RPAとは？ AIやVBAとの違い、機能、メリットやデメリットを紹介

RPA（ロボティックプロセスオートメーション）とは何か

RPAとは、Robotic Process Automation（ロボティックプロセスオートメーション）の略で、PC上で行われる定型的かつ反復的な作業を自動化するためのソフトウェアロボットやツールを指します。わかりやすく言うと、データ入力などの手間のかかる作業を自動化してくれるロボットです。

VBAとは何か

VBA（Visual Basic for Applications）は、マイクロソフト社が開発したプログラミング言語の一つで、ExcelやWord、AccessといったMicrosoft Office製品を自動操作するための、スクリプトの作成に使用されます。Microsoft Office製品に標準で搭載されているため、専用の開発環境を構築する必要がなく、気軽に利用できるという特徴があります。

RPAとVBAの違い

RPAとVBAは、どちらも定型作業を自動化するために使用されますが、それぞれ異なる特徴を持っています。

RPAとVBAの主な特徴

項目	RPA	VBA
主な用途	複数のアプリケーションやシステムをまたぐ業務プロセス全体の自動化	Microsoft Office製品上での作業の自動化
プログラミングスキル	簡易型：不要 開発型：必要	必要 （簡単な操作の場合は不要）
システム間の連携	外部システムも含めた広範囲での連携が可能	Microsoft Office製品間での連携に特化 外部システムとの連携は困難
コスト	ベンダーやツールにより異なる	基本的にMicrosoft Officeのライセンス料のみ
サポート体制	ベンダーにより異なる	専門のサポートなし

上記のほかにもさまざまな違いがありますが、RPAとVBAの決定的な違いとしては「複数のアプリケーションやシステムをまたぐ業務を自動化できるかどうか」が挙げられます。

AIとは何か

AIとは、Artificial Intelligence（人工知能）の略で、人間のような知覚や知性を人工的に再現したシステムや技術を指します。AIには、与えられた膨大なデータを基に自ら学習したり、学習して得た知識や経験を応用し、さまざまな課題を処理できるという特徴があります。現在では、医療、金融、製造、エンターテインメントなど、多くの分野で活用されています。

RPAとAIの違い

RPAとAIもまた業務効率化や自動化を目的として利用される技術ですが、そのアプローチや適用範囲には違いがあります。

RPA

主に定型的でルールベースの業務プロセスを自動化する技術です。RPAは、既存のシステムやアプリケーションに対して直接操作を行うため、システムの変更や新たな開発を必要とせずに導入できます。

AI

機械学習や自然言語処理、画像認識などの技術を用いて、人間の知能を模倣し、より高度な判断や予測を行う技術です。AIはデータからパターンを学習し、未知の状況に対しても適応する能力を持っているため、顧客の問い合わせに対する自動応答システムや画像データからの異常検知、予測分析など、複雑で非定型的なタスクに対しても対応できます。

上記のように、RPAとAIは異なる特徴を持っているため、これまでは別々に進化を続けてきました。しかし、最近ではビジネスをより高度に自動化するために、RPAとAIを組み合わせて活用しようとする動きが加速しています。今後は、RPAとAIを併用する「IA（インテリジェントオートメーション）」にも注目していくといいかもしれません。

RPAの具体的な機能とは

RPAは、PC上で操作しているマウスやキーボードの操作をレコーディングしたり、RPAに搭載されている機能やコマンドを組み合わせたりして、一連の操作を自動化するためのシナリオを作成し、実行するツールです。RPAは明確に手順が決まっている作業を自動化するのに適しており、特定の作業において圧倒的な力を発揮します。ここでは、RPAを使用して自動化するのに適している作業をいくつか紹介します。

メール対応のサポート

RPAで「特定の条件を満たした場合にあらかじめ決められた文章を送信する」というシナリオを作成することで、ECサイトで商品を注文したときに送信される注文受付メールに代表のような、定型メールを24時間365日いつでも送信できるようになります。また、シナリオの作成次第では、購買履歴などの情報を基にレコメンドメールを作成し、送信するといった作業も自動化できます。

データ入力・転記

例えば、受注情報をシステムに入力したり、顧客情報を営業支援ツールに登録したりするなど、日々の業務においてデータの入力や転記という作業は多く発生しています。これら作業もRPAを使用することで、手作業で行うよりも圧倒的に速く、正確に処理できるようになります。

データ収集

RPAに搭載されているスクレイピング機能を活用することで、ECサイト上の人気ランキングや価格情報、競合他社が行っているイベント情報、SNS上での口コミなど、市場調査や動向分析を行う上で不可欠な情報を効率的に収集できるようになります。

買掛金処理・売掛金処理

請求情報と入金情報の照合や消し込みを手作業で行う場合、取引量が多ければ多いほど労力がかかるだけでなく、人為的ミスも起こりやすくなります。また、これら業務でのミスは信用問題に発展する恐れがあるため、作業者に精神的負担が強いられることも想定されます。そうした負担からの解放を目指すためにも、照合や消し込みといった作業はRPAで自動化していくことが望ましいです。

在庫管理

在庫管理もRPAが得意とする作業の一つです。RPAを使用して、商品の在庫状況をリアルタイムに監視したり、在庫数が設定した数を下回った場合に発注担当者に通知したりするといった作業を自動化できます。

労務管理

RPAを活用することで、労務管理も効率的に行えます。勤務表や日報に入力された勤怠情報、出退勤履歴などの情報をRPAに収集させることで、各社員の勤怠状況を適切に把握することができます。RPAの導入によって、有給休暇の取得状況や残業時間の可視化が進むことも期待されます。

RPAの導入が増えている背景

世界におけるRPAの市場規模は年々拡大し続け、日本国内においてもRPAを導入する企業が増えてきています。ここでは、日本国内においてRPAの導入が増えている背景について解説します。

規制の強化

RPAの導入が増えている背景の一つとして、働き方改革関連法の施行が挙げられます。働き方改革への取り組みが本格化し、長時間労働の是正と多様で柔軟な働き方の実現が求められる現代では、業務の効率化や業務属人化の解消、従業員がオフィスにいなくても業務を進行できる環境づくりなど、企業として取り組むべき課題も増えています。こうした課題を解決するために、人間よりもスピーディーかつ正確に大量のデータを処理したり、一度設定すれば常に同じ作業品質で業務が行えるRPAの導入を検討する企業が増えています。

導入が容易になった

ベンダーが提供するRPA製品やサービスの種類が増加し、選択肢が増えたこともRPAを導入する企業が増えている要因の一つといえます。RPA製品やサービスの種類の増加によって、単にRPAを利用できる業務領域が拡大しただけでなく、次のようなメリットも受けられるようになりました。

• ツールの操作性やコストなどを比較した上で、自社に合った製品やサービスを選定できるようになった
• ベンダーによる導入サポートや運用サポートが受けられる製品やサービスが増えた

上記メリットにより、RPAの導入がより容易になったことも導入数の増加につながっていると考えられます。

成功例の増加

RPAの導入が増えている背景には、成功例の増加も大きく影響しています。Webサイト上では、すでにRPAを導入している企業やベンダーによって、RPAの導入効果（業務効率の向上やコスト削減、人為的ミスの減少など）を紹介する導入事例が多数紹介されています。RPAに限らず、製品やサービスの導入を検討する企業にとって、導入事例は自社での運用をイメージする上で有益な情報であることは言うまでもありません。導入事例によってRPAの導入効果を確認できるようになったことも、RPAの導入を後押ししている要因だといえます。

RPAを導入するメリット

次に、RPAの導入によって得られる代表的なメリットを3つ紹介します。

業務効率が向上する

RPA導入の最大のメリットは、データ入力や請求書処理、メール送信といった手間のかかる定型業務を自動化できることです。RPAは、人間が行うよりもスピーディーかつ正確に大量のデータを処理できるため、日々の定型業務にとられる時間を大幅に削減できます。その結果、空いた時間をより重要な業務に時間を割くことができるようになり、業務効率の向上に結びつけることができます。

作業水準を標準化できる

RPAは、人間のようにコンディションや業務量に影響されることがなく、設定されたシナリオに従ってプロセスを確実に実行します。RPAの導入により、人為的ミスの発生を防止し、常に一定の品質を確保できるようになるため、作業水準が標準化されることが見込まれます。

昼夜・土日祝日問わず処理を実行できる

RPAは、24時間365日稼働できます。社員がいない時間でも自動で作業を進めることができるため、RPAの導入によって生産性の向上が期待できます。

RPAを導入するデメリット

RPAの導入によって得られるメリットばかりに注目し、デメリットを考慮せずにRPAを導入してしまうと、導入後に活用が進まなかったり、思わぬトラブルが発生したりする可能性があります。ここでは、RPAの導入にあたり、把握しておくべきデメリットを紹介します。

ノウハウが必要

近年、導入のハードルが下がっているRPAですが、導入に際してノウハウや知識がまったく必要ないわけではありません。導入するRPAの選定時には、すでに使用しているシステムやアプリケーションとの連携が可能か、今後の拡張性に期待ができるかなど、さまざまな観点から検証を行う必要があります。こうした検証は、社内のシステム構成に精通している従業員やシステム開発に関する知識を有する従業員が行うことが望ましいでしょう。

また、RPAを導入したとしても、自動化しようとしている業務に精通した従業員がいなければ、RPAの導入による効果を検証できなかったり、作業を自動化するためのシナリオを作成できない恐れもあります。適切な製品やサービスを選定し、効率的に運用するために、自社のシステム構成や実務に関するノウハウが必要になる可能性があることは、RPAの導入を検討する上で押さえておくべきポイントだといえます。

管理体制の構築が必要

操作性に優れ、直感的に操作できる製品やサービスが多いこともRPAの魅力の一つですが、それゆえに誰でも簡単にシナリオを追加したり、設定を変更したりできてしまうというリスクも併せ持っています。社内のシステム構成や業務プロセスを適切に把握できていないままシナリオを作成したり、十分なテストを経ずに運用を開始した場合、不適切な処理が継続して実行されてしまったり、エラーが多発したりしてしまう恐れがあります。こうした事態に陥らないために、RPAの管理を誰がどのように行っていくのかもあらかじめ検討しておく必要があります。

まとめ

ここまで、RPAの概要やRPAでの自動化が適している作業、導入によるメリット・デメリットなどについて解説してきました。業務効率化や生産性の向上が求められる現代において、RPAの活用は今後ますます広がりを見せることが予想されます。RPAの導入をご検討されている組織にとって、本記事でご紹介した内容が少しでもお役に立てば幸いです。

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