全体でRPAを活用できるようにするには、RPAの運用ルールや利用方法、トラブルシューティングなどを記載したマニュアルを作成することで、誰でも使い方を理解でき、担当者が変わってもスムーズに引き継げます。

また、定期的に教育や研修を行うことで、問題が発生した際にも迅速に対応できるようになります。さまざまな対策を講じることで、組織全体でRPAを効果的に活用し、ブラックボックス化しないように気をつけることが大切です。

スモールスタートする

RPAの導入は、スモールスタートすることをお勧めします。最初から営業部門のさまざまな業務を自動化しようとすると導入の負担が大きくなり、かえって期待した効果が得られないことがあります。比較的簡単な業務を対象にして導入を始め、テスト感覚で効果を確認しながら活用を進めることで、少しずつほかの業務にも適用範囲を拡大していけます。

スモールスタートすることは、業務にうまく適用できなかった場合の影響範囲を最小限に抑えるためにも有効です。初期段階で得られた成果やフィードバックを基に、段階的に適用範囲を広げていくことで、リスクを回避しながら確実に導入効果を最大化することができます。導入前にしっかりと計画を立て、まずは見積書の作成やメール送信、データ入力など、自動化しやすい定型業務からRPAの導入を始めてみることをお勧めします。

まとめ

営業部門が抱える課題やその解決のために役立つRPAの活用シーン、メリットについて紹介しました。RPAは、定型業務にかかる負荷や労働人口の減少といった課題を解決するための有効な手段です。RPAを活用することで、営業活動の本質である顧客との関係構築や新規顧客の開拓などの営業コア業務に集中できるようになります。そして、RPAツールを選定する際の成功のポイントは、「既存システムに対応」「誰でも操作可能」「サポートの充実度」「スモールスタート」です。導入の際は、ぜひ本記事を参考にしてください。

名刺管理サービスなら「SKYPCE」

進化し続ける、営業名刺管理「SKYPCE」は、顧客や取引先と交換した名刺をスキャナーで取り込んだり、スマートフォンのカメラで撮影したりするだけで、名刺情報をデータ化して一元管理が可能です。名刺情報を個人ではなく組織全体で共有して活用できるほか、一斉メール配信やニュースメディア連携機能など、マーケティングや営業活動を支援する機能を搭載。また、名刺情報をSFAやCRMなどと連携して活用することもできます。

Ｓｋｙ株式会社がこれまでの商品開発のなかで培った「使いやすさ」と、自社開発の他商品との連携による「セキュリティ」で、便利で安全な顧客情報管理を実現。社内にある名刺を有効活用するために、ぜひ「SKYPCE」の導入をご検討ください。